Es bueno digitalizar los documentos. Es todavía mejor integrarlos en sus flujos de trabajo.

Muchas organizaciones aspiran a prescindir del papel (o al menos a reducirlo) para facilitar la vida de sus empleados y reducir las tareas rutinarias de la oficina. Pero sin la tecnología adecuada, el proceso de digitalización de documentos físicos y su envío a los destinos correctos puede aumentar la carga administrativa, en lugar de reducirla.

Incluso si se hace de forma eficiente, la digitalización de los archivos es solo la mitad de la cuestión. Para obtener un beneficio empresarial real, es necesario integrarlos en los procesos empresariales para apoyar la transformación digital y la automatización del flujo de trabajo.

 

Digitalización inteligente, integración simplificada del flujo de trabajo

Si utilizas equipos multifuncionales bizhub de Konica Minolta, puedes añadir a tus dispositivos aplicaciones y software inteligentes que facilitan el escaneo y la digitalización, y automatizan la integración de los archivos digitales en tus procesos. Nuestras aplicaciones y software pueden:
  

• Reconocer los tipos de documentos (o leer los códigos de barras) para dirigir automáticamente los documentos digitalizados al destino correcto, como una persona, un equipo, un sistema o una aplicación.
• Nombrar los documentos digitales en función de su contenido: por ejemplo, los nombres de los archivos de las facturas pueden asignarse automáticamente en función del nombre del emisor de la factura y del número de la misma.
• Aplicar automáticamente los metadatos para ahorrar tiempo
  Extraer datos mediante la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para crear archivos editables.
• Convertir documentos impresos en una serie de formatos digitales, como Word, Excel, PDF, JPEG y XML, lo que permite manipular los datos en otras aplicaciones y sistemas.
• Requerir un inicio de sesión de usuario para la captura segura de documentos.
• Permitir la programación de trabajos por lotes fuera de horario para dejar libre el ancho de banda durante la jornada laboral.

Nuestras aplicaciones pueden ser operadas desde el panel de control de la bizhub, o pueden recibir documentos a través de una carpeta de vigilancia o desde un dispositivo u otra fuente, como carpetas compartidas o soluciones de almacenamiento en la nube.