Optimizando flujos de trabajo documentales

Optimizando flujos de trabajo documentales

Optimizando flujos de trabajo documentales

Universidad Técnica “Gheorghe Asachi” de Iași

La Universidad Técnica “Gheorghe Asachi” de Iași, conocida también como TUIASI, es una de las instituciones de educación superior más antiguas y conocidas de nuestro país y está clasificada como universidad de investigación y educación avanzada.

Como una de las instituciones de enseñanza superior de Rumanía con una tradición de casi dos siglos en la enseñanza de la ingeniería, la ciencia y la cultura, la Universidad Técnica “Gheorghe Asachi” de Iași es también un símbolo de innovación, ya que el 65% de las patentes rumanas de los últimos 10 años están relacionadas con esta institución educativa.
   

  • 2º puesto en el ranking de universidades técnicas de Rumanía
  • 3er puesto en el ranking de investigación a nivel nacional
  • 6º puesto en la clasificación general de las universidades rumanas
  • 11 facultades y 21 departamentos

“El gran volumen de documentos que entran/salen de la universidad es cada vez mayor y la coordinación, correlación y administración de la información y los datos de estos documentos hacen que la gestión del sistema de información sea una prioridad para el progreso y el rendimiento de la gestión de la universidad.

La asociación con Konica Minolta fue el inicio del proceso de desburocratización y digitalización de los flujos de trabajo de los documentos en todas nuestras estructuras organizativas de la universidad, para lograr el objetivo de convertirse en la primera universidad “sin papeles” de Rumanía, que eliminará
las firmas manuales de todos los documentos de la institución, siendo sustituidas por firmas electrónicas.

La implantación de la solución de archivo digital ha agilizado el procedimiento de registro de documentos dentro de nuestra institución, y actualmente la aplicación es utilizada intensamente por nuestros empleados, que han recibido formación y apoyo continuo por parte del equipo de Konica Minolta. En el futuro, queremos adquirir otras soluciones de gestión de documentos, para que TUIASI se convierta en la primera universidad en la que todos los flujos de trabajo de los documentos estén completamente digitalizados.”


Prof. univ. dr. ing. Dumitru-Marcel Istrate
Vicerrector de Gestión de Recursos


 

Objetivo y contexto del proyecto

El registro es el punto central de gestión de todos los documentos que entran y salen de la institución. En este contexto, el objetivo principal del proyecto era sentar las bases de un entorno “sin papeles” en la universidad.

La dirección de la Universidad Técnica “Gheorghe Asachi” de Iași pretendía implantar una solución digital a través de la cual la actividad de registro dentro de la institución implicara el menor número posible de procesos manuales.

Digitalización de los flujos de trabajo internos

El gran volumen de documentos de la universidad, el complejo flujo de trabajo de cada documento, así como los retos que plantea el contexto de la pandemia han aumentado la necesidad de una solución de archivo digital.
   
   

Requisitos

  • El registro de documentos en un único punto de entrada/salida, a través de un registro centralizado desde varias sedes universitarias
  • El escaneo de los documentos registrados para formar un archivo
  • La trazabilidad de los documentos registrados
  • La copia de seguridad unitaria de los documentos registrados
  • El almacenamiento electrónico de los registros y de todos los documentos registrados
  • El almacenamiento centralizado de todos los documentos registrados

Algunos datos

  • 1 registro centralizado para 32 puntos de la universidad
  • Más de 50.000 registros durante un año natural
  • 27 registradores y 138 usuarios
  • Casi 40.000 documentos archivados con números de registro

El reto

El reto
  • Volumen de documentos y gran número de usuarios
  • La pandemia, que obligó a una rápida digitalización
  • El respeto de las normas de trabajo específicas del entorno universitario
  • La necesidad de crear y gestionar múltiples subregistros con diferentes especificidades

La solución

La solución
La implantación de una solución de archivo digital basada en la plataforma profesional ELO que garantiza:
  • La distribución de los documentos a las personas o departamentos responsables, la facilidad de gestión y la búsqueda por índices o palabras a partir del contenido de los documentos
  • Flujos de trabajo digitalizados para todo tipo de documentos, en el contexto de la pandemia
  • Coordinación y correlación de la información y los datos de los documentos para aumentar la eficacia y la confidencialidad
  • Registro de documentos entrantes y salientes, con la posibilidad de conceder automáticamente números de registro, reserva de números de registro para situaciones imprevistas

Las ventajas

Las ventajas
  • Fácil acceso a todos los documentos registrados en la solución
  • Búsqueda fácil de documentos según la información introducida en el proceso de registro (número, fecha, solicitante, observaciones, etc.)
  • Asignación de derechos de acceso a las direcciones/usuarios destinatarios
  • Organización estructurada de los documentos del Registro o de cualquier otra fuente, con vista previa de los documentos
  • Exportación de los documentos registrados a Excel e historial de acciones de los usuarios

Optimización de flujos de trabajo documentales

El gran volumen de documentos de la universidad, el complejo flujo de trabajo de cada documento y los retos añadidos del contexto de pandemia han disparado la necesidad de contar con una solución de archivo digital.

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