Digital Mailroom: Controlando la inundación de mensajes

Cómo aumentar la eficiencia de su organización con una sala de correo digital

Resuelva los retos del correo entrante


Gestionar una marea incesante de datos entrantes es un reto en aumento para las empresas. Las compañías deben encontrar la forma de controlar el flujo de documentos tanto en papel como digitales. El buzón de entrada ha de diseñarse de forma que ayude a organizar la entrada tanto digital como en papel y a aumentar la productividad. Al mismo tiempo la rigurosa legislación de protección de datos implica que el sistema de correo utilizado ha de cumplir con ella. Las soluciones de Digital Mailroom o sala de correo digital pueden ofrecer significativas ventajas en ambos aspectos, liberando a la vez a los empleados de las tareas administrativas repetitivas. Konica Minolta puede ayudar a su empresa a aprovechar las oportunidades que el Digital Mailroom le ofrece, gestionando con prontitud su correo electrónico y físico y aumentando la productividad al simplificar la forma en que usted puede responder ese correo. 

Ya sea digital o basado en papel, la organización del correo entrante se está convirtiendo en un importante reto para las empresas. La forma de procesar el correo es todavía muchas veces manual y tiende a consumir mucho tiempo y depender de errores humanos.  

Sala de correo digital en el Reino Unido

Cómo el Digital Mailroom aumenta su eficiencia

El Digital Mailroom o sala de correo digital es una solución de gestión documental para todo tipo de correo, tanto correo electrónico como postal (cartas físicas). Permite a las empresas gestionar el torrente de datos que llega en las entregas y tráfico de los buzones de entrada. Puede ser cualquier cosa, desde una factura o el contrato con un proveedor, hasta el pedido de un cliente, una queja o una consulta. Al reunir toda esta información rápidamente y con precisión en el sistema, el Digital Mailroom da soporte a las operaciones, ahorra tiempo y evita errores y pérdidas. 


Cuando Konica Minolta trabaja con usted para implementar esta solución, ponemos mucho énfasis en la reducción de costes y el tiempo necesario para la logística postal interna, porque estos dos factores pueden recortarse en masa. 


Afortunadamente, muchas empresas ya tienen instaladas algunas de las tecnologías necesarias para una solución de Digital Mailroom. Sin embargo, con demasiada frecuencia a las organizaciones simplemente les falta la solución de software apropiada para aprovechar plenamente todo el potencial de la tecnología. Las soluciones de Digital Mailroom de Konica Minolta reúnen tecnologías con frecuencia ya existentes para ayudar a las organizaciones a digitalizar eficientemente el correo. Todo el correo entrante puede digitalizarse en las MFPs existentes, con un software inteligente que lea toda la información relevante y clasifique los documentos.  


Las soluciones son capaces de hacer una distribución automatizada: ya sea una carta o un fax, todos los documentos se capturan digitalmente, se clasifican automáticamente y se envían al empleado al que están dirigidos, llegando a ellos con fiabilidad sin importar si están en las instalaciones, en una oficina regional o viajando por trabajo. Esto también aumenta el nivel de facilidad de uso, porque los empleados reciben automáticamente notificaciones en pantalla cuando hay nuevo correo en su buzón digital personal. Los documentos pueden reenviarse con comodidad o añadirse a procesos de trabajo existentes. Esta entrega de correo automática se ejecuta en segundos y no está atada a una ubicación o dispositivo fijos para permitir la flexibilidad en el entorno de trabajo.


El uso incorrecto del correo electrónico


Digital Mailroom

Digital Mailroom

La moderna sala de correos digital

La tradicional sala de correos digital era una solución que recibía todas las comunicaciones físicas entrantes y las convertía en formato digital antes de dirigirlas electrónicamente a los destinatarios pertinentes. En la actualidad, un Digital Mailroom es mucho más que eso. El software de gestión de documentos puede identificar cuál es el contenido, extraer la información relevante si es posible y, a continuación, dirigirla a la persona o el proceso pertinente. El requisito adicional de clientes o socios empresariales de recibir los documentos en formato electrónico, por ejemplo, las facturas, puede cumplirse con facilidad.


Esta gestión de la información es prácticamente ubicua: para todas las entradas y salidas de una organización. En resumen, un mailroom digital puede revolucionar la forma en la que su empresa recibe, procesa y comparte la información, y desempeñar un papel clave en su transformación digital al permitir que los procesos de etapas posteriores accedan a la información relevante sin retraso.

