Simplificación y automatización del proceso documental

Simplificación y automatización del proceso documental

Simplificación y automatización del proceso documental

Inovativ Logistic, especializada en servicios de transporte nacional e internacional, almacenamiento, embalaje, organización, distribución y recogida de mercancías, se creó en 2012 y tiene su sede en Oradea, en el norte de Rumanía. El elevado número de facturas con gran cantidad de documentos de transporte relacionados era difícil de recuperar. Inovativ Logistic necesitaba un archivo electrónico que fuera accesible también desde dispositivos móviles, junto con funciones de registro electrónico. Konica Minolta proporcionó Document Navigator como solución basada en la nube para el procesamiento de documentos y los flujos de trabajo, así como Office 365 (SharePoint Online) para el archivo electrónico y las funciones de registro electrónico.


Numerosos retos en el proceso de las facturas


Inovativ Logistic maneja un elevado número de facturas, cada una de las cuales incluye varios documentos correlacionados. Al almacenar estos documentos solo en papel, la empresa tenía dificultades para encontrar una factura concreta y todo el conjunto de documentos relacionados. Los documentos llegan a la empresa por varios canales (correo electrónico, mensajería, etc.) y en distintos momentos. Por tanto, registrarlos y colocarlos en el lugar adecuado -junto con las facturas originales- llevaba mucho tiempo y era propenso a errores. Recuperar los documentos como un conjunto también era un reto para la empresa.

 

Una solución en la nube que mejora el proceso de facturación


Konica Minolta realizó un análisis de optimización del proceso para proponer la solución adecuada para Inovativ Logistic. Las facturas se colocan manualmente en una carpeta caliente, desde donde entran en la fase de procesamiento automático. Durante el procesamiento, cada factura se renombra automáticamente con una máscara específica para facilitar su recuperación posterior. A continuación, las facturas se trasladan automáticamente a la carpeta adecuada del archivo electrónico y se estructuran por año-mes-día-cliente-número de factura.

Los documentos correspondientes (pedido, albarán, carta de transporte internacional, etc.) se escanean y se envían desde el MFP a la carpeta correspondiente solo con teclear el número de la factura, elegir el tipo de documento y confirmar el nombre del cliente en el MFP.

El archivo se renombra automáticamente utilizando una máscara adecuada y se envía al archivo electrónico, donde se indexa con el número de factura correspondiente.

Para conseguir una rápida implantación sin complejos requisitos de infraestructura IT, la solución se suministró a través de la nube utilizando Document Navigator para el procesamiento de documentos y los flujos de trabajo y Office 365 (SharePoint Online) para el archivo electrónico y las funciones de registro electrónico.

Un camión de Inovativ Logistic
 

Muchas ventajas para el cliente


La solución ofrece un gran ahorro de tiempo y una reducción de las tasas de error en el procesamiento de documentos. Los documentos entran en el sistema de forma coherente, se almacenan en un espacio de trabajo organizado y posteriormente son fáciles de encontrar. La recuperación de los documentos en conjunto es rápida y sencilla, y todo el proceso se gestiona y supervisa mejor. La integración con los equipos multifuncionales Konica Minolta existentes aportó un alto nivel de satisfacción al cliente, ya que los flujos de trabajo necesarios se inician directamente desde la tarea de escaneado. Al ser una solución basada en la nube, el archivo está disponible desde cualquier lugar y en cualquier momento, y también se puede acceder a él desde dispositivos móviles.

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La solución propuesta por Konica Minolta satisfacía solo nuestras necesidades empresariales. Tiene una interfaz amigable y fácil de usar y la adoptamos rápidamente. Apreciamos la profesionalidad de todo el equipo de Konica Minolta y la atención prestada a nuestras necesidades y peticiones específicas.

Ana Julia Aron

CFO, Inovativ Logistic, Rumanía

El reto

El reto
  • Gran número de facturas con muchos documentos de transporte relacionados, difíciles de recuperar
  • El registro y la colocación de los documentos en el lugar adecuado (junto con las facturas originales) era lento y propenso a errores
  • Necesidad de un archivo electrónico accesible desde dispositivos móviles, junto con funciones de registro electrónico

La solución

La solución
  • Análisis de optimización de procesos
  • Implantación de una solución basada en la nube con
  • Document Navigator para el procesamiento de documentos y los flujos de trabajo
  • Office 365 (SharePoint Online) para el archivo electrónico y las funciones de registro electrónico
  • Envío automático de los documentos al archivo electrónico, donde se indexan con el número de factura correspondiente

Las ventajas

Las ventajas
  • Facilidad para recuperar todo el conjunto de documentos asociados a un transporte
  • Datos accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar
  • Reducción del tiempo de procesamiento y recuperación
  • Conjunto completo de documentos