Gestión de documentos segura y eficaz

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Gestión de documentos segura y eficaz

Estrategia de digitalización de Vista Bank Rumanía


Vista Bank está presente en el mercado bancario rumano desde 1998, siendo conocido anteriormente como Marfin Bank. A través de su red de 31 sucursales, el banco se dirige a clientes corporativos medianos y grandes, así como a particulares, con una atractiva oferta de productos financieros modernos y a medida.

En julio de 2018, el banco fue adquirido por un nuevo accionista, uno de los mayores conglomerados industriales del sureste de Europa, y a partir de mayo de 2019, tras un proceso de cambio de marca, se convirtió en Vista Bank.

Los últimos años han supuesto importantes cambios para el banco, tanto en beneficio de sus clientes como de sus empleados. Vista Bank ha adoptado una estrategia de crecimiento acelerado y un nuevo modelo de negocio centrado en el cliente, invirtiendo en la digitalización y diseñando una nueva generación de productos y servicios, consolidando así su presencia en el mercado bancario local.


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En cuanto a nuestra actividad financiera, las operaciones que realizamos a diario tanto en la sede central como en nuestras sucursales, implican un volumen muy grande de documentos físicos. Antes de la implantación de la solución de Gestión Documental y Correo Digital, con el apoyo del equipo de Konica Minolta, trabajar con documentos físicos era a menudo costoso y teníamos que destinar mucho tiempo y recursos para su cuidadosa gestión. Desde que utilizamos la nueva aplicación de software, la trazabilidad de los nuevos registros, la identificación de los responsables y los plazos son más fáciles de gestionar. Ahora tenemos más tiempo para centrarnos en lo más importante: ¡los requisitos de nuestros clientes!

Izabel Niță

Directora Administrativa, Vista Bank Rumanía



 

Objetivo y contexto del proyecto


Dado el desarrollo tecnológico de la última década, la digitalización se ha convertido en un camino natural y una prioridad en el proceso de transformación y evolución de las empresas. El aumento del número de documentos y del volumen de información, así como los efectos de la pandemia del Coronavirus, han hecho crecer la necesidad de implantar sistemas de software de alto rendimiento que apoyen la eficiencia operativa y permitan realizar las tareas con éxito en un periodo de tiempo más corto, al tiempo que los empleados pueden gestionar los documentos de forma remota y segura.

El sistema bancario es un entorno extremadamente competitivo en el que los recursos financieros de los clientes deben gestionarse de la forma más cuidadosa y eficiente posible. En este contexto, el rendimiento de los servicios prestados por las instituciones financieras también está relacionado con el uso de soluciones de software avanzadas, que apoyan la financiación de tantos proyectos como sea posible.

 

Requisitos


Tras una buena colaboración entre Konica Minolta y Vista Bank Romania, Konica Minolta aceptó el reto planteado por el banco para la implantación de una solución de software de Gestión Documental. Todo comenzó con la fase de análisis de los requisitos, y luego se trazó la solución más adecuada. Posteriormente, siguió el proceso de desarrollo e instalación de la solución, siendo las pruebas y la formación del personal los últimos pasos antes del "go live".

El reto

El reto
  • Gran número de registros día a día
  • Dificultad en la búsqueda de documentos
  • Largo tiempo de tramitación de los documentos y presencia física necesaria en la oficina
  • Confidencialidad de los documentos y de la información

La solución

La solución
  • La implantación de la solución de Gestión Documental y Correo Digital que facilita el trabajo desde casa
  • Rápido acceso y colaboración remota a los documentos
  • Flujo de trabajo de escaneo de documentos desde las MPF de Konica Minolta, directamente en la solución de Sala de Correo Digital
  • Relación entre diferentes tipos de documentos para facilitar la recuperación de la información
  • Integración con la solución de mensajería y la gestión de la bolsa de trabajo (AWB)

Las ventajas

Las ventajas
  • Acceso seguro a la información en función de los derechos de acceso de cada usuario
  • Grado de confidencialidad adaptado a los tipos de documentos tratados
  • Reducción del 50% del tiempo de procesamiento de los documentos
  • Notificaciones automáticas para nuevos registros en el sistema
  • Reducción de los costes de creación y gestión de los documentos
  • Informes específicos con entradas semanales para cada departamento