Perfecta integración del sistema integral de información empresarial Microsoft dynamics 365 (anteriormente AX) para garantizar el buen funcionamiento del proceso de fabricación

En 2007, SPOLCHEMIE, la Asociación Checa de Producción Química y Metalúrgica, estaba eligiendo un nuevo sistema de información empresarial integral. La primera opción fue una solución proporcionada por un competidor. Sin embargo, surgieron problemas durante su implantación y el sistema acabó fallando en las pruebas de integración. SPOLCHEMIE detuvo toda la implantación y decidió ponerse en contacto con Konica Minolta IT Solutions Czech, que había propuesto Microsoft Dynamics AX (hoy rebautizado como Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations) durante el proceso de selección. El nuevo sistema funciona ahora con éxito en 11 empresas del grupo y ayuda activamente al equipo directivo a racionalizar la gestión de todo el proceso de producción.

Fin del soporte para el sistema anterior

SPOLCHEMIE, la Asociación Checa de Producción Química y Metalúrgica, lleva más de 160 años fabricando productos químicos de alta calidad. Su negocio siempre ha estado impulsado por la investigación, el desarrollo y las innovaciones dentro de la empresa. Su fábrica ha desarrollado inventos y patentes que afectan a los productos químicos de todo el mundo hasta hoy. El deseo inicial de sustituir el sistema de información de la empresa fue el resultado de la interrupción del soporte del sistema que la empresa utilizaba anteriormente. El pequeño sistema local cerrado llegó a su fin y a SPOLCHEMIE le empezó a preocupar no poder responder con suficiente rapidez a posibles cambios repentinos en la legislación.

Además, había ciertas lagunas en la forma en que el sistema gestionaba el proceso continuo de fabricación. Por eso, el equipo directivo de SPOLCHEMIE decidió implantar un nuevo sistema de información integral que fuera capaz de satisfacer todas las necesidades de la empresa. El Departamento de IT preparó un documento de licitación muy detallado para el proceso de selección, en el que se describía en 60 páginas todo lo que el nuevo sistema tenía que ser capaz de manejar.

Numerosos proveedores de soluciones empresariales y sus socios presentaron ofertas en el proceso de selección anunciado en 2007. Entre ellos había pequeños proveedores especializados, así como soluciones multinacionales a gran escala. Solo dos sistemas llegaron a la fase final de selección: Microsoft Dynamics AX (hoy rebautizado como Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations) y una solución de la competencia. Ambas eran capaces de cumplir todos los requisitos de la empresa, incluida la gestión del exigente proceso de fabricación continua, que implica docenas de pasos individuales en determinadas áreas.

Las soluciones más pequeñas fueron descalificadas en la selección final debido a los exigentes requisitos de desarrollo personalizado, con un resultado incierto y un elevado precio exigido para cubrir la fabricación por procesos, así como algunas otras áreas. En última instancia, esto hizo que Dynamics AX fuera sorprendentemente más barato que las pequeñas soluciones locales en algunos casos. Sin embargo, SPOLCHEMIE eligió la solución alternativa ofrecida por uno de nuestros competidores, ya que dos de las empresas del grupo tenían experiencia previa con esta solución.



 

La primera implementación no superó las pruebas de integración

Pero mientras se implementaba el sistema, fueron apareciendo cada vez más problemas. El precio de la personalización necesaria seguía aumentando, todo tardaba demasiado, el intercambio de datos entre algunos de los módulos no funcionaba como se suponía y, sobre todo, el mantenimiento y el desarrollo del sistema resultaban problemáticos. El Departamento de IT quería ser capaz de realizar pequeños ajustes y ampliaciones del sistema de forma independiente, pero a pesar de participar en varias sesiones de formación, no fue posible adquirir los conocimientos necesarios.

