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La seguridad de los datos y el cumplimiento de la legislación son fundamentales para todas las empresas. Sin embargo, para alcanzar estos objetivos al gestionar contenido dentro de una organización, hay dos factores que deben trabajar en armonía: Un sistema de gestión de la información que proporcione un marco seguro y una fuerza laboral que use correctamente el sistema. Las precauciones necesarias empiezan por tener una ubicación de almacenamiento compatible con el RGPD y que, por ejemplo, incluya medidas de seguridad activas tales como almacenamiento encriptado y procedimientos de copia de seguridad para la recuperación ante desastres. Sin embargo, incluso el sistema más seguro y legal no será efectivo si no tiene en cuenta las demandas del trabajo real de los empleados. Konica Minolta proporciona soluciones de gestión de la información corporativa en las que la protección de datos, el cumplimiento de la legislación y la ciberseguridad son componentes fundamentales.
La digitalización está todavía muy lejos de ser completa en muchas empresas. Para muchas compañías, particularmente pymes, los procesos de gestión de contenidos son una mezcla de procesos digitales y basados en papel. Ya sean facturas, contratos o información de empleados, un enorme volumen de trabajo de oficina todavía está muy adaptado al trabajo en papel. Las líneas de falla entre las partes digitales y las basadas en papel de un proceso son una fuente de errores e ineficiencias.
“Ninguna aproximación a la gestión de la información puede planificarse con independencia de la seguridad y la protección de los datos, y viceversa.”
Mediante la gestión inteligente de la información, las empresas pueden empezar a cumplir con sus obligaciones, sin importar la naturaleza híbrida del entorno de gestión de contenidos de muchas compañías. Por ejemplo, los procesos basados en papel pueden hacer el borrado de datos más difícil de llevar a cabo en tiempo y forma, pero las soluciones digitales pueden ayudar a automatizar el proceso de gobernanza.
Una aproximación holística a la gestión de la información requiere la protección de todos los flujos de datos, incluida la generación, el procesado y el almacenamiento de los mismos, con una continua encriptación usada en todas las etapas. Así pueden mantenerse a raya amenazas críticas para el negocio como el espionaje corporativo o el robo de datos..
En lo que se refiere al Artículo 32 del Reglamento General de Protección de Datos o RGPD/GDPR, la información sensible en áreas como recursos humanos y datos de clientes requiere niveles muy altos de protección en términos de almacenamiento, acceso y procesado. Las consecuencias de su falta de cumplimiento no solo pueden conllevar multas, sino también tener un impacto desastroso sobre la reputación y el valor de una empresa.
La tecnología está evolucionando para afrontar los retos de la seguridad de datos, pero cualquier solución verdaderamente efectiva también debe incluir la dimensión humana.
A la par que las medidas de seguridad se hacen cada vez más potentes, los hackers apuntan con más frecuencia a los eslabones débiles que quedan: los empleados. Por ello los métodos de ingeniería social son una amenaza creciente. La ayuda de las personas es todavía una de las formas más fáciles de conseguir la información necesaria. Como resultado, cualquier estrategia efectiva de protección y seguridad de datos debe incluir en la ecuación a los empleados y su comportamiento.
Además, ya sea por comodidad o simplemente para conseguir hacer cosas que serían imposibles usando los servicios aceptados, los empleados buscan formas alternativas y utilizan procesos inseguros tales como métodos no seguros de compartición de ficheros o la circulación de hojas Excel que contienen datos sensibles de los clientes.
La oferta de productos y servicios de Konica Minolta en el campo de los datos seguros y la gestión de la información incluye la colaboración, la gestión optimizada de contratos, el procesado de facturas y una función inteligente de búsqueda de documentos e información. De entre todas las soluciones, adoptamos como principal la protección de datos por diseño y por defecto, asegurándonos de que los datos siempre se almacenan y sus copias de seguridad se hacen de forma que se cumple con la legislación aplicable.
Le damos la capacidad de mantenerse en cabeza de un entorno legislativo único y riguroso. Como empresa europea, nuestros centros de datos están ubicados en Alemania y Suecia, y estamos estableciendo nuevos centros en otros países como Dinamarca. Esto le asegura que los datos permanecen en Europa y no están sujetos a legislaciones de otros países tales como el Acta Patriótica de los EEUU.
