Simplificar el proceso de salida de mercancías mediante un flujo de trabajo digital

Un flujo de trabajo basado en documentos para la salida de mercancías, desarrollado por Konica Minolta, está ahorrando al experto en iluminación LED MBN-PROLED al menos entre cinco y seis horas de trabajo a la semana. Además del ahorro de tiempo y costes, la empresa, con unos 30 empleados, también puede impresionar a sus clientes gracias al almacenamiento digital de los documentos.

MBN-PROLED realiza cada día unos 100 envíos de luces LED a clientes nacionales e internacionales. Hasta hace unos meses, los documentos de salida de mercancías asociados, incluidos los registros y las listas de empaquetado, que contenían notas manuscritas relacionadas, por ejemplo, con los números de lote y de serie, llenaban unas dos o tres carpetas por semana. "Si un cliente o un miembro de nuestro personal tenía dudas sobre las entregas, llevaba mucho tiempo y trabajo complejo encontrar la información correcta en los documentos que teníamos almacenados", informó Bernd Menrad, director general de MBN-PROLED, cuyo objetivo era hacer que la empresa fuera más rápida y eficiente mediante la digitalización de procesos. "Ahora cualquier búsqueda requiere solo un clic que permite a cada empleado ver la información que busca".

Esto es posible gracias a un flujo de trabajo automatizado para la digitalización, que se basa en un paquete de hardware y software de Konica Minolta. Consiste en el sistema multifunción (MFP) bizhub C558 de Konica Minolta para imprimir, copiar y escanear, junto con la solución de software AutoStore de Nuance para registrar y gestionar los documentos y la solución de software dokoni FIND para la búsqueda de documentos. Actualmente, con la solución utilizada en las operaciones diarias, todos los documentos de salida de mercancías se escanean en pila una vez al día y se almacenan en el archivo digital, al que los empleados pueden acceder desde sus puestos de trabajo en todo momento.

 

El asesoramiento de expertos fue el factor decisivo

Konica Minolta, que ha sido un proveedor de hardware IT de confianza de MBN-PROLED durante muchos años, consiguió convencer al experto en iluminación LED con esta solución de flujo de trabajo en muy poco tiempo. "Elegir a Konica Minolta fue una decisión fácil para nosotros porque todo el proceso fue extremadamente profesional desde el principio", explicó Menrad. "Los expertos de Konica Minolta sabían exactamente de qué estaban hablando y qué había que hacer. No hubo ninguna de las vaguedades que suelen darse en las fases preliminares de los proyectos de IT". 

En cuanto al proyecto de digitalización, la principal preocupación del director general era que el proyecto pudiera ejecutarse en un plazo breve y que la solución estuviera diseñada para ser automática y a prueba de fallos. El personal debía poder iniciar el proceso de digitalización con un solo clic, sin tener que navegar por un laberinto de submenús.

Después de realizar una prueba muy exitosa con documentos de embalaje típicos de MBNPROLED en Konica Minolta, supervisada a través de una sesión de escritorio remoto, llegó el momento de desarrollar un plan detallado. Era obvio que no íbamos a obtener un sistema "plug and play", sino una solución a medida que cumpliera todos los requisitos", recuerda Menrad. Por ejemplo, como las listas de empaquetado suelen abarcar varias páginas, la solución debía detectar automáticamente cuándo se iniciaba una nueva lista y registrarla como un archivo independiente. Este problema se resolvió utilizando un código de barras -que pueden generar los gestores de proyectos utilizando el sistema ERP- al principio de cada lista de empaquetado.



 

Tasa de detección de casi el 100%

Una vez instalados el equipo multifunción bizhub C558 y el software necesario, los empleados correspondientes llevaron a cabo una prueba de dos semanas después de las pruebas iniciales. Esto dio lugar a pequeñas modificaciones adicionales en el proceso, como cambios en los campos de los formularios para garantizar una posición óptima de las entradas de texto largas y cortas, por ejemplo, para las direcciones. "Estas pequeñas adaptaciones ayudaron a conseguir nuestra actual tasa de detección de casi el 100%. Los problemas solo pueden producirse cuando se cometen errores durante el funcionamiento, por ejemplo, cuando se clasifica una hoja al revés", declaró Menrad, que antes de comenzar el proyecto era muy escéptico sobre si una solución tan perfecta era posible.

Ahora el director general está satisfecho de que el proceso de salida de mercancías sea mucho más eficaz y sencillo: "Estamos ahorrando entre cinco y seis horas de trabajo a la semana entre todos los empleados y, por tanto, conseguiremos recuperar la inversión en menos de un año, sin tener en cuenta el espacio y los costes que hemos ahorrado en el archivo físico." Menrad también mencionó el aumento de la satisfacción de los clientes como otro beneficio importante. 

Además, como todo se completó en el plazo previsto y dentro del presupuesto asignado, Menrad tiene previsto implementar gradualmente otros proyectos de digitalización en la empresa.