Hardware
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Hardware de impresión de Konica Minolta

¿Le gustaría obtener el máximo rendimiento en la producción de impresión digital? Lo tiene a su alcance. El hardware de oficina e impresión de producción de Konica Minolta es un punto de referencia en el sector e incluye dispositivos que ofrecen una calidad del color de la imagen revolucionaria, trabajos en blanco y negro a velocidad ultrarrápida, opciones de acabado en línea de calidad profesional para cumplir las especificaciones de trabajos complejos, etc. Independientemente del tamaño o área de especialización de su empresa, nuestro hardware de impresión le permite crear su propia infraestructura de impresión, gestionar el contenido digital, implementar instrumentos de medición de vanguardia y explorar otras soluciones diseñadas para cambiar su flujo de trabajo por completo.

Software
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Productos de software de Konica Minolta

Explore las innumerables y diversas formas en las que los productos de software de Konica Minolta pueden mejorar sus operaciones. Konica Minolta resuelve los problemas de su empresa, combina diferentes estilos de trabajo y ofrece soluciones de software que se adaptan a las necesidades de su negocio. Al dar prioridad a sus necesidades en todo momento, Konica Minolta cumple con los requisitos de software incluso de las organizaciones globales más exigentes. Con el uso del sistema, puede mantener un control de los costes de todas las copias e impresiones, y crear medidas de seguridad avanzadas para garantizar que los documentos confidenciales no llegan a manos no autorizadas, etc.

Servicios
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Siempre a su servicio

Nuestro personal especializado, que cuenta con amplios conocimientos y experiencia, responderá a cualquier pregunta que pueda tener y le mostrará el funcionamiento del producto. Nuestros servicios se han diseñado pensando en su comodidad e incluyen un servicio de asistencia para garantizar que tanto usted como su empresa sacan el máximo partido de las soluciones. Ofrecemos una amplia gama de servicios, incluidos servicios optimizados de impresión que combinan consultoría; implementación de hardware y software; gestión del flujo de trabajo para reducir el gasto en documentos; y servicios de seguridad inteligente, para la protección del negocio.

Digital Mailroom: Controlando la inundación de mensajes

Gestionar una marea incesante de datos entrantes es un reto creciente para las empresas. Estas deben encontrar la forma de controlar el flujo de los documentos tanto en papel como digitales. El buzón de correo entrante ha de diseñarse de forma que ayude a organizar las entradas basadas tanto en digital como en papel y a aumentar la productividad. Al mismo tiempo, las legislaciones de protección de datos cada vez más rigurosas implican que el sistema de correo utilizado ha de cumplir con ellas. Las soluciones de sala de correo digital pueden ofrecer ventajas significativas en ambos aspectos, liberando a la vez a los empleados de las tareas administrativas repetitivas.

Digital Mailroom: Controlando la inundación de mensajes

Digital Mailroom: Controlando la inundación de mensajes

Ventajas del Digital Mailroom

Cuando todos los tipos de correo se digitalizan, eso lleva a formas más eficientes de trabajar. El Digital Mailroom acelera significativamente los tiempos de respuesta y de proceso. Además, mejora los procesos posteriores en toda la empresa, porque hay disponible información actualizada para todos los trabajadores, incluido el personal remoto y móvil. Este procedimiento aumenta la capacidad de respuesta y ayuda a liberar una cantidad considerable de tiempo que puede utilizarse para tareas más críticas y valiosas. Este rápido procesado también liberará a sus compañeros de las tareas administrativas repetitivas. 

Además, las leyes de protección de datos son cada vez más rigurosas. Esto significa que los sistemas que use para gestionar su correo en papel y electrónico pueden ser clave para su cumplimiento. Una solución puntera de sala de correo digital le dará ventajas significativas al asegurarse de que su empresa se mantiene en regla. 


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Mayor transparencia mediante la captura centralizada y digital de todos los documentos entrantes

Costes y tiempos reducidos para la logística postal interna

Información actualizada disponible al momento para todos los trabajadores, incluido el personal remoto y móvil

Tiempos de respuesta mejorados y aumento del grado de satisfacción de los clientes

Documentación lista para auditar de todos los procesos como clave para el cumplimiento de legislación de protección de datos como el RGPD

Ebook sobre la sala de correo digital

La necesidad de gestionar una marea incesante de datos entrantes se da por hecho hoy día en las empresas. Sin embargo, la información digital es solo parte de la inundación. Igual que el tráfico creciente en los buzones electrónicos presenta problemas logísticos, las entregas físicas no muestran signos de descenso, y las empresas deben encontrar la forma de controlar el flujo de documentos tanto en papel como digitales.

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Sala de correo digital - Ebook

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El proceso de clasificación del correo entrante digital y físico sigue siendo en muchos casos manual y tiende a ser lento, sujeto a errores humanos y costoso. En Konica Minolta tenemos la solución.
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