Ya sea digital o basado en papel, la organización del correo entrante se está convirtiendo en un importante reto para las empresas. La forma de procesar el correo es todavía muchas veces manual y tiende a consumir mucho tiempo y depender de errores humanos.
El Digital Mailroom o sala de correo digital es una solución de gestión documental para todo tipo de correo, tanto correo electrónico como postal (cartas físicas). Permite a las empresas gestionar el torrente de datos que llega en las entregas y tráfico de los buzones de entrada. Puede ser cualquier cosa, desde una factura o el contrato con un proveedor, hasta el pedido de un cliente, una queja o una consulta. Al reunir toda esta información rápidamente y con precisión en el sistema, el Digital Mailroom da soporte a las operaciones, ahorra tiempo y evita errores y pérdidas. Cuando Konica Minolta trabaja contigo para implementar esta solución, ponemos mucho énfasis en la reducción de costes y el tiempo necesario para la logística postal interna, porque estos dos factores pueden recortarse en masa. Afortunadamente, muchas empresas ya tienen instaladas algunas de las tecnologías necesarias para una solución de Digital Mailroom. Sin embargo, con demasiada frecuencia a las organizaciones simplemente les falta la solución de software apropiada para aprovechar plenamente todo el potencial de la tecnología. Las soluciones de Digital Mailroom de Konica Minolta reúnen tecnologías con frecuencia ya existentes para ayudar a las organizaciones a digitalizar eficientemente el correo. Todo el correo entrante puede digitalizarse en las MFPs existentes, con un software inteligente que lea toda la información relevante y clasifique los documentos. Las soluciones son capaces de hacer una distribución automatizada: ya sea una carta o un fax, todos los documentos se capturan digitalmente, se clasifican automáticamente y se envían al empleado al que están dirigidos, llegando a ellos con fiabilidad sin importar si están en las instalaciones, en una oficina regional o viajando por trabajo. Esto también aumenta el nivel de facilidad de uso, porque los empleados reciben automáticamente notificaciones en pantalla cuando hay nuevo correo en su buzón digital personal. Los documentos pueden reenviarse con comodidad o añadirse a procesos de trabajo existentes. Esta entrega de correo automática se ejecuta en segundos y no está atada a una ubicación o dispositivo fijos para permitir la flexibilidad en el entorno de trabajo.
Gestionar una marea incesante de datos entrantes es un reto creciente para las empresas. Estas deben encontrar la forma de controlar el flujo de los documentos tanto en papel como digitales. El buzón de correo entrante ha de diseñarse de forma que ayude a organizar las entradas basadas tanto en digital como en papel y a aumentar la productividad. Al mismo tiempo, las legislaciones de protección de datos cada vez más rigurosas implican que el sistema de correo utilizado ha de cumplir con ellas. Las soluciones de sala de correo digital pueden ofrecer ventajas significativas en ambos aspectos, liberando a la vez a los empleados de las tareas administrativas repetitivas.
Cuando todos los tipos de correo se digitalizan, eso lleva a formas más eficientes de trabajar. El Digital Mailroom acelera significativamente los tiempos de respuesta y de proceso. Además, mejora los procesos posteriores en toda la empresa, porque hay disponible información actualizada para todos los trabajadores, incluido el personal remoto y móvil. Este procedimiento aumenta la capacidad de respuesta y ayuda a liberar una cantidad considerable de tiempo que puede utilizarse para tareas más críticas y valiosas. Este rápido procesado también liberará a sus compañeros de las tareas administrativas repetitivas. Además, las leyes de protección de datos son cada vez más rigurosas. Esto significa que los sistemas que use para gestionar su correo en papel y electrónico pueden ser clave para su cumplimiento. Una solución puntera de sala de correo digital le dará ventajas significativas al asegurarse de que su empresa se mantiene en regla.
“Al usar una solución de Digital Mailroom, puede asegurarse de eliminar los procesos en papel tanto como sea posible porque trata con la cuestión en el punto de entrada.”
La necesidad de gestionar una marea incesante de datos entrantes se da por hecho hoy día en las empresas. Sin embargo, la información digital es solo parte de la inundación. Igual que el tráfico creciente en los buzones electrónicos presenta problemas logísticos, las entregas físicas no muestran signos de descenso, y las empresas deben encontrar la forma de controlar el flujo de documentos tanto en papel como digitales.
Haz que tu trabajo sea más flexible y eficiente. Transforma y automatiza los procesos de negocio diarios con una...
Sabemos que cada organización es única, por lo que cada compromiso comienza con una conversación. Estamos dispuestos a escuchar, así que ponte en contacto con nosotros hoy mismo.
Nota: Su configuración actual de cookies le va a excluir de recibir actualizaciones promocionales por correo electrónico. Para permitir esas actualizaciones, actualice su configuración de cookies