Protección y seguridad de datos

Con sus 17 empleados, con experiencia y altamente cualificados, Sporrong & Eriksson Revisionsbyrå AB es una empresa auditora basada en Kalmar, Suecia. Con profundas raíces en esta región sudoriental, la compañía se enorgullece de proporcionar a sus más de 600 clientes, empresas medianas y pequeñas, el más alto nivel de servicios profesionales de auditoría, siempre combinados con una aproximación personal e individual hacia el cliente. Usar las posibilidades que proporciona la digitalización en el servicio a sus clientes ha sido un objetivo clave para Sporrong & Eriksson desde el principio, siendo la empresa galardonada con el premio ‘Agencia Futura del Año 2017’. Junto a Konica Minolta, la compañía decidió dar otro audaz paso en el camino hacia hacerse verdaderamente digital.

Cuando la empresa es personal, el tiempo es dinero, y la seguridad es fundamental

Desde su fundación en 2000, Sporrong & Eriksson ha crecido para convertirse en una empresa de contabilidad líder en Kalmar. Esto lo ha logrado proporcionando a sus clientes una profesionalidad sin ambages en su trabajo, y destacando sobre su competencia con un nivel de servicio altamente personal. Estar ahí para (y con) sus clientes es un componente clave de la estrategia de éxito de la empresa. Por ello los empleados de la compañía pasan una parte significativa de su tiempo de trabajo fuera de la oficina en las instalaciones de sus clientes, o de camino a ellas. Una IT que proporcione medios para este trabajo remoto es por lo tanto no una ventaja más para Sporrong & Eriksson, sino un factor vital para su modelo de negocio.

Para una empresa cuyo único producto es el tiempo de sus empleados, la solución IT que facilite esto tiene que funcionar sin interrupciones y ser absolutamente fiable. Al mismo tiempo, debido a la naturaleza sensible y confidencial de los datos que procesan, esta solución ha de asegurar los más altos niveles de seguridad de datos. Håkan Sporrong, uno de los cuatro propietarios de la empresa, explica: “El tiempo tanto nuestro como de nuestros clientes es muy valioso, así que necesitábamos un sistema que diera soporte a nuestra forma de trabajar. Necesitábamos ser ágiles pero al mismo tiempo estar fuertemente protegidos.”

Estableciendo una infraestructura IT sin preocupaciones, fiable y segura

Habiendo sido un socio fiable y dedicado de Sporrong & Eriksson desde 2011, Konica Minolta primero llevó a cabo un análisis y consultoría en profundidad con el fin de encontrar la solución más adecuada para dar el siguiente paso en el proceso de digitalización de su socio. La solución que había en las instalaciones del cliente ya no satisfacía las expectativas de Sporrong & Eriksson. Buscaban un sistema IT que estuviera siempre actualizado, desde el servidor hasta las estaciones de trabajo, con el más alto nivel de seguridad y fiabilidad 24/7. Al mismo tiempo, esta solución debía descargar lo más posible a los recursos internos de cualquier tarea de IT. En el pasado, el personal de Sporrong & Eriksson tenía que hacer manualmente las copias de seguridad después del horario laboral. En cuanto a los procesos de trabajo optimizados, al trabajar desde fuera de la oficina con datos de clientes, los empleados de Sporrong & Eriksson primero tenían que recuperar los ficheros relevantes del sistema local y después devolverlos de nuevo al sistema. Este proceso hacía enormemente difícil y engorroso el trabajo en equipo sobre estos documentos, particularmente desde diferentes ubicaciones. Por último, pero no menos importante, Sporrong & Eriksson también buscaba un socio que le proporcionara soporte helpdesk externo y nuevos equipos para estaciones de trabajo.

Para satisfacer estas necesidades, Konica Minolta identificó la implementación de su solución todo-en-uno Remote Care Workplace Premium como la opción perfecta. En el backend, los servidores funcionan ahora desde el centro de datos de alta seguridad de Konica Minolta, minimizando la amenaza cualquier pérdida de datos y descargando al personal de la empresa de esta ardua, repetitiva (y no facturable) tarea. La protección antivirus también está en el más alto nivel y siempre actualizada. Se proporcionaron nuevos ordenadores portátiles para los empleados, asegurándose Konica Minolta de que los sistemas operativos y las aplicaciones siempre están en las últimas versiones. Además, este paquete incluye un helpdesk 24/7 con experimentados expertos de Konica Minolta siempre preparados para dar soporte y resolver rápidamente cualquier problema que pudiera surgir. Básicamente, el objetivo era que Konica Minolta se hiciera cargo del papel de departamento IT externo para la compañía.

El dominio de un entorno complejo y un punto de partida

Para Sporrong & Eriksson, era absolutamente crucial que sus empleados pudieran seguir trabajando para sus exigentes clientes sin interrupciones a pesar de la migración al nuevo sistema. Además, como firma de auditoría, la empresa trabaja con varias aplicaciones altamente específicas para su sector. Konica Minolta tenía que asegurarse de que estas se integraran sin fisuras en el nuevo sistema IT y proporcionaran todas las capacidades de trabajo remoto que se esperaba de ellas.

La alta dedicación, el compromiso y la experiencia de los expertos de Konica Minolta fue fundamental para el éxito de este proyecto. “El personal de servicio que llevó a cabo la implementación fue muy profesional y se notaba que estaban altamente cualificados. Siempre que surgieron problemas o inconvenientes, Konica Minolta los manejó rápidamente y con gran respeto por el proceso”, explica Håkan Sporrong. Está altamente satisfecho con el resultado y con el soporte de Konica Minolta: “Ahora, no importa si estamos en la oficina, en casa o en el cliente. Tenemos la misma capacidad de acceder a todos los programas, ficheros y aplicaciones que necesitamos para hacer nuestro trabajo. Estamos muy contentos con el servicio que proporciona Konica Minolta.”

Juntos en el camino hacia el trabajo digital diario

La implementación de Remote Care Workplace Premium ha ayudado por tanto a Sporrong & Eriksson a dar un gran salto adelante para hacer realidad su valiente visión de digitalizar su negocio. Y esto no acaba aquí: ya están en camino futuros proyectos junto a Konica Minolta para conseguir, por ejemplo, una oficina y unos flujos de trabajo con clientes que sean verdaderamente sin papeles.