Impulsando el trabajo colaborativo en el sector inmobiliario

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Impulsando el trabajo colaborativo en el sector inmobiliario

Impulsando el trabajo colaborativo en el sector inmobiliario

Ubicada en Saint-Herblain cerca de Nantes, REALITES es un importante actor disruptivo en el sector inmobiliario del occidente francés y en otras regiones. La compañía comprende una cartera diversificada de empresas que se ha extendido mediante crecimiento orgánico. Con su rápida expansión y una plantilla en rápido crecimiento, las limitaciones de sus sistemas de gestión de información y comunicación internos estaban obstaculizando cada vez más las operaciones diarias. Como parte de un proyecto estratégico para crear e impulsar una organización más ágil y dinámica, REALITES implementó Workplace Go, una potente solución de colaboración de Konica Minolta. Construida sobre la plataforma Microsoft Office 365, esta solución completamente personalizable permitió a REALITES satisfacer sus necesidades específicas de comunicación, colaboración y productividad.


Formando un entorno IT en torno a las necesidades de colaboración

Llega un momento en el que la mayoría de las empresas superan la configuración de la infraestructura IT que ayudó a lanzar sus primeros éxitos. Es en esta situación en la que se encontró REALITES cuando creció mediante la diversificación. Su antiguo sistema informático estaba obstaculizando cada vez más la colaboración y la compartición de información: sus 350 usuarios se enfrentaban a las dificultades de acceder a información mediante múltiples pasarelas y diferentes versiones: correo electrónico, antigua intranet internalizada, visibilidad de versiones.


Uno de los principales retos fue su intranet existente: “Se había vuelto poco atractiva y solo se usaba para acceder a enlaces en la red o ficheros de desarrollo inmobiliario. Este sistema existente ya no satisfacía las necesidades de cohesión y compartición”, explica Nathalie Gonnard, Directora de Organización e IT. Esto también ha sido un problema a medida que crecía la empresa. Unos diez nuevos empleados se unen a la compañía cada mes en sus diferentes subsidiarias. Se necesitaban nuevos procesos que ayudaran a dar soporte a los nuevos miembros. Este crecimiento también significaba que REALITES necesitaba un portal interno escalable que pudiera evolucionar con la empresa.


REALITES quería una solución moderna de infraestructura que facilitara internamente el acceso a la información y enlazara aplicaciones internas mediante una única plataforma. Además, necesitaban una solución que facilitara y mejorara la comunicación externa mediante redes sociales. Estos numerosos requisitos convertían al proyecto en una prioridad estratégica para la empresa y para el nuevo Director de IT de REALITES, David Léaurant.


Una nueva era de colaboración con Workplace Go

Después de identificar la necesidad, REALITES empezó a evaluar potenciales soluciones. Como cliente existente de soluciones de impresión, REALITES tenía una larga relación de confianza con Konica Minolta. Por tanto, fue uno de los primeros candidatos que se consideró para una solución así. Después de una corta fase de evaluación, la demo de Workplace Go demostró que se adaptaría perfectamente a la empresa. Ganó un test comparativo interno contra otra renombrada plataforma social.


Esta solución permite a las empresas construir una moderna intranet que es, si hace falta, totalmente personalizable. Ofrece la ventaja de combinar las soluciones Microsoft Office 365 en una interfaz unificada para satisfacer las necesidades de comunicación, colaboración y productividad de REALITES. Gracias a su diseño adaptable, los usuarios pueden conectar con Workplace Go desde un ordenador de sobremesa, una tablet o un smartphone. Tiene una única vista de la información clave sobre la compañía, el equipo y el proyecto, las comunicaciones internas y varias aplicaciones de Microsoft. Además de simplificar la gestión eficiente del trabajo diario, Workplace Go proporciona una potente función unificada de búsqueda para facilitar el acceso a la información. Sustituyó de forma transparente al sistema antiguo basado en la intranet SharePoint 2010. Para REALITES, esta potente combinación de características era idónea.


Aprovechando la oportunidad de construir un sistema desde cero

La dirección de REALITES reconoció que el proyecto era una prioridad estratégica: una vez tomada la decisión, su objetivo era llevar a cabo el despliegue funcional como muy tarde a finales de 2020. A pesar de este estrecho margen de tiempo, Konica Minolta fue capaz de superar el reto: se planificó una solución personalizada Workplace Go con Konica Minolta, y se programó el proyecto desde junio hasta noviembre de 2019.


