Procesamiento inteligente de documentos (IDP): saca más partido a tus gestión documental

El ICR (Intelligent Character Recognition) es una versión avanzada del reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Al igual que el OCR, el ICR permite:

Digitalizar texto de documentos impresos o archivos de imagen a un formato que se puede editar, buscar y almacenar electrónicamente, y utilizar en procesos automáticos.

El reconocimiento automático de tipos de documentos, como facturas o recibos, para agilizar su clasificación y asignación de nombres.

El ICR va más allá del OCR al aprovechar la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para manejar documentos más complejos, incluidos aquellos que contienen texto manuscrito, lo que lo hace más versátil que el OCR.

Soluciones como Document Navigator y Waidok utilizan el ICR junto con otras tecnologías, como el reconocimiento de códigos de barras, para dar soporte al procesamiento inteligente de documentos.

Las soluciones de gestión de documentos basadas en IA pueden ayudar a los usuarios a encontrar o acceder a la información recuperándola de un documento o conjunto de documentos. Esto puede implicar:

• Resumir uno o varios documentos (Document Navigator, Waidok, Microsoft 365 Copilot)
• Proporcionar una visión general rápida del contenido mediante la generación de puntos clave (Waidok, Microsoft 365 Copilot).
• Traducir el contenido sobre la marcha para que cualquiera pueda acceder a él (Document Navigator, Waidok, Workplace Pure).

Con tantas soluciones en el mercado, puede resultar difícil elegir la más adecuada para tu organización. Necesitas una solución que te ayude a optimizar tus procesos documentales, aumentando la productividad y la colaboración de tu organización gracias a un acceso más sencillo a la información. Tu solución también debe contribuir a impulsar la transformación digital de tu organización mediante una mayor automatización y un intercambio de información más sencillo.

Es posible que también te interese aprovechar las últimas tecnologías, como la IA, para ayudar a tu empresa a trabajar de forma más inteligente, pero no sabes por dónde empezar.

Un socio de confianza como Konica Minolta puede ayudarte a tomar las decisiones correctas. Nuestros consultores trabajarán contigo para comprender tus retos y objetivos en materia de gestión de la información, tu configuración tecnológica actual y tus ambiciones de digitalización, con el fin de ayudarte a seleccionar la solución más adecuada para ti. Nuestras soluciones IDP incluyen:

• Document Navigator: ofrece captura, procesamiento y enrutamiento inteligente de documentos, lo que permite un procesamiento fiable de los mismos y una integración perfecta en los flujos de trabajo electrónicos.
• Workplace Pure: simplifica la conversión, digitalización y traducción de documentos, entre otras cosas.
• Waidok: ideal para pymes que desean gestionar todas sus datos y documentos en una única plataforma segura.
• Microsoft 365 Copilot: añade asistentes de inteligencia artificial a las aplicaciones de Microsoft para la búsqueda, recuperación y resumen de información, entre otras funciones.

Existen una serie de problemas en la gestión de documentos a la que se enfrentan diariamente las pymes: los documentos no disponen de un procedimiento y de un sistema que los capture, los interprete y los pueda compartir con facilidad con las partes interesadas.

La gestión documental es crucial para las empresas pequeñas y medianas como la tuya, porque resuelve estos problemas permitiéndote optimizar el manejo de la información, lo que contribuye a la eficiencia operativa, la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de obligaciones legales.

Al implementar un sistema de gestión documental adecuado, una pyme puede organizar y acceder fácilmente a la información relevante, reduciendo tiempos de búsqueda y minimizando el riesgo de pérdida o deterioro de documentos importantes.

Además, una buena gestión documental facilita la colaboración entre equipos, mejora la comunicación interna y externa, y fortalece la imagen profesional de la empresa ante clientes, proveedores y socios comerciales.

La gestión documental es una inversión clave para el crecimiento y la competitividad de las pymes al permitirles aprovechar al máximo sus recursos y maximizar su potencial.

Si no estás pensando en implantar un sistema de gestión documental en tu empresa, la alternativa podría ser mantener un enfoque tradicional basado en el almacenamiento físico de documentos en archivos, gabinetes o cajas, junto con la gestión manual de la información.

Sin embargo, esta opción conlleva varios problemas:

• La falta de organización y control sobre los documentos puede resultar en pérdida o duplicación de información.
• La accesibilidad a los documentos puede ser limitada, lo que dificulta la colaboración entre equipos y la toma de decisiones ágiles.
• Además, la seguridad de la información puede estar comprometida, con un mayor riesgo de pérdida de datos confidenciales o sustracción de información sensible.
• La falta de una gestión documental eficiente también puede generar costes adicionales asociados con el espacio de almacenamiento físico y el tiempo dedicado a la búsqueda y recuperación de documentos.

