¿Cómo puedes garantizar el cumplimiento de la normativa de la UE sobre facturación electrónica?

El sector público tiene
la obligación de recibir y tramitar facturas electrónicas desde 2019. A partir de 2022, el trabajo relacionado con la facturación electrónica se llevará a cabo en el marco del Programa Europa Digital (DIGITAL), y se está presionando a los países de la UE para que lo implementen en el sector privado. ¿Qué es la facturación electrónica, cuáles son sus ventajas y cómo puedes garantizar que tu empresa cumple con esta normativa?

En 2014, la UE votó a favor de la inclusión de la
Directiva 2014/55/UE sobre la facturación electrónica (e-invoicing) en todas las administraciones públicas. Hasta 2021, las actividades de facturación electrónica se gestionaban en el marco del programa «Conectar Europa», pero este fue sustituido en 2022 por el programa «Europa Digital» (DIGITAL). Los países de la UE están ahora obligados a introducir la facturación electrónica.

Muchos países de la UE ya lo han hecho, ampliando la normativa al ámbito B2B e introduciéndola en la legislación nacional para que sea obligatoria para todo tipo de facturas, como Italia (2022/2024), Serbia (2023), Rumanía (2024), Alemania (2025/2026), Polonia (2026), Bélgica (2026) y Francia (2026/2027).

Otros países aún están elaborando un plan para la implantación obligatoria de la factura electrónica B2B, como Austria, la República Checa, Dinamarca, Finlandia, Grecia, Hungría, Irlanda, los Países Bajos, Noruega, España y Suecia. Bulgaria, Croacia, Estonia, Grecia, Letonia, Lituania, Portugal, Eslovenia y Eslovaquia no tienen una normativa sobre facturación electrónica B2B y aún no han confirmado sus planes al respecto.

Al mismo tiempo, la administración tributaria portuguesa ha establecido que
la declaración de los archivos contables SAF-T será obligatoria a partir de 2025. SAF-T (Standard Audit File for Tax) es un archivo de datos basado en el estándar XML utilizado internacionalmente para el intercambio electrónico de información fiscal, por lo que la facturación electrónica B2B será más que necesaria en ese momento.

El Reino Unido y Ucrania no pertenecen a la UE. Sin embargo, Ucrania ya ha hecho obligatoria la facturación electrónica desde 2015, y el Reino Unido está actualmente elaborando un plan para la implantación obligatoria de la factura electrónica B2B.

Dado que la facturación electrónica será una necesidad legal para las empresas de toda la UE/Europa, es fundamental que los Estados implementen estos sistemas a tiempo. Su implementación en el B2B representa un reto mayor para los países en lo que respecta al número de transacciones anuales. Sin embargo, aparte del requisito legal, la facturación electrónica también ofrece considerables ventajas operativas y competitivas para las empresas, como la recaudación automatizada del IVA y la reducción del fraude.

¿Qué es la facturación electrónica y cuáles son las normas que la regulan?

La facturación electrónica consiste en el intercambio electrónico de un documento de facturación entre un proveedor y un comprador, es decir, la factura se emite, transmite, recibe y procesa electrónicamente.

La UE exige que las facturas electrónicas se emitan, transmitan y reciban en un formato de datos XML estructurado, y solo en este formato, ya que permite el procesamiento automático y electrónico, tal y como se define en la Directiva 2014/55/UE. La norma europea sobre facturación electrónica permite a los vendedores enviar facturas a muchos clientes utilizando un formato aprobado, lo que elimina la necesidad de adaptarlo a los diferentes socios comerciales.

La norma europea define los términos comerciales básicos (elementos) de una factura electrónica en un modelo de datos semánticos (EN 16931-1), incluye una lista de todos los términos comerciales que pueden utilizarse en una factura conforme y define cómo se entienden y utilizan. Las directrices establecen que deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:

La información intercambiada debe ser relevante para la situación. Debe incluir la información necesaria y omitir la que no lo sea.
El significado de la información debe ser entendido de la misma manera por ambas partes.
La información debe expresarse en un formato que ambas partes entiendan.
La información debe intercambiarse utilizando un método al que ambas partes puedan acceder.

Para garantizar la paridad, las facturas electrónicas deben incluir cierta información para ser conformes. Al igual que las facturas en papel, deben incluir datos clave como el número de identificación, la fecha de emisión, la hora de suministro (cuando se realizó el trabajo), el nombre y la dirección del proveedor y del cliente, el número de IVA, la descripción de los servicios o bienes, el precio y la cantidad.