Cuando el sistema no superó las pruebas de integración antes del despliegue final, SPOLCHEMIE detuvo toda la implantación y decidió ponerse en contacto con Konica Minolta IT Solutions Czech, que había propuesto Dynamics AX durante el proceso de selección. Este sistema también cumplía todos los requisitos de la empresa, mientras que su carácter abierto y su modelo de objetos permitían un fácil mantenimiento y desarrollo adicional. Antes de iniciar la implantación real, SPOLCHEMIE solicitó varias visitas de referencia a otros usuarios de Dynamics AX. El equipo directivo estaba interesado sobre todo en la experiencia real de los usuarios y en el funcionamiento real de lo que solo había funcionado sobre el papel en la solución de la competencia. Una vez que quedó claro que Dynamics AX podía satisfacer realmente todos los requisitos de la empresa, SPOLCHEMIE estaba preparada para iniciar la implantación.

 

No se permitió ningún impacto negativo en el proceso de producción

Al principio, se llevó a cabo un ciclo de implementación estándar, que comenzó con un análisis y terminó con las pruebas finales y la formación. Antes de la puesta en marcha, el equipo directivo decidió detener el proyecto y ampliarlo para que abarcara toda la estructura del grupo que había surgido desde 2009. En consecuencia, Konica Minolta IT Solutions Czech realizó un breve estudio de viabilidad que confirmó que Dynamics AX podía manejar las funcionalidades de grupo requeridas, pero que sería necesario cambiar a la versión 2009. La solución existente se actualizó a la nueva versión y se implantó primero en la nueva empresa de servicios, antes de extenderla a otras empresas más pequeñas del grupo. Estas empresas más pequeñas se utilizaron para depurar todos los procesos y procedimientos que SPOLCHEMIE deseaba desplegar en todas las partes del grupo, que debían cambiar gradualmente a Dynamics AX. La primera fase de implantación se completó en junio de 2010. La segunda fase, que consistía en cambiar las empresas más grandes de SPOLCHEMIE a Dynamics AX, debía estar terminada en abril de 2011. El requisito clave para la implantación era que todo el proceso no tuviera ningún impacto negativo en la producción en curso y las operaciones relacionadas. Este requisito se cumplió sin ningún problema.

El sistema se había implantado en un total de siete empresas que forman parte de SPOLCHEMIE y de su empresa hermana STZ el 1 de abril de 2011, cuando se puso en marcha. En 2014, la solución existente también se implantó sin mucha dificultad en una empresa manufacturera alemana, incluyendo la contabilidad de acuerdo con las normas alemanas.



 

Mejor control de la producción y el inventario

La implantación de Dynamics AX en todo el grupo de empresas ha tenido una serie de beneficios. Los más importantes se produjeron en el difícil ámbito de la fabricación por procesos. Por ejemplo, antes la empresa no tenía información actualizada sobre el nivel de existencias de las materias primas de producción. Los materiales no suelen recogerse pieza a pieza, sino en grupo. Esto también causaba problemas a la hora de valorar dichas existencias cuando, por ejemplo, un tercio del depósito de xileno puede comprarse al precio x y los dos tercios restantes al precio y. Actualmente, todas las existencias se valoran mediante el método FIFO, por el que el sistema calcula continuamente el coste total de los productos de salida en función de los materiales consumidos. Para las materias primas compradas en el extranjero, el sistema tiene en cuenta el tipo de cambio actual y las fluctuaciones del mercado de divisas. Esto permite a SPOLCHEMIE ajustar continuamente los precios de sus productos, para mantener el margen necesario y minimizar el riesgo de vender por debajo del coste de producción. Gracias al seguimiento detallado de todos los pasos de los procesos de producción individuales, Dynamics AX proporciona al equipo de gestión de la empresa las herramientas necesarias, no solo para mejorar la planificación de la capacidad de producción, sino también para minimizar el riesgo de que la producción se detenga por falta de materias primas.

Las nuevas opciones que ofrece Dynamics AX también permitieron cambiar algunos tipos de producción de la planificación de la producción mensual a la semanal, lo que permitió a la empresa optimizar aún más la gestión de las existencias y, en consecuencia, su flujo de caja, así como utilizar las capacidades de producción individuales. Dynamics AX consiguió no solo satisfacer todos los requisitos iniciales de la empresa, sino también abrir nuevas posibilidades en la gestión de la producción para el equipo de dirección de la empresa.