Siendo una de las primeras implementaciones de Workplace Go, los equipos de Konica Minolta y REALITES empezaron prácticamente desde una hoja en blanco. El proyecto fue liderado por los departamentos de IT y comunicaciones de la compañía. Durante los talleres, el equipo de Konica Minolta se reunía con especialistas de ambos departamentos así como con los equipos de negocio. El objetivo era asegurarse de que el diseño de la intranet reflejaba las necesidades reales de los usuarios. Estaba basado en modelos personalizados y perfectamente adaptados a la gama de necesidades de los usuarios dentro de la compañía. Desde el principio, trabajaron juntos para definir el alcance del despliegue, establecer una metodología del proyecto e identificar los mejores modelos y widgets para utilizar en la intranet.


En términos de transferencia de conocimiento y formación, Konica Minolta organizó una sesión de dos días para formación de administradores, y luego formó a un formador interno del equipo de REALITES que pudiera proporcionar formación adicional sobre Workplace Go. En el futuro, esta sesión de “formación de formadores” permitirá a la empresa ofrecer sesiones en persona y crear tutoriales de vídeo.


El poder de las relaciones fuertes

La clave del éxito y la velocidad de la implementación fue que la dirección de REALITES estaba realmente apoyando el proyecto al 100%, con Nathalie Gonnard como comprometida patrocinadora. El éxito del despliegue demuestra el poder de las relaciones. El equipo de Konica Minolta ha forjado unas fuertes relaciones de trabajo con sus homólogos en REALITES. A su vez, el equipo de REALITES no solo admiró la flexibilidad de la solución Workplace Go, sino que también apreció el tiempo invertido por Konica Minolta. Agradecieron que Konica Minolta fuera capaz de proporcionar diversas soluciones, incluida Workplace Go, como integrador. Con un gestor de proyecto de Konica Minolta siempre in situ, el equipo interno pudo siempre acceder a soporte experto.


Desde la firma del contrato hasta el despliegue directo, el proyecto se completó en seis meses. Workplace Go ahora lo usan diariamente aproximadamente 350 usuarios y ha recibido una respuesta excelente. “Nuestra experiencia con Workplace Go es que es una solución que realmente atrae a equipos que ya estén usando Office 365, es muy fácil de desplegar y tiene un rápido retorno de la inversión para nosotros”, concluye David Léaurant. Esta experiencia positiva llevó a REALITES a considerar una segunda fase del proyecto, la implementación de nuevas funcionalidades y servicios así como un incremento en el número de usuarios.


Nathalie Gonnard
Director de Organización e IT, REALITES, Francia
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“Workplace Go respondía a nuestra necesidad de tener tanto un espacio corporativo de información como un punto de entrada central para toda la actividad de los empleados. Orientada hacia el uso y el personal, Workplace Go ha incrementado la eficiencia y unido diferentes divisiones, sucursales y personas. Konica Minolta proporcionó la experiencia y soporte que necesitábamos para implementar con éxito un ambicioso proyecto en un espacio de tiempo muy limitado.”

Nathalie Gonnard

Director de Organización e IT, REALITES, Francia

Las ventajas

Las ventajas
  • Solución moderna y visualmente atractiva para comunicación y colaboración
  • Experiencia de usuario ergonómica y consistente y acceso en toda la organización mediante ordenador de sobremesa, tablet o smartphone
  • Solución escalable, bajo demanda, capaz de evolucionar con la empresa
  • Conectividad a diferentes aplicaciones internas mediante una plataforma unificada

El reto

El reto
  • Transición desde el correo electrónico como principal forma de comunicación interna
  • Sustitución de una intranet heredada de SharePoint 2010
  • Creación de una única solución intuitiva para gestionar la información y los datos de la empresa por todas las diferentes sucursales
  • Oferta de una infraestructura IT más flexible y fácil de usar

La solución

La solución
  • Implementación de Workplace Go
  • Consultoría IT y servicios de comunicación sobre los requerimientos de la intranet para crear una implementación de Workplace Go personalizada

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