Establecer y mantener una infraestructura IT preparada para el futuro que cumpla con los más altos niveles de seguridad, protección de datos y necesidades de eficiencia

Ceská Advokátní Komora (CAK), el Colegio de Abogados checo, es la mayor organización profesional jurídica de la República Checa. Representa a más de 11.000 abogados activos. El CAK es una organización autónoma que ejerce la administración pública en el ámbito de la abogacía. Como tal, protege y garantiza la calidad de la prestación de servicios jurídicos por parte de los abogados. A la hora de actualizar la infraestructura IT de la organización, el sistema de información interno y los servicios de comunicación, el CAK se asoció con Konica Minolta para garantizar que el nuevo sistema proporcionara el máximo nivel de seguridad, al tiempo que permitiera flujos de trabajo altamente eficientes y simplificados.

Una IT totalmente segura y preparada para el futuro

Una organización del sistema judicial debe ser absolutamente inflexible a la hora de garantizar la seguridad y fiabilidad de sus datos. Esto es especialmente cierto para el colegio nacional de abogados checo, Česká Advokátní Komora (ČAK). Y cuando su infraestructura de IT existente y su sistema de información interno dejaron de cumplir sus elevados estándares de seguridad y eficiencia, buscaron un socio de IT para revisar todo su sistema de IT y comunicación, no solo para actualizarlo, sino también para prepararlo para el futuro.

Konica Minolta, como único punto de contacto, les proporcionó el paquete completo. El proyecto abarcaba los servidores y las estaciones de trabajo de los usuarios finales de la asociación. En el caso de los servidores, Konica Minolta instaló un nuevo hardware para proporcionar una plataforma que permitiera construir servidores totalmente virtuales para albergar todos los sistemas necesarios. Sustituyeron los antiguos servidores que aún funcionaban con Windows 2003, cuyo soporte había expirado. Esta virtualización garantiza un alto nivel de seguridad, ya que en caso de caída de un servidor virtual, uno nuevo puede arrancar inmediatamente, limitando el tiempo de inactividad a un mínimo absoluto. Además, se creó una copia de seguridad GEO en Praga y Brno como medida de seguridad adicional, eliminando así el riesgo potencial que existía anteriormente de una pérdida importante de datos. Esta solución de servidor también es atractiva desde el punto de vista económico: solo el sistema operativo que se ejecuta incurre en costes, ya que se proporciona como un servicio. También se sustituyó el hardware de los usuarios finales, desde los PC hasta las estaciones de trabajo, garantizando tanto un alto nivel de seguridad como una mejora significativa de la usabilidad.

La mejora de la usabilidad y de los procesos también fue clave a la hora de sustituir el antiguo sistema de información interno patentado por un moderno sistema de información integral (SIC): El sistema anterior se basaba en unos diez módulos que no estaban conectados. Esto hacía que los procesos que requerían la transferencia de información de un sistema a otro fuesen complicados y lentos. Al funcionar con MS Dynamics 365 en su núcleo, la nueva solución proporciona un servicio de archivos para cubrir todas las agendas necesarias de forma integral y está conectada con los sistemas circundantes. Y, gracias a una solución de SharePoint y al sistema K2 Blackpearl instalado, una plataforma de software para crear y ejecutar aplicaciones de procesos empresariales, el acceso a la información y su gestión se hace muy fácil e intuitivo. Además de la instalación de nuevas impresoras multifuncionales (MFP), se crearon cuatro estaciones de escaneo. Junto con el servidor ABBY Flexicapture and Recognition, este sistema se encarga de la captura de datos de las facturas, lo que aumenta la eficacia de este proceso para la organización.

Además, para garantizar el máximo nivel de control de acceso y facilidad de uso, se instaló un nuevo sistema de gestión de identidades, que reúne todos los sistemas. También había que renovar los servicios de comunicación, incluyendo una mejora de la conectividad de datos entre sucursales, una unificación de la comunicación de la asociación y la actualización de los servicios de teleconferencia, voz sobre IP (VOIP) y móvil.

 

Un análisis minucioso que condujo al mejor paquete de soluciones

Para proporcionar a ČAK no solo una solución, sino la que realmente necesita, Konica Minolta siguió su enfoque probado de escuchar atentamente al cliente tanto antes como después de ganar la licitación y de realizar un análisis exhaustivo in situ. Sobre la base de este proceso, Konica Minolta obtuvo un profundo conocimiento de los verdaderos requisitos que tendría que cumplir la nueva configuración de hardware, software y servicios.

"Nos impresionó la minuciosidad con la que Konica Minolta abordó este asunto, y nos convencieron mucho sus conclusiones y la solución elaborada", recordó Josef Fiala, CIO de ČAK, y añadió: "Enseguida vimos a Konica Minolta como un socio que no solo está interesado en vendernos hardware y un contrato de servicio, sino que está realmente interesado en crear una solución integral que realmente haga avanzar a nuestra organización."

 

Adaptación rápida a las nuevas realidades y necesidades normativas

Especialmente en el ámbito de los servicios jurídicos, las organizaciones tienen que adaptarse rápidamente a las nuevas directrices normativas, a menudo con implicaciones también para la infraestructura de IT. La introducción del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) europeo fue un ejemplo. En este caso, Konica Minolta realizó varias adaptaciones a la solución para garantizar el máximo cumplimiento de la nueva legislación. Konica Minolta también fue rápida a la hora de abordar otros ajustes con respecto a las necesidades y requisitos cambiantes y de encontrar soluciones adecuadas.

 

Contrato llave en mano y SLA de alto nivel

La ejecución de todo el proyecto fue gestionada por Konica Minolta, lo que proporcionó a la asociación una verdadera solución llave en mano y un único punto de contacto. También conlleva un acuerdo de nivel de servicio (SLA) de alto nivel que, a diferencia del contrato anterior, no solo incluía el hardware sino también el software. Abarca la asistencia telefónica, la vigilancia del producto (sistema K2) y la resolución de problemas, garantizando que los expertos de Konica Minolta resuelvan rápidamente cualquier problema que pueda surgir. La administración de todo el dominio web de ČAK y la gestión de los servicios web también están cubiertas por Konica Minolta, y esto a un precio inferior al del contrato de servicios que tenía anteriormente.