Una solución EDM fluida e interoperable con las herramientas empresariales

Groupe Victor Hugo optó por Konica Minolta para que le ayudara a adaptar su solución de gestión de documentos electrónicos a los retos de una empresa en rápido crecimiento. En primer lugar, era necesario asumir volúmenes de datos mucho más grandes, después se requería el cumplimiento de las normas de archivo electrónico con valor probatorio y, por último, era necesario poder comunicarse con las herramientas empresariales. Después de que Konica Minolta llevara a cabo una auditoría de ECM, señaló a la empresa, ya totalmente equipada con sistemas de impresión de Konica Minolta, la dirección de Microsoft SharePoint, una solución que es interoperable con Microsoft Dynamics y Office 365. Groupe Victor Hugo estaba muy satisfecho con su relación con Konica Minolta y le convenció su compromiso y la calidad de sus equipos de asistencia. Por ello, optó por la propuesta de Konica Minolta en lugar de una alternativa propuesta por un competidor.

Poner EDM al servicio de las ambiciones de desarrollo del negocio

Originalmente, un operador regional en el este de Francia en el ámbito de los seguros de previsión y salud complementarios, el Grupo Victor Hugo está impulsado por un fuerte impulso de crecimiento. El grupo cuenta actualmente con 10 agencias comerciales y cubre la mayor parte del territorio francés. Benjamin Vincent es Director de Ingeniería y Logística, responsable de la infraestructura y las redes de esta empresa de 85 personas: "Konica Minolta es nuestro socio al 100%, con 18 impresoras multifunción y 10 impresoras. Estamos muy contentos con el rendimiento de los equipos y la calidad de nuestra relación. El servicio está al mismo nivel, con un soporte muy reactivo y una gestión automatizada de la reposición de consumibles." 

Por motivos legales y administrativos, el Grupo Victor Hugo tiene que procesar y almacenar un gran número de documentos, con requisitos normativos estrictos y precisos. Hace siete años, la empresa decidió pasar al archivo digital en una primera fase de expansión. "Los sistemas multifunción son el primer paso hacia la gestión electrónica de documentos. Pedimos a Konica Minolta que nos apoyara en este gran paso, una reconfiguración masiva de nuestra base instalada de impresión y reprografía. Optamos por Open Bee™. La solución ha respondido perfectamente a nuestras expectativas iniciales en cuanto a los servicios de cotización, prestaciones y contabilidad", afirma Benjamin Vincent.

Sin embargo, el Grupo Victor Hugo alcanzó muy pronto una cifra cercana a los 300.000 documentos almacenados en el sistema EDM, es decir, más de 500 GB. La búsqueda y captura de documentos se estaba ralentizando; era necesario actualizar la solución. También era necesaria la interoperabilidad con las herramientas empresariales y el cumplimiento de las normas de archivo electrónico con valor probatorio para seguir en la carrera. 

"Open Bee™" fue víctima de su éxito. A mayor número de usuarios, mayor cantidad de datos. Esta primera solución fue perfecta porque nos enseñó los sistemas de GED, pero teníamos que pasar al siguiente nivel", subraya Benjamin Vincent.

 

Una auditoría previa y el apoyo del equipo permitieron este cambio radical

El Grupo Victor Hugo lanzó entonces una nueva licitación para identificar e implementar una solución que estuviera mejor equipada para hacer frente al desarrollo previsto de la empresa y al crecimiento exponencial de la cantidad de información gestionada. Konica Minolta se movilizó para elaborar la solución más adecuada para responder a los tres requisitos del pliego de condiciones: gran volumen de datos, interoperabilidad y conformidad. 

La primera etapa consistió en realizar una auditoría en profundidad de todas las prácticas y necesidades vinculadas de forma general a los métodos de trabajo colaborativo de la empresa. Esta auditoría "OPS & ECM Consult" puso claramente de manifiesto una voluntad de compartir que iba mucho más allá de la documentación técnica. 

Benjamin Vincent explica: "Nuestra empresa ha crecido en tamaño, pero también se ha extendido geográficamente. Ahora una gran parte de nuestro negocio se realiza fuera del este de Francia. Necesitamos intercambiar más para avanzar juntos y mantener nuestra ventaja competitiva en términos de flexibilidad y capacidad de respuesta." 

Konica Minolta consiguió el contrato con una oferta basada en Microsoft SharePoint. La plataforma es compatible con las soluciones empresariales por las que se inclina el Grupo Victor Hugo (la solución CRM Microsoft Dynamics y la suite Office 365, en particular) y cumple las especificaciones en cuanto a potencia de procesamiento y cumplimiento de las normas de archivo electrónico con valor probatorio. "Lo que también nos atrajo fue la capacidad de la solución para soportar un uso de tipo intranet con funciones avanzadas de gestión de contenidos y de foros y la capacidad de crear formularios", afirma Benjamin Vincent.

La identificación de la solución más adecuada requirió un enfoque de soporte global por parte de Konica Minolta. Este enfoque comenzó con una auditoría específica, y luego continuó con la integración de Microsoft SharePoint, incluyendo la creación de un conector eCopy® ShareScan® (herramienta para capturar datos inteligentes que se integra perfectamente en los sistemas de impresión de Konica Minolta), el apoyo a la migración de datos y la impartición de cursos de formación para poner al día a los usuarios.