La ayuda de las personas es todavía una de las formas más fáciles de conseguir la información necesaria. Por tanto, durante una prueba de penetración, nuestros consultores de Konica Minolta llevan a cabo ataques comunicados de ingeniería social para localizar posibilidades, a la vez que se crea conciencia entre los empleados.
La seguridad de datos y el cumplimiento de la legislación son fundamentales para todas las empresas. Sin embargo, para cumplir estos objetivos clave cuando se gestiona contenido dentro de una organización, hay dos factores que deben trabajar en armonía: un sistema de gestión de la información que proporcione un marco de trabajo seguro y un personal que realmente use el sistema de forma correcta.
Amplia protección para sus sistemas de datos IT, multifuncionales y de seguridad de vídeo.
Con sus 17 empleados, con experiencia y altamente cualificados, Sporrong & Eriksson Revisionsbyrå AB es una empresa auditora basada en Kalmar, Suecia. Con profundas raíces en esta región sudoriental, la compañía se enorgullece de proporcionar a sus más de 600 clientes, empresas medianas y pequeñas, el más alto nivel de servicios profesionales de auditoría, siempre combinados con una aproximación personal e individual hacia el cliente. Usar las posibilidades que proporciona la digitalización en el servicio a sus clientes ha sido un objetivo clave para Sporrong & Eriksson desde el principio, siendo la empresa galardonada con el premio ‘Agencia Futura del Año 2017’. Junto a Konica Minolta, la compañía decidió dar otro audaz paso en el camino hacia hacerse verdaderamente digital.
Desde su fundación en 2000, Sporrong & Eriksson ha crecido para convertirse en una empresa de contabilidad líder en Kalmar. Esto lo ha logrado proporcionando a sus clientes una profesionalidad sin ambages en su trabajo, y destacando sobre su competencia con un nivel de servicio altamente personal. Estar ahí para (y con) sus clientes es un componente clave de la estrategia de éxito de la empresa. Por ello los empleados de la compañía pasan una parte significativa de su tiempo de trabajo fuera de la oficina en las instalaciones de sus clientes, o de camino a ellas. Una IT que proporcione medios para este trabajo remoto es por lo tanto no una ventaja más para Sporrong & Eriksson, sino un factor vital para su modelo de negocio.
Para una empresa cuyo único producto es el tiempo de sus empleados, la solución IT que facilite esto tiene que funcionar sin interrupciones y ser absolutamente fiable. Al mismo tiempo, debido a la naturaleza sensible y confidencial de los datos que procesan, esta solución ha de asegurar los más altos niveles de seguridad de datos. Håkan Sporrong, uno de los cuatro propietarios de la empresa, explica: “El tiempo tanto nuestro como de nuestros clientes es muy valioso, así que necesitábamos un sistema que diera soporte a nuestra forma de trabajar. Necesitábamos ser ágiles pero al mismo tiempo estar fuertemente protegidos.”
Habiendo sido un socio fiable y dedicado de Sporrong & Eriksson desde 2011, Konica Minolta primero llevó a cabo un análisis y consultoría en profundidad con el fin de encontrar la solución más adecuada para dar el siguiente paso en el proceso de digitalización de su socio. La solución que había en las instalaciones del cliente ya no satisfacía las expectativas de Sporrong & Eriksson. Buscaban un sistema IT que estuviera siempre actualizado, desde el servidor hasta las estaciones de trabajo, con el más alto nivel de seguridad y fiabilidad 24/7. Al mismo tiempo, esta solución debía descargar lo más posible a los recursos internos de cualquier tarea de IT. En el pasado, el personal de Sporrong & Eriksson tenía que hacer manualmente las copias de seguridad después del horario laboral. En cuanto a los procesos de trabajo optimizados, al trabajar desde fuera de la oficina con datos de clientes, los empleados de Sporrong & Eriksson primero tenían que recuperar los ficheros relevantes del sistema local y después devolverlos de nuevo al sistema. Este proceso hacía enormemente difícil y engorroso el trabajo en equipo sobre estos documentos, particularmente desde diferentes ubicaciones. Por último, pero no menos importante, Sporrong & Eriksson también buscaba un socio que le proporcionara soporte helpdesk externo y nuevos equipos para estaciones de trabajo.
