Es posible que no haya nada más básico para un negocio que un contrato. Si las finanzas son la sangre de una organización, los contratos son el tejido conectivo de la confianza y el entendimiento que lo mantiene todo unido. Sin embargo, en muchas empresas es un punto doloroso e inflexible, porque los contratos permanecen atados a anticuados procesos basados en papel. Esto da como resultado:
- Los procesos basados en papel requieren un archivo físico que demanda un espacio considerable, horas de trabajo, tiempo y recursos
- Las búsquedas de documentos consumen mucho tiempo
- Es imposible mantener una visión general relevante e inmediata
- Es muy fácil pasar por alto fechas límite críticas o periodos contractuales
- Pueden darse prórrogas contractuales involuntarias cuando se superan las fechas límite de cancelación, lo que lleva a costes innecesarios y menos flexibilidad
- La manipulación incorrecta puede provocar penalizaciones por incumplimientos, oportunidades perdidas y potencialmente costosas auditorías legales
Resuelva esos retos con una gestión digital de contratos
Como cualquiera que gestione copias en papel de contratos puede atestiguar, es una tarea muy absorbente. Todos los retos del procesado manual se evitan gracias a la gestión digital de contratos. La digitalización de los contratos elimina el papel del proceso y simplifica el almacenamiento y la recuperación al poner los contratos en una única base de datos central.
Sin embargo, cada negocio es diferente, y el proceso de seleccionar e implementar una solución apropiada necesita hacerse con cuidado. Konica Minolta tiene una filosofía hacia la gestión de contratos centrada en el cliente que tiene en cuenta el entorno empresarial y los procesos de funcionamiento de cada compañía. Se diseñan soluciones de gestión de contratos a la medida según las necesidades del cliente.
Con la gestión digital de contratos de Konica Minolta, cada documento se escanea y se indexa automáticamente, notificando a los miembros de la plantilla, las partes y los firmantes. Todos los contratos se almacenan en una base de datos, por lo que todo está en el mismo lugar. Todo el mundo sabe lo que ocurre. Las ventajas de esta administración de contratos incluyen menos errores humanos, control de versiones y aprobaciones más rápidas. Toda la información que necesita estará disponible con pulsar un botón, desde búsquedas de texto en todo el contenido hasta el análisis de las condiciones contractuales, el valor del contrato y sus parámetros.