Archivo a prueba de revisiones y procesos automatizados

Fue solo un comentario casual lo que llevó a la implantación de un sistema de gestión de documentos (ECM) en el "Bodenmechanisches Labor Gumm". Esto proporciona un archivo digital a prueba de revisiones y garantiza la automatización de varios procesos empresariales. El proveedor de servicios técnicos especializados puede ahora acelerar los procedimientos internos y aumentar su transparencia, incrementando la rentabilidad de la empresa.

Un nuevo sistema de salida multifuncional desencadena el proyecto ECM

"¿No sería estupendo que ya no tuviéramos que archivar a mano cada página escaneada, sino que pudiéramos archivar los documentos automáticamente, por ejemplo, mediante el reconocimiento de códigos de barras? Considerando que esto no era más que una quimera, Meike Wohlfart, asistente de la dirección del "Bodenmechanisches Labor Gumm", mencionó su idea casualmente cuando Konica Minolta instaló un nuevo sistema multifuncional para combinar impresión, escaneado, copia y fax en la sede de la empresa en Laufersweiler, cerca de Frankfurt/Main.

Al principio, el equipo directivo de Gumm apenas se lo podía creer cuando el representante de Konica Minolta señaló que esto se podía conseguir fácilmente; inmediatamente aceptaron una consulta de seguimiento para escuchar una propuesta detallada. Konica Minolta sugirió instalar un sistema de gestión de documentos (ECM) como base para un archivo digital y procesos empresariales automatizados.

"Desde el principio, estuvimos entusiasmados y a favor del proyecto", cuenta el director general Werner Volker Gumm. "La única condición previa era que nuestros procesos, la estructura de archivos y el sistema de números de proyectos no se modificaran". Al fin y al cabo, los flujos de trabajo existentes habían sido probados y aprobados a lo largo de los años y están certificados según la norma de calidad EN ISO 9001.

Con 50 empleados en cinco sedes, el "Bodenmechanisches Labor Gumm" trabaja en los ámbitos de las obras contaminadas, los suelos de cimentación, la construcción de carreteras, los movimientos de tierra y la construcción de vertederos, la ingeniería geológica y la hidrogeología, así como la medición de vibraciones. En toda Alemania, el proveedor de servicios especializados elabora peritajes y realiza mediciones y análisis específicos.

"Ya en el pasado, digitalizamos toda la documentación de cada proyecto y lo archivamos todo en el servidor de archivos para garantizar un fácil acceso a los empleados de todas nuestras sucursales", recuerda Werner Volker Gumm. Entre los documentos del proyecto había, por ejemplo, muchos protocolos de obra, que los empleados rellenaban a mano mientras estaban en el lugar. De vuelta a la oficina, había que escanear los protocolos y guardarlos en los archivos correspondientes.

 

Códigos de barras para la clasificación automática

Desde que Konica Minolta estableció un sistema de gestión de documentos (ECM) en la "Bodenmechanisches Labor Gumm", los coordinadores de proyectos asignan los protocolos de obra a los proyectos e introducen previamente los datos relevantes, como el número de proyecto y los datos del cliente. Para cada protocolo, el ECM crea un código de barras, que se incluye en el formulario de protocolo que el empleado rellena en la obra.

De vuelta a la oficina, el protocolo se escanea y, gracias al código de barras, se guarda automáticamente en el archivo del proyecto correcto dentro del ECM. Meike Wohlfart está encantada: "El nuevo proceso ahorra tiempo porque ya no hay que rellenar a mano el encabezamiento del protocolo, pero sobre todo porque el proceso de archivado se ha automatizado por completo. Esto también significa que los protocolos ya no se guardan inadvertidamente en el archivo equivocado".

 

El ECM garantiza una mayor transparencia

Otra ventaja importante es que a los empleados les resulta mucho más fácil buscar información específica, como informa Werner Volker Gumm: "Si los empleados buscan, por ejemplo, una experiencia en la medición del radón, ya no tienen que buscar en todos nuestros proyectos, sino que pueden introducir simplemente "Radón"".

El propietario de la empresa está especialmente satisfecho de que el ECM también ayude a mejorar la transparencia en toda la empresa: "Además de procesos más eficientes, esperamos ventajas de las evaluaciones y análisis que, por ejemplo, nos permitan obtener fácilmente información detallada sobre el número de análisis realizados y su rentabilidad." Los auditores también señalaron esta ventaja empresarial, cuando recientemente evaluaron el ECM al realizar la recertificación según la norma ISO 9001. Además de las nuevas posibilidades de evaluación, destacaron la aceptabilidad de la auditoría de acuerdo con la ley, que el nuevo ECM garantiza de forma fiable.

Casi un año después de la implantación del ECM, el director general Werner Volker Gumm está totalmente satisfecho: "Todo lo que queríamos conseguir hasta ahora, lo hemos conseguido". Esto, explica, se debe en gran medida a la excelente colaboración con Konica Minolta y al hecho de que los responsables del proyecto respondieron rápidamente a las preguntas y resolvieron los retos con rapidez. Como consecuencia, la dirección ya está estudiando nuevas aplicaciones de ECM con el objetivo de profundizar en el desarrollo de flujos de trabajo más amplios y la integración de programas de registro de tiempos para el control de proyectos.