Preparados para el futuro digital en la artesanía y los oficios con Workplace Hub

Con una treintena de empleados y su sede en Gerlingen, en el sur de Alemania, la empresa de enlucido de estuco Mingram está especializada en la construcción en seco, el enlucido en húmedo, interior y exterior, y los sistemas de revestimiento de aislamiento térmico exterior. Su gran número de clientes satisfechos incluye tanto empresas como particulares e instituciones públicas. Los procesos de IT eficaces y eficientes que simplemente funcionan son lo más importante para la mediana empresa artesanal. Por ello, el director general Michael Mingram acudió con confianza a su socio de muchos años, Konica Minolta, cuando necesitó una solución para que la IT de la empresa estuviera preparada para el futuro digital.

Pasar de las soluciones independientes al trabajo conectado

Todos los flujos de información confluyen en la oficina de una empresa mediana de artesanía y comercio: consultas y correos electrónicos, información de clientes y proveedores, contabilidad de nóminas, banca y facturación, listas de inventario y gestión de materiales, por citar solo algunos ejemplos. La empresa de escayola Mingram solía tener principalmente soluciones independientes para este fin. El director general, Michael Mingram, recuerda: "Somos auténticos reyes del Excel. Pero hoy en día eso solo está anticuado. Buscábamos una solución que eliminara las fuentes de error, por ejemplo, en el mantenimiento y el procesamiento de la información de los clientes. Se acabaron las versiones diferentes, combinadas con el acceso paralelo y la edición simultánea. El proceso de digitalización no ha avanzado tanto en el sector de la artesanía. Pero queríamos estar a la vanguardia".

Michael Mingram buscaba una solución que adaptara su negocio al futuro digital, y la encontró en el software empresarial M-Soft. "Eso, a su vez, significaba que necesitábamos una solución de servidor nueva y compatible. Nuestro sistema RAID existente no estaba diseñado para ello y además se había quedado un poco anticuado. Sin embargo, una cosa estaba clara: un armario de servidores independiente para cinco puestos de trabajo de la oficina estaba fuera de lugar", explica Michael Mingram.

Cuando el contacto de Michael Mingram en Konica Minolta le presentó Workplace Hub, se quedó prendado de inmediato. Una solución IT global e inteligente con una solución de impresión integrada en un solo dispositivo era exactamente lo que él buscaba. La empresa ya llevaba diez años trabajando con Konica Minolta en una relación basada en la confianza, así que esto también añadió seguridad a la hora de elegir el socio de IT.

 

Konica Minolta: un socio local de IT de confianza

"Para nosotros es importante tener un socio local al que recurrir cuando lo necesitamos", añade Michael Mingram. Esto fue fácilmente posible gracias a la estructura de servicio al cliente local de Konica Minolta. "Pudimos hacernos una idea del Workplace Hub directamente en la oficina de Konica Minolta en Stuttgart. Ese fue otro factor en el proceso de decisión", recuerda Michael Mingram.

El Workplace Hub se puso en marcha en septiembre de 2019 y estuvo en pleno funcionamiento en octubre. Para Mingram no solo era importante que el nuevo software empresarial de M-Soft fuera operativo: también había que garantizar la integración sin problemas de los sistemas y soluciones existentes. Por ello, la empresa confía en la solución de correo de un proveedor externo. Además, la solución bancaria tenía que funcionar como antes. El sistema RAID existente se convirtió en una solución de copia de seguridad física. Todo esto fue posible fácilmente con Workplace Hub.

El alto nivel de seguridad de Workplace Hub también jugó a su favor. Afortunadamente, Mingram no había experimentado ningún incidente como infecciones de virus o ataques de ransomware en el pasado. Sin embargo, la empresa pretende asegurarse de que siga siendo así con Workplace Hub y la solución integrada de antivirus y cortafuegos de Sophos, que siempre está actualizada.

Al mismo tiempo, Mingram ha modernizado su infraestructura IT, y Konica Minolta se asegura de que el software esté siempre actualizado con sus Servicios Gestionados. Workplace Hub está permitiendo a Mingram sentar las bases para nuevos pasos de digitalización. Está previsto que el análisis de costes de productos, la gestión de materiales, el inventario y otras tareas administrativas se ejecuten en el sistema en el futuro. Workplace Hub también abre la posibilidad de acceder de forma móvil a datos importantes, ya sea trabajando desde casa o haciendo una presentación directamente en las instalaciones de un cliente. "Esto nos permite aprovechar al máximo las oportunidades de la digitalización para nuestro negocio", concluye Michael Mingram.