Frezyderm s.a. // Productos dermocosméticos que proporcionan un proceso más eficiente para obtener estimaciones más precisas

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FREZYDERM es una empresa griega líder en el desarrollo, fabricación y comercialización de productos dermofarmacéuticos y dispositivos médicos, que posee uno de los departamentos de I+D más valorados y una fábrica de tecnología punta.


Proceso de estimación de objetivos que requiere mucho tiempo


FREZYDERM colabora con numerosas farmacias en toda Grecia. Estas farmacias tienen contratos con FREZYDERM que se renuevan cada año. Para cada cliente, la empresa ofrece descuentos basados en los ingresos del año anterior. La estimación del descuento se calcula manualmente comprobando las copias impresas e introduciendo los datos en archivos Excel. A continuación, los archivos de Excel se distribuyen a los jefes de equipo de ventas para que se fijen los objetivos del nuevo año. 

Este proceso lleva mucho tiempo y da lugar a muchas incoherencias debido a que todo se hace a mano. El inconveniente es que la recuperación y la administración eran muy difíciles. El resultado es que con el proceso actual es muy difícil mantener una visión general de los objetivos y las rebajas de cada año. 

 

Simplificar y automatizar el proceso de estimación de objetivos


La solución implementada fue ABBYY FlexiCapture 12, que ofrece la extracción de datos mediante tecnología OCR. Se utiliza exclusivamente en la nube (Azure).

 
  • Se utilizó ABBYY FC para extraer los datos de los contratos 
    • Proceso de escaneo automatizado desde las MFP a la VM en la nube 
    • Verificación basada en la validación de la base de datos 
    • Optimización automática de los documentos (PDF con capacidad de búsqueda, resolución, optimización general) 
    • Exportación y proceso personalizados con reglas de guión basadas en el estado de los campos 
 
  • SharePoint Online
    • Sitios personalizados para cada jefe de equipo de ventas y gerente 
    • Cálculos y flujos de trabajo complicados para el resultado final 
    • Creación de un nuevo proceso para agrupar los contratos
 
  • CRM/ERP 
    • Colaboración entre los sistemas para conseguir la validez de los datos 
    • Procedimiento automatizado para actualizar los valores de CRM y ERP 
    • Proceso de notificación del administrador del sistema y del CRM 
 
  • Informes de Business Intelligence 
    • Disponibilidad de los datos exportados para los ingenieros del sistema de BI 
    • Proceso de comunicación entre sistemas diseñado para crear fácilmente paneles de BI desde SharePoint Online


Tras la implantación, se llevó a cabo una formación exhaustiva para los usuarios clave responsables del buen funcionamiento del procesamiento por lotes. 

Se optimizó la solución para que se comunicara con los sistemas CRM y BI existentes. Los contratos impresos se convirtieron en digitales utilizando ABBYY Flexicapture 12, y los datos se extrajeron de los contratos escaneados con definiciones de documentos. 

 

Se redujo al mínimo la introducción manual


El nuevo proceso dio lugar a un proceso más controlado, más seguro y mucho más rápido que genera estimaciones más precisas. Tras la implantación, fue necesario validar casi un 95% menos de documentos, lo que supuso un importante ahorro de tiempo. Otra ventaja es que, con el nuevo método de selección, los clientes pueden estimar sus objetivos mucho más rápido que sus competidores. Además, se comprueba la validez de los objetivos a través de la base de datos del cliente, sin necesidad de revalidar. Todo ello se traduce en una reducción de los costes laborales. Además, la integración con los sistemas ERP y CRM existentes supuso un alto nivel de satisfacción del cliente.

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Era el momento de cambiar el proceso de estimación de contratos y Konica Minolta nos proporcionó un nuevo enfoque inteligente a través de la tecnología en la nube. Hemos notado una mejora significativa en varias áreas del proceso y un alivio importante para los empleados, que ahora pueden centrarse en nuestro negocio principal.

Thanos Kanatas

Director de IT, Frezyderm

El reto

El reto
  • Simplificar y automatizar el proceso de estimación de objetivos, ya que cada año se dedican muchas horas de trabajo a calcular manualmente los objetivos

La solución

La solución
  • Automatización del proceso mediante la extracción de datos con tecnología OCR (implementación de ABBYY FlexiCapture 12 en la nube (Azure)
  • Extracción de datos de los contratos e indexación en un SharePoint personalizado que luego se exporta al sistema CRM/ERP
  • Capacidad de elaboración de informes de inteligencia empresarial

Las ventajas

Las ventajas
  • Reducción al mínimo de las entradas manuales
  • Proporcionar un proceso más controlado, más seguro y mucho más rápido que genera estimaciones más precisas que el proceso anterior
  • Hay que validar casi un 95% menos de documentos, lo que supone un importante ahorro de tiempo
  • Los clientes pueden estimar sus objetivos mucho más rápido que sus competidores
  • Reducción de los costes laborales
  • La integración con los sistemas ERP y CRM existentes aportó un alto nivel de satisfacción a los clientes