Factura digital: ¿es lo mismo que una factura electrónica?

No, una factura electrónica siempre es también una factura digital, pero una factura digital no es necesariamente una factura electrónica.

Una factura digital suele ser un archivo PDF o Word que, en ocasiones, es una factura en papel escaneada. Una factura digital es fácil de entender para las personas.

Una factura electrónica (o e-factura, o e-invoice) es un archivo de datos que se transfiere entre ordenadores y no es fácil de entender para las personas. En la UE se debe utilizar un formato XML. Contiene datos del proveedor en un formato estructurado que el sistema financiero del comprador puede reconocer automáticamente, sin necesidad de que el administrador introduzca los datos manualmente.

Introducción de la facturación electrónica en los distintos países

La adopción de la facturación electrónica B2B se ha implementado de forma escalonada en los distintos estados de la UE en fechas diferentes, ya que las normas están recogidas en la legislación local. Es importante conocer las normas exactas del estado o estados en los que operas, ya que las normas locales o los procedimientos operativos específicos pueden diferir ligeramente de la normativa estándar de la UE, aunque siempre se garantizará la compatibilidad general de las facturas electrónicas.

Aquí encontrarás una lista de las normativas de todos los países que ya han introducido la facturación electrónica para el B2B como ley nacional:

Italia (2022/24)	Italia introdujo la facturación electrónica en 2022, aplicable a los contribuyentes que adoptan el régimen fiscal a tanto alzado. A partir de 2024, los contribuyentes con ingresos anuales de hasta 25 000 euros estarán obligados a emitir facturas electrónicas. Las facturas deben estar en formato CIUS italiano y se transmiten a través del Sistema di interscambio, la plataforma oficial de intercambio de facturas de la República Italiana.
Serbia (2023)	En Serbia, la normativa sobre la emisión y el almacenamiento de facturas electrónicas en las transacciones B2B entró en vigor el 1 de enero de 2023. En Serbia, las facturas electrónicas B2B se procesan a través de la plataforma del sistema nacional de facturación electrónica Sistem eFaktura (SEF). Las facturas destinadas a las autoridades fiscales pueden enviarse de dos maneras diferentes, ya sea a través del SEF o a través de un intermediario de información (que debe ser una empresa registrada en Serbia), y el Registro de Intermediarios de Información lo lleva el Intermediario Central de Información. La norma serbia de facturación electrónica se basa en la norma europea de facturación electrónica (SRBEFN), pero también se permite Peppol (Pan-European Public Procurement Online) BIS 3.0.
Rumanía (2024)	Rumanía fue el primer país en hacer obligatoria la facturación electrónica para empresas de cualquier tamaño. La facturación electrónica es obligatoria para las categorías de productos consideradas de alto riesgo de fraude en el IVA desde el 1 de julio de 2022. En enero de 2024 se introdujo una obligación general de facturación electrónica y presentación de informes electrónicos entre empresas (B2B). Desde enero de 2024, todas las empresas B2B de Rumanía están obligadas a emitir y transmitir facturas electrónicas a través de una plataforma nacional conocida como RO e-Factura utilizando el protocolo RO_CIUS.
Alemania (2025/26)	A partir del 1 de enero de 2025, la facturación electrónica se convierte en el método predeterminado y es obligatoria a partir de enero de 2026 para las empresas con un volumen de negocios superior a 800 000 euros, pasando a ser obligatoria para todas las empresas en enero de 2027. En Alemania, las facturas electrónicas utilizan el formato XRechnung basado en XML (versión 2.0), que cumple con la norma EN 16931 de la UE, pero es difícil de leer porque se parece al código fuente de un sitio web. El Foro para la Facturación Electrónica en Alemania (FeRD) creó el estándar ZUGFeRD para facturas híbridas, que también cumple con los requisitos de las normas EN 16931 y 2014/55/UE, e incluye un archivo XRechnung legible por máquina junto con un PDF legible por personas, lo que lo hace ideal para facilitar su lectura por parte de los destinatarios.
Polonia (2026)	Actualmente, el sistema nacional polaco de facturación electrónica KSeF es una solución voluntaria: las empresas pueden decidir si emitir una factura estructurada en KSeF o como antes (en papel o en formato electrónico, por ejemplo, en un archivo PDF). Sin embargo, su uso para la facturación electrónica será obligatorio para las empresas cuyos ingresos anuales superen los 200 millones de PLN (aproximadamente 46 millones de EUR) a partir del 1 de febrero de 2026. A partir del 1 de abril de 2026, la facturación electrónica B2B será obligatoria para todas las empresas. Polonia utiliza el modelo semántico Peppol BIS Billing 3.0.
Bélgica (2026)	La facturación electrónica entre empresas (B2B) será obligatoria en Bélgica a partir de enero de 2026. Esto se aplica a los contribuyentes en Bélgica, pero no a las empresas extranjeras registradas a efectos del IVA. El enfoque belga es independiente de la plataforma, pero se basa en el modelo de interoperabilidad Peppol y su red de entrega electrónica subyacente. Este especifica el conjunto adecuado de normas consensuadas que permite la cooperación entre múltiples plataformas y el consiguiente ecosistema abierto y basado en normas.
Francia (2026/2027)	La facturación electrónica B2B está aprobada en Francia, y tanto la facturación electrónica como la presentación electrónica de informes se implementarán gradualmente a partir de septiembre de 2026 (grandes y medianas empresas) y septiembre de 2027 (pequeñas empresas). En Francia, la infraestructura nacional centralizada de facturación electrónica se llama Chorus Pro, que utiliza Factur-X, el estándar franco-alemán para la facturación electrónica híbrida (que es el mismo que ZUGFeRD en Alemania). La facturación electrónica solo afectará a las empresas francesas establecidas. Sin embargo, las empresas no establecidas que estén registradas a efectos del IVA deberán cumplir con la obligación de presentación electrónica. La presentación electrónica es la obligación de declarar aquellas ventas que no entran en el ámbito de aplicación de la facturación electrónica francesa. Se trata de las exportaciones, las importaciones, las ventas a particulares (B2C), las entregas intracomunitarias y las adquisiciones.