Un sistema de gestión documental debería contar con las siguientes características:

• Categorización y estructuración de documentos de forma organizada y accesible mediante métodos de indexación y etiquetado, creación de jerarquías de carpetas y asignación de metadatos.
• Compartición y colaboración entre usuarios mediante permisos de acceso granulares, compartición rápida de documentos, seguimiento de versiones e integración con herramientas de comunicación.
• Digitalización de documentos con herramientas de escaneo, indexación, etiquetado y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) para convertir documentos físicos en formatos digitales editables.
• Almacenamiento seguro y escalable de documentos y capacidad de búsqueda incluyendo búsqueda en texto completo y opciones de visualización previa, para localizar rápidamente documentos y mejorar la productividad.
• Gestión de documentos físicos y digitales con integración que permita una búsqueda unificada, garantizando eficiencia y seguridad en la gestión de la información empresarial.
• Cumplimiento con el RGPD/GDPR y toda la normativa sobre protección de datos personales con controles de acceso, cifrado, y herramientas de auditoría, así como gestión del ciclo de vida de los documentos.

Tu empresa necesita un sistema de gestión documental si te encuentras en alguna de estas situaciones:

• Dificultad para encontrar documentos: Este software permite etiquetar y organizar documentos de manera sistemática para facilitar su búsqueda y recuperación.
• Pérdida de información importante: Este tipo de software garantiza la integridad y seguridad de los documentos, minimizando el riesgo de pérdida de información valiosa.
• Incumplimiento normativo: Este software ofrece funciones de seguridad avanzadas, como cifrado y control de acceso, para garantizar el cumplimiento normativo y proteger la privacidad de los datos.
• Ineficiencia en los procesos: Este tipo de software optimiza los flujos de trabajo al permitir un acceso rápido y seguro a los documentos relevantes, mejorando así la eficiencia operativa.
• Espacio de almacenamiento insuficiente: Este software permite la digitalización de documentos físicos y su almacenamiento en la nube, liberando espacio físico y reduciendo los costes asociados al almacenamiento.
• Problemas de colaboración: Este tipo de software facilita la colaboración al permitir compartir y editar documentos de forma segura y en tiempo real, independientemente de la ubicación de los usuarios.
• Exceso de tiempo dedicado a tareas administrativas: Este software ofrece herramientas de automatización que agilizan tareas como la indexación, organización y archivado de documentos, liberando tiempo para actividades más productivas.

La gestión documental es una herramienta imprescindible para empresas de todos los sectores y tamaños, porque simplifica sus procesos y ayuda a ahorrar recursos. Por eso puede ayudarte si tu empresa o tu departamento está, entre otros, en alguno de estos sectores:

• Logística: Optimiza la centralización digital de todos los documentos de transporte, facilita la gestión de contratos con proveedores, permite un control más efectivo de los documentos de transporte.
• Recursos Humanos: Simplifica la organización eficiente de los registros de empleados, mejora la gestión de contratos y el seguimiento de altas y bajas de personal, permite un registro preciso de la formación y certificaciones.
• Departamento financiero: Mejora la digitalización y organización de los procedimientos de facturación, asegura que toda la información relevante esté fácilmente accesible y bien estructurada.
• Sanidad: Mejora significativamente la administración de historiales médicos y registros, facilita el cumplimiento de la documentación normativa y permite la desmaterialización del consentimiento informado.
• Sector jurídico: Proporciona una organización eficiente de documentos legales y contratos, permite la monitorización de contratos y plazos legales, centraliza la documentación con un archivo inteligente y facilita los procedimientos de firma y aprobación.
• Sector educativo: Agiliza el manejo de documentos académicos y administrativos, facilita el acceso rápido a la información y reduce los tiempos de respuesta.
• Administraciones públicas: Facilita la organización y el acceso a archivos y documentos regulativos, asegura que toda la documentación esté actualizada y accesible para el personal autorizado, contribuye al cumplimiento de las normativas y estándares gubernamentales.
• Industria: Facilita la organización de documentos de calidad y procesos, asegura la documentación de diseño, concepción e ingeniería de productos, mantiene registros detallados del control de calidad y auditorías, optimiza la gestión de documentos de proveedores y suministros.