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Fundación Rey Ardid
Logo de Fundación Rey Ardid

Eficiencia, agilidad y transformación digital con Waidok

La Fundación Rey Ardid es una entidad sin ánimo de lucro fundada en 1991 y especializada en la atención a personas vulnerables, especialmente en el ámbito de la salud mental.

A lo largo de 30 años, ha ampliado su actividad a:

  • Salud mental
  • Atención a mayores
  • Formación y empleo
  • Integración social
  • Empresas sociales

Actualmente cuenta con:

  • 1.800 profesionales
  • 180 voluntarios
  • Más de 15.300 personas atendidas cada año

Presente en Aragón, La Rioja y otras regiones, es un referente en inclusión social y bienestar.

El Desafío

El departamento financiero trabajaba con un volumen documental muy elevado:

  • Más de 1.000 facturas mensuales
  • Más de 4.000 proveedores activos
  • Una parte importante de las facturas llegaba en papel
  • Incluso las facturas digitales se imprimían para poder archivarlas

Esto generaba:

Procesos lentos

Búsquedas manuales complicadas

Pérdida de tiempo del equipo

Dependencia del archivo físico

La necesidad era clara:

Eliminar el papel, digitalizar y acelerar todo el proceso de contabilización.

«Era imposible buscar la información en las facturas por el gran volumen de papel.»

Daniel Berdiel Gotor, Responsable de Sistemas

La solución: Waidok

La Fundación ya confiaba en Konica Minolta para su infraestructura de impresión, dispone de 30 a 40 equipos multifuncionales, y a través del distribuidor Acesa, conocieron Waidok, la plataforma de gestión documental de Konica Minolta.

La decisión fue inmediata:

«No buscamos más herramientas. Waidok nos sorprendió por la facilidad del proceso de contabilización.»

Daniel Berdiel Gotor

¿Qué es Waidok?

Waidok es la solución de gestión documental que permite digitalizar, organizar y automatizar toda la información de una organización en una sola plataforma. Funcionalidades destacadas:

Gestión integral del ciclo documental

  • Desde la captura hasta el archivo y eliminación.

Automatización inteligente

  • OCR avanzado con IA
  • Extracción y clasificación automática de datos
  • Flujos de aprobación rápidos

Seguridad y cumplimiento

  • Versionado
  • Trazabilidad
  • Auditoría completa

Colaboración eficiente

  • Acceso centralizado desde cualquier área
  • Documentos siempre disponibles y actualizados

Implementación sin complicaciones

La implantación se realizó de forma conjunta entre la Fundación, Konica Minolta y Acesa. 

El proceso incluyó: 
Sesiones de personalización 
Ajustes técnicos 
Formación del personal 
Acompañamiento continuo del soporte 

La Fundación destaca: 

  • Proximidad y disponibilidad del equipo técnico
  • Transición fluida
  • Ausencia de incidencias tras la puesta en marcha

Resultados obtenidos

1. Eliminación del papel y digitalización total

Las facturas se reciben digitalmente o se escanean desde los equipos Konica Minolta y pasan directamente a Waidok.

2. Información ordenada y accesible en segundos

La localización de documentos ya no depende del archivo físico.

3. Mayor rapidez en la contabilización

«Se ha notado una agilidad muy importante en los procesos de contabilización.»

4. Integración total con los equipos de impresión

El flujo MFP Konica Minolta → Waidok simplificó todo el proceso.

5. Alta adopción y satisfacción del usuario

«La usabilidad es muy buena. El trabajo se ha vuelto mucho más ágil.»

Daniel Berdiel Gotor

Responsable de Sistemas

«Con la colaboración de Konica Minolta, Acesa y Rey Ardid, hemos conseguido una herramienta que realmente nos está sirviendo.
Waidok nos ha facilitado muchísimo el trabajo, sobre todo en el departamento de finanzas.»
Descarga el caso de éxito

La Fundación Rey Ardid transforma sus procesos de gestión documental con Waidok

La Fundación ya confiaba en Konica Minolta para su infraestructura de impresión, de 30 a 40 equipos multifuncionales, y a través del distribuidor Acesa, conocieron Waidok, la plataforma de gestión documental de Konica Minolta.

La decisión fue inmediata: «No buscamos más herramientas. Waidok nos sorprendió por la facilidad del proceso de contabilización» Daniel Berdiel Gotor

El reto

  • Eliminar el papel
  • Gestionar +1.000 facturas/mes
  • Reducir tiempos de búsqueda
  • Aumentar productividad

La solución

  • Waidok como gestor documental
  • Integración con MFP Konica Minolta
  • Digitalización inteligente
  • Flujos automáticos de contabilización

Las ventajas

  • Adiós al archivo físico
  • Contabilización más ágil
  • Documentos ordenados y accesibles
  • Alta usabilidad y satisfacción
  • Base para extender la digitalización a toda la organización

Digitaliza tu gestión documental con Waidok

Optimiza tus procesos, reduce papel y gana eficiencia real en tu organización.

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