Gestión inteligente de la información: simplifica el flujo de documentos en tu organización

Aumenta la eficiencia con una gestión eficaz de la información

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Haz que tus datos trabajen más para ti


¿Es un reto acceder a la información correcta en el momento adecuado? ¿Hay demasiadas herramientas diferentes entre las que elegir cuando quieres encontrar un documento? ¿A veces te parece que estás perdiendo el control de tus datos? No eres el único. Los volúmenes de datos se han expandido de forma masiva en los últimos años y el ritmo de crecimiento sigue acelerándose: los analistas predicen que el volumen de datos se quintuplicará hasta 2025. 

Sin herramientas eficaces para gestionar esta avalancha de datos, existe un riesgo real de asfixia. Tu organización podría encontrarse:
 

  • Perdiendo oportunidades de negocio
  • Teniendo que soportar una pesada carga administrativa
  • Haciendo frente a los crecientes costes de los procesos internos
  • Luchando por cumplir con normativas como el RGPD/GDPR


Por eso, una gestión de la información eficaz e inteligente (a menudo denominada en el pasado gestión de contenidos empresariales (ECM)) es fundamental para ayudar a las organizaciones a poner sus datos y documentos a trabajar.

 

Ventajas de la gestión inteligente de la información



Acceso rápido a los datos correctos


La potente funcionalidad de búsqueda te permite encontrar y recuperar información relevante en el momento adecuado, de forma rápida y sencilla.


Acceso seguro a la información


Con un control total de los permisos (que puede habilitarse a través de la integración con Active Directory y LDAP), puedes gestionar estrechamente quién tiene acceso a qué información.


Transformación digital


La gestión y el acceso a la información de forma digital ayuda a tu organización a pasar a los procesos sin papel y ahorra un valioso espacio físico.


Eficiencia a través de la automatización


Los flujos de trabajo de información automatizados agilizan las tareas y los procesos manuales, ahorrando tiempo y costes y aumentando el rendimiento de la inversión.


Aumento de la productividad


Los flujos de trabajo sencillos y transparentes ayudan a las personas a encontrar la información que necesitan más rápidamente, lo que aumenta la productividad.


Apoyo al cumplimiento de la normativa


La documentación a prueba de auditorías de tus procesos respalda el cumplimiento de la normativa de protección de datos, como el RGPD/GDPR.


Archivo a prueba de revisiones


La información archivada ya no puede modificarse ni editarse, por lo que se mantiene la integridad de tus registros históricos.


Mejor colaboración en línea

Un entorno digital coherente y compartido ayuda a los equipos remotos y dispersos a trabajar juntos de forma más eficaz.

¿Cómo me ayuda un enfoque de gestión de la información a encontrar los documentos más rápidamente?

Las investigaciones demuestran que la gente pasa hasta 18 minutos de media buscando un documento. La solución inteligente de búsqueda empresarial de Konica Minolta te permite encontrar información relevante en cuestión de segundos, sin necesidad de cambiar de aplicación o realizar arduas búsquedas en múltiples sistemas. 

Todavía tengo muchos documentos en papel. ¿Cómo puedo integrarlos?

Nuestra tecnología de conversión de documentos (soluciones de digitalización) te ayuda a hacerlo. Durante la conversión a archivos PDF (u otros formatos de archivo), utilizan el reconocimiento óptico de texto (OCR) para analizar la información del documento e integrarla en el proceso correspondiente. Por ejemplo, si la solución identifica un número de factura en el documento, lo clasifica como factura y lo dirige al destino o proceso empresarial adecuado, según el procedimiento predefinido.

¿En qué departamentos puedo utilizar una solución de gestión de contenidos?

Las soluciones de gestión de contenidos son especialmente útiles en departamentos como el jurídico, el de contabilidad y el de recursos humanos, donde los procesos se beneficiarán de la digitalización. Con la gestión digital de contratos, la gestión digital de facturas y el fichero digital de personal de Konica Minolta, los contratos, las facturas y los archivos de recursos humanos, respectivamente, se almacenan en una única base de datos. Con todo en un solo lugar, la información está disponible para los usuarios autorizados con solo pulsar un botón, lo que acelera procesos como las aprobaciones, al tiempo que se mantiene la seguridad de la información. 

Y en la sala de correo, nuestro Digital Mailroom simplifica la gestión del correo entrante y transfiere todos los elementos entrantes, tanto las comunicaciones físicas como los correos electrónicos, directamente al sistema de gestión de contenidos.
 

¿Qué ocurre con los documentos, como los contratos o las facturas, que todavía tengo que firmar personalmente?

Las firmas electrónicas pueden sustituir a las firmas manuales en casi todas las transacciones. Son un método legalmente vinculante para obtener el consentimiento o la aprobación de un documento o formulario digital. 

¿Cómo pueden trabajar varias personas en los mismos documentos al mismo tiempo?

Nuestras soluciones para compartir archivos (basadas en SharePoint online) fomentan la colaboración en línea entre miembros del equipo y compañeros que estén geográficamente dispersos; sincronizan automáticamente las actualizaciones y garantizan que todos los cambios se guarden. El acceso móvil permite la colaboración remota en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.

¿Cómo puedo reducir las tareas repetitivas?

La automatización robótica de procesos (RPA) puede hacerse cargo de tareas repetitivas y rutinarias en sectores como la administración pública, la banca y los seguros. Por ejemplo, entre el 70% y el 80% de los pasos de la tramitación de una reclamación de seguros son repetitivos y no requieren experiencia humana. La RPA puede encargarse de estas tareas, como la descarga de datos, la creación de informes y la emisión de facturas. De este modo, los siniestros pueden tramitarse con mayor rapidez y coherencia, y el personal puede centrarse en el 20-30% del proceso que requiere conocimientos humanos. 


Más de 19.500 clientes en Europa confían en Konica Minolta para la gestión inteligente de la información


Sabemos que no hay una talla única para todos, por lo que nuestro objetivo es desarrollar soluciones personalizables que se integren perfectamente en tu infraestructura actual y que cumplan con las expectativas que hayas identificado. Más de 19.500 clientes en Europa ya confían en Konica Minolta como socio para ayudarles a resolver sus retos de gestión de la información. Además de ofrecer nuestras propias soluciones, nos asociamos con los líderes del sector de la gestión de la información, como Microsoft, Hyland y UiPath.
   
   

La gestión inteligente de la información y su significado para la eficacia organizativa

En todos los ámbitos empresariales, los flujos de trabajo y las oportunidades de las empresas dependen cada vez más de la gestión de la información. Gestionar esta información será una tarea cada vez más exigente. Sin herramientas eficaces para gestionar y organizar esta avalancha de datos, se pierde potencial empresarial y aumentan exponencialmente los esfuerzos de gestión y los costes de los procesos internos.

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