Para satisfacer estas necesidades, Konica Minolta identificó la implementación de su solución todo-en-uno Remote Care Workplace Premium como la opción perfecta. En el backend, los servidores funcionan ahora desde el centro de datos de alta seguridad de Konica Minolta, minimizando la amenaza cualquier pérdida de datos y descargando al personal de la empresa de esta ardua, repetitiva (y no facturable) tarea. La protección antivirus también está en el más alto nivel y siempre actualizada. Se proporcionaron nuevos ordenadores portátiles para los empleados, asegurándose Konica Minolta de que los sistemas operativos y las aplicaciones siempre están en las últimas versiones. Además, este paquete incluye un helpdesk 24/7 con experimentados expertos de Konica Minolta siempre preparados para dar soporte y resolver rápidamente cualquier problema que pudiera surgir. Básicamente, el objetivo era que Konica Minolta se hiciera cargo del papel de departamento IT externo para la compañía.
Para Sporrong & Eriksson, era absolutamente crucial que sus empleados pudieran seguir trabajando para sus exigentes clientes sin interrupciones a pesar de la migración al nuevo sistema. Además, como firma de auditoría, la empresa trabaja con varias aplicaciones altamente específicas para su sector. Konica Minolta tenía que asegurarse de que estas se integraran sin fisuras en el nuevo sistema IT y proporcionaran todas las capacidades de trabajo remoto que se esperaba de ellas.
La alta dedicación, el compromiso y la experiencia de los expertos de Konica Minolta fue fundamental para el éxito de este proyecto. “El personal de servicio que llevó a cabo la implementación fue muy profesional y se notaba que estaban altamente cualificados. Siempre que surgieron problemas o inconvenientes, Konica Minolta los manejó rápidamente y con gran respeto por el proceso”, explica Håkan Sporrong. Está altamente satisfecho con el resultado y con el soporte de Konica Minolta: “Ahora, no importa si estamos en la oficina, en casa o en el cliente. Tenemos la misma capacidad de acceder a todos los programas, ficheros y aplicaciones que necesitamos para hacer nuestro trabajo. Estamos muy contentos con el servicio que proporciona Konica Minolta.”
La implementación de Remote Care Workplace Premium ha ayudado por tanto a Sporrong & Eriksson a dar un gran salto adelante para hacer realidad su valiente visión de digitalizar su negocio. Y esto no acaba aquí: ya están en camino futuros proyectos junto a Konica Minolta para conseguir, por ejemplo, una oficina y unos flujos de trabajo con clientes que sean verdaderamente sin papeles.
Sentíamos que necesitábamos hacer una transformación digital y para eso Konica Minolta era, y es, el socio perfecto. La solución que nos presentaron era exactamente lo que buscábamos: una solución digital puntera con un foco total en la flexibilidad y la seguridad.
Håkan Sporrong
Propietario, Sporrong & Eriksson Revisionsbyrå AB
Usar las posibilidades que la digitalización proporciona en el servicio a sus clientes ha sido un objetivo clave para Sporrong & Eriksson desde el principio, obteniendo el galardón ‘Agencia Futura del Año 2017’. Junto a Konica Minolta, la empresa decidió dar un nuevo y valiente paso en el camino hacia la digitalización real.
Sporrong & Eriksson Revisionsbyrå AB es una empresa auditora ubicada en Kalmar, Suecia, que cuenta con una plantilla de 17 expertos. Firmemente implantada en la zona sureste del país, la empresa presta servicios de auditoría de alto nivel a más de 600 pymes, poniendo siempre especial atención al trato personalizado y personal al cliente. Las posibilidades que les ofrece la digitalización para la prestación de sus servicios han sido clave para Sporrong & Eriksson desde el principio, y les ha llevado a conseguir el premio ‘Future Agency of the Year 2017’. La compañía decidió, junto a Konica Minolta, dar un nuevo paso hacia su transformación digital total.
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