Ahorra tiempo y cumple con las normas de auditoría: el procesamiento digital de documentos
Stadtreinigung Leipzig (el departamento de limpieza del Ayuntamiento de Leipzig) solía estar completamente desbordado por la información y el papeleo. Pero, gracias a Konica Minolta, ahora utiliza un sistema de gestión documental (DMS) que gestiona toda la correspondencia, los faxes y los correos electrónicos específicos de cada sede que recibe, y los archiva digitalmente. Esto no solo optimiza los flujos de trabajo, sino que también alivia la carga de trabajo del personal y mejora el servicio al cliente.
Atención al cliente y condiciones de trabajo
Stadtreinigung Leipzig es una empresa municipal independiente de gestión de residuos gestionada por el Ayuntamiento de Leipzig y certificada por el TÜV (Asociación Alemana de Inspección Técnica). Cuenta con unos 800 empleados y sus principales funciones son la gestión de residuos, la limpieza de las calles, el desbroce y el esparcimiento de sal en las carreteras en invierno, la rehabilitación de antiguos vertederos y el mantenimiento de los espacios verdes de la ciudad. Gestionar todo esto requiere una organización muy eficiente, ya que el número de «clientes» es considerable: Leipzig tiene más de 530 000 habitantes que viven en un área de unos 300 kilómetros cuadrados.
Llevar a cabo las tareas mencionadas hizo necesario ampliar el archivo existente. Actualmente, se estima que Stadtreinigung Leipzig tiene unos 70 000 expedientes. El esfuerzo que suponía actualizar los registros en papel y ponerlos a disposición rápidamente aumentaba con el número de expedientes, lo que significaba que el personal tenía que estar llevando y trayendo los documentos que necesitaba constantemente. Además, cada vez se tardaba más en buscar entre el creciente número de expedientes, lo que hacía que el proceso resultara «poco cómodo para el cliente», ya que había que solicitar los registros antes de poder atender su consulta específica.
Mucho más eficiente gracias a la gestión documental
Para mejorar la experiencia del cliente y las condiciones de trabajo, Stadtreinigung Leipzig colaboró con Konica Minolta para elaborar una lista detallada de requisitos. Era importante integrar el software propuesto en los programas de MS Office de la forma más eficaz posible y poder reproducir la estructura de registros existente en formato digital. Tras una exhaustiva fase de pruebas, Stadtreinigung Leipzig eligió un sistema de gestión documental (DMS) de Konica Minolta que cumplía con creces todos sus requisitos y que tuvo una gran acogida entre los usuarios.
Gestión digital del correo con un flujo de trabajo
Ahora los archivos necesarios se escanean y se ponen a disposición en formato digital. Los documentos nuevos también se escanean si aún no existe una copia digital de ellos. A continuación, se indexan todos los registros. La interfaz con Microsoft Dynamics NAV permite introducir grandes cantidades de datos relevantes (como el número de documento) como palabras clave al almacenarlos, lo que proporciona una organización clara, facilita la búsqueda y localización de información, y permite acceder a los documentos con extrema rapidez.
La solución DMS de Konica Minolta utiliza incluso un flujo de trabajo para organizar la gestión del correo. El software archiva automáticamente todas las cartas, faxes y correos electrónicos específicos de cada ubicación que llegan una vez que han sido tramitados. Las tasas cobradas también se pueden guardar automáticamente y reenviarse como copia si es necesario.
