Externalizar el proceso de impresión con la ayuda de un socio fuerte y fiable desde hace ocho años

El consorcio Galnaftogaz (la red de gasolineras OKKO) es una de las mayores redes de gasolineras de Ucrania. La empresa explota más de 400 estaciones de servicio con la marca OKKO. La estructura de la empresa incluye la mayor red de establecimientos de restauración en carretera de Ucrania: 400 cafeterías (en cada estación de servicio) y 41 restaurantes que operan con las marcas A La Minute, Pasta Mia y Meiwei. Las estaciones de servicio albergan 400 minimercados con un surtido de unos 2000 artículos. Además, las divisiones de la red OKKO venden productos petrolíferos a clientes corporativos al por menor, en pequeños lotes y al por mayor, y prestan servicios de examen de la calidad del combustible, así como servicios de almacenamiento y transporte de petróleo. La red OKKO cuenta con 10 depósitos de almacenamiento de petróleo y 19 laboratorios fijos y móviles para el control de calidad del petróleo.

Una red sin fronteras que funciona 24/7

Antes de elegir una solución para la impresión de la oficina, la empresa se marcó dos objetivos clave: disponer de servicios de impresión ininterrumpidos y poder utilizar los equipos de impresión independientemente de la ubicación de la oficina o de los empleados.

"Los procesos de impresión no son esenciales para la empresa, ya que estamos en vías de una completa digitalización de nuestro negocio. Sin embargo, algunos procesos requieren la impresión obligatoria de los documentos que los acompañan, debido a restricciones legislativas y de otro tipo", dice Mykola Horak, Jefe de Soporte Técnico del Consorcio Galnaftogaz. "Nuestros almacenes de petróleo trabajan 24 horas al día, y es imposible que los camiones de combustible salgan sin la impresión previa de las cartas de porte. Por eso los servicios de impresión ininterrumpida son muy importantes para nosotros".

Además, la empresa sigue el concepto de "red sin fronteras". Según este concepto, todos los empleados deben tener acceso sin trabas a todos los servicios de información, independientemente de su ubicación. Los servicios de impresión no son una excepción y están cubiertos por este concepto.

Antes de su colaboración con Konica Minolta, el Consorcio Galnaftogaz utilizaba los servicios de otros proveedores. "Las frecuentes averías de los equipos de impresión provocaban tiempos de inactividad de los camiones de combustible, y la falta de software para la gestión del proceso de impresión provocaba un uso excesivo de papel y la violación de las normas de seguridad de la información", explica Mykola Horak. "Los empleados enviaban los trabajos de impresión a una impresora compartida que empezaba a imprimir inmediatamente. Cualquiera podía ver o coger un documento impreso con información confidencial".

La integración del dispositivo con un sistema de gestión de acceso y directorio LDAP también era importante para la empresa.

 

Gestión inteligente de los procesos de impresión

Las soluciones de Konica Minolta están implantadas en 29 oficinas distribuidas por toda Ucrania. En la actualidad, 87 dispositivos multifuncionales bizhub de Konica Minolta están instalados y reciben servicio en el Consorcio Galnaftogaz. La empresa ha elegido YSoft SafeQ para gestionar los procesos de impresión. Todos los dispositivos Konica Minolta están equipados con terminales y lectores de tarjetas integrados.

Gracias a YSoft SafeQ, el Consorcio Galnaftogaz se beneficia de una mayor seguridad al imprimir documentos corporativos. Todos los dispositivos Konica Minolta están interconectados, y los empleados pueden autenticarse para acceder a los dispositivos multifuncionales de cualquier oficina utilizando su código personal o su tarjeta magnética, que también es un pase para la oficina. El sistema de autenticación controla el acceso a los datos y permite establecer diferentes tipos de acceso a los equipos.

Cuando un usuario envía un trabajo de impresión, éste se dirige al servidor de YSoft SafeQ. El usuario puede autenticarse como se ha descrito anteriormente e imprimir el trabajo en cualquier momento en cualquier impresora dentro o fuera de la oficina. Como parte de esta solución, el departamento financiero recibe todos los informes necesarios para asignar los costes de impresión dentro de la empresa y entre los proyectos individuales. Al analizar los trabajos de impresión, copia y escaneado, YSoft SafeQ también ayuda a identificar posibles cuellos de botella en algunos procesos operativos.

En 2019, el Consorcio Galnaftogaz requirió una actualización de YSoft SafeQ 4 a una versión más reciente (YSoft SafeQ 6) y anunció una licitación para adquirir las licencias. Junto con las licencias comunes, Konica Minolta Ucrania ofreció un servicio integral de instalación, asesoramiento y formación del personal. Gracias a ello, la empresa ganó el concurso una vez más, demostrando ser una experta en el campo de la gestión del flujo de documentos en papel.

 

Cómoda, eficaz e ininterrumpida

"Creo que hemos alcanzado el 100% de nuestros objetivos. Tras la transición a la externalización de la impresión con Konica Minolta, el número de averías de los equipos se redujo de 700 a 20 al año. Al mismo tiempo, los servicios de impresión siguieron estando disponibles sin interrupción", dice Mykola Horak sobre los resultados. "Hubo un breve periodo de adaptación y formación. Sin embargo, posteriormente nuestros empleados ya no tuvieron que consultar a los especialistas de soporte de IT sobre el funcionamiento de los dispositivos multifuncionales. Pueden imprimir, copiar, escanear y reconocer documentos desde cualquier lugar sin necesidad de hacer preguntas o acciones innecesarias."

Según Mykola, uno de los resultados positivos de esta colaboración es lo mucho que ha aliviado la carga de los especialistas en IT. Ya no dedican mucho tiempo a reparar los dispositivos de impresión, pedir el tóner y llamar a los técnicos de servicio. El sistema de monitorización remota permite a Konica Minolta anticiparse a los fallos de los equipos, responder a ellos con antelación y garantizar un suministro constante de consumibles. El coste de una impresión a todo color también ha disminuido considerablemente gracias a los factores de relleno.