Debido a la complejidad y la rápida evolución del panorama de la facturación electrónica en Europa, la UE también ha creado la
Asociación Europea de Proveedores de Servicios de Facturación Electrónica (EESPA) para promover la cooperación y las mejores prácticas entre los proveedores de servicios de facturación electrónica.

Estado de la facturación electrónica en España

Comprueba en la documentación de la Unión Europea cuál es el estado legal de la facturación electrónica en España.

eInvoicing en España

Las ventajas de la facturación electrónica

Aunque la facturación electrónica implica obligaciones para las empresas, también ofrece una serie de ventajas de las que pueden beneficiarse.

Eficiencia, ahorro de costes y liquidez

Reducción del papeleo: la facturación electrónica elimina la necesidad de documentos físicos, lo que reduce el uso de papel y los costes de almacenamiento asociados. Se elimina el proceso manual de impresión y envío, lo que reduce los costes de impresión y franqueo.

Entrega más rápida de las facturas y recepción del pago: la automatización evita errores en la introducción de datos en el procesamiento de las facturas entrantes, ya que el formato estructurado permite leer automáticamente la información de la factura. Esto evita discrepancias y posibles retrasos en los pagos. Al mismo tiempo, los procesos de aprobación basados en flujos de trabajo garantizan que las facturas se contabilicen más rápidamente. El intercambio electrónico automatizado también es más rápido que el envío por correo postal.

Mejora del flujo de caja: la facturación electrónica acorta el tiempo entre la facturación y el pago, lo que aumenta la liquidez. La automatización de la creación, el envío y la conciliación de las facturas permite acortar los ciclos de pago, lo que se traduce en una mejora de los flujos de caja y una reducción de los costes de financiación.

Seguridad y cumplimiento normativo

Transmisión segura: El cifrado, las firmas electrónicas verificadas y los protocolos de transmisión segura garantizan un alto nivel de seguridad y confidencialidad de las facturas, lo que reduce el riesgo de fraude y acceso no autorizado.

Mayor cumplimiento normativo: Se garantiza el cumplimiento de la normativa fiscal y contable local, lo que reduce el riesgo de multas y sanciones por incumplimiento.

Transparencia, análisis y generación de informes

Mayor visibilidad: dado que la facturación electrónica proporciona acceso en tiempo real al estado de las facturas y a los datos financieros, también ayuda a mejorar la toma de decisiones y la planificación financiera.

Mejora de la gestión de datos: el almacenamiento centralizado de las facturas electrónicas facilita la gestión y la recuperación de datos históricos para auditorías y análisis.

Sostenibilidad

Menor impacto medioambiental: la facturación electrónica reduce el impacto medioambiental asociado a la producción, impresión y transporte del papel.

