Transporte de mercancías físicas y transmisión de documentos digitales

Con 750 camiones y unos 1.300 empleados, la empresa mediana de transporte y logística REINERT Logistics envía mercancías por toda Alemania y Europa. La documentación de transporte correspondiente asciende anualmente a miles de documentos. Un sistema de gestión de documentos implantado por Konica Minolta garantiza ahora la trazabilidad de todos y cada uno de los documentos en un instante.

Los documentos en papel necesitan mucho tiempo y espacio de almacenamiento

REINERT Logistics transporta mercancías, y cada transacción implica documentos de envío. Antes de la implantación de la solución ECM de Konica Minolta, éstos se recogían en las sucursales y el papeleo se enviaba en bloque a la sede central de la empresa, donde se capturaban, procesaban y archivaban los documentos. 

El transporte de los documentos, a menudo a largas distancias, requería mucho tiempo y era propenso a la pérdida de documentos. "Teníamos miles de documentos de envío y necesitábamos mucho tiempo y espacio para procesarlos y archivarlos, y a menudo aún más tiempo para volver a encontrarlos", recuerda Martina Vogel, directora de proyectos de REINERT Logistics. "Para cada envío, el conductor recibe al menos uno, pero normalmente bastantes documentos, que hay que administrar todos".

El procesamiento manual y el archivo de los documentos de envío suponían unos costes considerables, tanto por la mano de obra como por el alquiler del espacio de archivo necesario.

Para reducir estos costes y automatizar todo el proceso, REINERT Logistics quería cambiar a un sistema de gestión de documentos (DMS). El objetivo era permitir un procesamiento y archivo más eficientes de los documentos, así como una recuperación más rápida y una asignación más sencilla de los documentos relacionados. "Para ello, queríamos un sistema sólido, seguro y probado, que además debía ser fácil de manejar para nuestros empleados", explica Martina Vogel.

 

Konica Minolta propone un concepto totalmente coherente

Durante el proceso de evaluación, Konica Minolta convenció plenamente a la empresa de logística en la teoría y en la práctica: El fabricante respondió a todas las preguntas sin esfuerzo, cumplió plenamente todos los requisitos y, como subraya Martina Vogel, ofreció un concepto impresionantemente coherente: "Konica Minolta nos asesoró detalladamente sobre cómo implementar la solución, por ejemplo, en lo que respecta al etiquetado y a la estructura de archivo. Para nosotros era importante que nuestros requisitos y objetivos se entendieran bien y se tuvieran en cuenta. Al contrario que Konica Minolta, otros proveedores presentaron propuestas que no nos convencieron".

Una vez tomada la decisión a favor de Konica Minolta, el equipo del proyecto empezó por crear un archivo de transporte electrónico que cubre el área de mayor capacidad documental. En la actualidad, contiene todos los tipos de documentos relacionados con el transporte, desde ofertas, pedidos y albaranes hasta registros contables, facturas y correspondencia. Todos los documentos se asignan a los pedidos correspondientes.

 

Procesos empresariales precisos y mayor satisfacción del cliente

Los datos maestros pueden transferirse desde el sistema antiguo; y la generación de nuevos archivos de clientes en el DMS está automatizada, de modo que no es necesario introducir datos manualmente: El DMS reconoce al cliente a partir del código de la transacción y crea automáticamente una nueva ficha de cliente si éste aún no existe en el sistema.

En los siete centros de REINERT Logistics de los que parten los conductores, los empleados de back-office asignan un código de transacción al escanear los documentos en papel de una orden de transporte. Ya no es necesario enviar los documentos de transporte en papel. Los archivos de transporte electrónicos hacen que los procesos empresariales sean más metódicos, precisos y, sobre todo, mucho más transparentes. Según Martina Vogel, el enfoque y la secuencia de la tramitación de las órdenes de transporte están ahora claramente estructurados. "Trabajamos más rápido y hemos reducido drásticamente la tasa de errores". Hoy, todos los empleados autorizados encuentran todos y cada uno de los documentos en el archivo electrónico, independientemente de cuándo y desde dónde accedan al DMS. Antes, esto era un proceso que requería mucho tiempo, y especialmente los documentos que se archivaban por error difícilmente podían volver a encontrarse.

Las consultas de los clientes pueden responderse rápidamente y sin dificultad. Martina Vogel está encantada: "Los clientes no tienen que ponerse en contacto con nosotros para hacernos preguntas, sino que pueden acceder ellos mismos a sus documentos y datos a través de nuestro portal de clientes, que Konica Minolta ha integrado mediante un módulo web de ECM. Esto es un hito fundamental en el camino hacia la facturación electrónica. Nuestros clientes pueden obtener la información necesaria de forma rápida, flexible e independiente del horario de oficina, lo que reduce considerablemente nuestra carga de trabajo". Además del tiempo que se ahorra y de la mayor calidad de los archivos de transporte, REINERT Logistics también se beneficia del ahorro de costes: ya no hay que pagar el alquiler del archivo de papel, y se omiten los costes de impresión porque los documentos se pueden ver en pantalla en el archivo. Como siguiente paso se implementará la facturación electrónica con captura, verificación y asignación automáticas.