Implementación de la facturación electrónica: cómo Konica Minolta puede ayudarte a cumplir con la normativa

Garantizar que tu empresa esté preparada para cumplir con la normativa aplicable en materia de facturación electrónica B2B en tu región puede parecer una tarea abrumadora para los no iniciados. El equipo de expertos de Konica Minolta conoce a la perfección los aspectos legales, prácticos, comerciales y técnicos de tu país y cuenta con una amplia experiencia en el trabajo con pymes para encontrar las soluciones adecuadas para la empresa y los empleados.

Como fabricante, proveedor y desarrollador experto en soluciones tecnológicas para empresas, Konica Minolta puede ofrecerte una serie de herramientas que te ayudarán a realizar la transición de tus operaciones comerciales de forma fácil y rentable para cumplir con la normativa actual y futura en materia de facturación electrónica, garantizando que obtienes las soluciones adecuadas a tus necesidades.

Entre ellas se incluye la solución de gestión documental
Waidok, que permite a las empresas optimizar y automatizar sus procesos comerciales. Como parte de esta solución, Waidok también puede ayudar a crear y enviar facturas electrónicas. Waidok puede generar y dar formato automáticamente a las facturas basándose en plantillas y datos predeterminados, lo que permite enviarlas de forma rápida y segura a los clientes a través de diversos canales, como el correo electrónico o el EDI (intercambio electrónico de datos). Waidok es compatible con el formato XML prescrito por la UE. La solución se puede integrar con otras aplicaciones y sistemas para almacenar y actualizar la base de datos para la facturación.

Además, la solución
Document Navigator permite a los departamentos de contabilidad crear archivos XML a partir de facturas electrónicas en formato PDF que cumplen totalmente con la norma EN 16931-1 y la Directiva 2014/55/UE. Document Navigator extrae el archivo XML del documento PDF en lugar de convertirlo, lo que garantiza que el PDF original se mantenga intacto, de modo que ambos documentos puedan almacenarse para su consulta o uso. El archivo XML creado cumple con los protocolos ZUGFeRD en Alemania y FacturX en Francia (que es idéntico a ZUGFeRD 2.1.1). Si otros países requieren el soporte de un protocolo específico, como RO_CIUS en Rumanía, CIUS en Italia y Peppol en Bélgica y Polonia, Document Navigator puede desarrollarlo. Document Navigator también puede añadir un nivel de automatización por el que, tan pronto como el archivo PDF entra en una carpeta de vigilancia supervisada, se crea el archivo XML. Mediante un flujo de trabajo específico, tanto los archivos XML como los PDF pueden enviarse a otro sistema (como ERP, adjuntos a un correo electrónico o una base de datos, etc.) para su uso posterior o para compartirlos.

El poder de la facturación electrónica en la empresa comercializadora EAST Grain

Konica Minolta ha ayudado a
EAST Grain, que opera en Hungría y Rumanía, con una solución de facturación electrónica que se hizo obligatoria en Rumanía en 2024 y que requería la integración entre el sistema ERP (planificación de recursos empresariales) de la propia empresa y el sistema de la Agencia Nacional de Administración Tributaria. Para ello, se eligieron las soluciones M-Files y DocuSign (que no se comercializan en España, donde han sido sustituidas por Waidok).

La solución de gestión documental ofrece funciones avanzadas de almacenamiento, búsqueda y recuperación, con todos los documentos relacionados con un cliente interconectados, lo que permite a EAST Grain tener una visión general de todos los documentos. A los documentos se les asigna automáticamente un número de registro, circulan a través de flujos de trabajo predefinidos y se notifica a los usuarios sus tareas.

La solución de firma electrónica DocuSign está integrada en la aplicación de gestión documental para firmar electrónicamente documentos con socios comerciales. Los usuarios pueden utilizar plantillas de firma predefinidas, nombres e iniciales, y tienen la posibilidad de cargar y personalizar sus propias firmas en la plataforma y guardar diferentes variantes de firma. Al integrar las firmas electrónicas en la plataforma de gestión documental, los usuarios pueden realizar todas las operaciones necesarias dentro de la misma solución, desde almacenar un documento, modificarlo cuando sea necesario, enviarlo a flujos de trabajo de aprobación y firmarlo electrónicamente.

Konica Minolta también ha desarrollado un módulo de facturación electrónica que proporciona el enlace entre la aplicación ERP, el sistema de la Agencia Tributaria Nacional y la solución de gestión documental M-Files.

Como resultado, la empresa ha automatizado y simplificado sus flujos de trabajo, reducido el tiempo dedicado al procesamiento de documentos y aumentado su eficiencia, además de garantizar el cumplimiento de los requisitos legales para la facturación electrónica.

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