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La pandemia del COVID-19 desencadenó un impacto de magnitud sin precedentes para organizaciones grandes y pequeñas. En 2020 el principal objetivo para el departamento de IT de las empresas ha sido: encontrar soluciones para mantener a sus empleados trabajando. Para muchas compañías, las herramientas para permitir el trabajo remoto han supuesto la continuidad y la supervivencia. Esto se ha traducido en una oleada de solicitudes de soluciones digitales para el lugar de trabajo. Un gran avance para la digitalización, incluso entre empresas que anteriormente se habían mostrado reacias a adaptarse a los procesos digitales o no era su prioridad. Según el ‘Informe sobre el estado del lugar de trabajo digital’ publicado recientemente por SMG, “después de tres años de cifras relativamente estáticas, por primera vez una clara mayoría de organizaciones (56%) declaró que el lugar de trabajo digital era ‘extremadamente’ o ‘una prioridad muy importante’, frente al 48% en 2019”. Pero ¿cómo se dibujará 2021, este año extraordinario en términos de requisitos y desarrollos de digitalización? Los expertos de Konica Minolta Olaf Lorenz, Yoann Fortini, Shintaro Inoue y Jaromir Sponar ofrecen algunas predicciones. Esperan que, si bien 2020 fue un año para encontrar soluciones, 2021 será el año para continuar con enfoques estratégicos que aborden la nueva realidad del trabajo posterior al coronavirus. Los imperativos de estas estrategias se pueden resumir en: “crecer, reparar o reemplazar y proteger”. Esto es importante, ya que 2021 traerá sus propios desafíos y oportunidades para las organizaciones de todo el mundo.
“A pesar de todos los desafíos y obstáculos que enfrentaron las organizaciones en 2020, comencemos con una nota positiva: desde la perspectiva del trabajo digital, nunca estuvimos tan preparados como hoy para hacer frente a las implicaciones de una pandemia de este tipo en el lugar de trabajo”, declara Olaf Lorenz, director general sénior de la división de transformación digital de Konica Minolta Business Solutions Europe: “Una década antes, y la mayoría de las empresas que ahora podían dejar que sus empleados trabajaran desde casa no habrían podido hacerlo. La recesión económica habría sido aún peor. En pocas palabras: muchas empresas no habrían tenido los medios para sobrevivir, pero hoy, afortunadamente, lo hemos hecho.”
Como era de esperar, el proveedor de soluciones digitales para el lugar de trabajo Konica Minolta vio un aumento en la demanda de soluciones relacionadas con el trabajo y la colaboración en remoto en particular. “En unas semanas, los departamentos de IT de todo el mundo se encargaron de remodelar completamente su infraestructura y sus lugares de trabajo. Si bien un número significativo ya tenía la capacidad para tener parte de su fuerza laboral fuera de las instalaciones, casi nadie se había preparado para un escenario en el que todos trabajarían desde casa”, agrega Yoann Fortini, gerente sénior de comercialización de servicios de IT en Konica Minolta. Business Solutions Europe. “Es impresionante ver lo que pudieron lograr en tan poco tiempo. En la mayoría de los casos, esto fue ayudado por las estrategias y soluciones de digitalización existentes, desarrolladas durante los últimos años. Sin embargo, la atención se centró claramente en garantizar que todos pudieran trabajar; la pandemia no era el momento para enfoques estratégicos sofisticados. 2020 estuvo marcado por respuestas rápidas ad hoc. Esto tendrá que cambiar en 2021. Tendremos que volver a enfoques específicos de digitalización estratégica con miras a un cambio a largo plazo. Seamos claros: los métodos de trabajo anteriores al Covid-19 son cosa del pasado. Ahora vemos el potencial que tiene la digitalización tanto para las organizaciones como para sus empleados”.
2020 condujo a un cambio irreversible y fundamental en el significado del lugar de trabajo: “La desconexión del término ‘lugar de trabajo’ de una ubicación geográfica específica se ha proclamado como una consecuencia de los métodos de trabajo digitales durante algún tiempo. Ahora, como respuesta a la pandemia, esto se ha convertido en una realidad mucho más rápido de lo esperado. En muchos casos, para mantener los flujos de trabajo, las organizaciones han tenido que comprometerse, permitiendo, por ejemplo, traer su propio dispositivo (BYOD), estrategias que previamente habían descartado”, afirma Olaf Lorenz: “En 2021, entraremos en la era de la oficina híbrida. Este lugar de trabajo híbrido deberá proporcionar a los empleados flujos de trabajo eficientes y sin problemas, independientemente de si están trabajando desde la ubicación de su oficina o desde cualquier otro lugar”. Los expertos de la industria de IDC esperan que “para 2023, el 75% de las empresas G2000 se comprometerán a proporcionar paridad técnica a una fuerza laboral híbrida por diseño más que por circunstancias, lo que les permite trabajar juntos por separado y en tiempo real”. Sin embargo, de ninguna manera este desarrollo se limitará a las grandes empresas: IDC también espera que para 2021 “al menos el 70% de las pymes habilitadas digitalmente operen bajo un modelo híbrido de trabajo, con el trabajo remoto emergiendo como una norma”.
La transformación hacia oficinas híbridas debe ir acompañada de un nuevo enfoque holístico de la seguridad, a fin de evitar consecuencias negativas. “Los parámetros para proteger su empresa han cambiado significativamente en 2020; esto hará que la estrategia de seguridad sea necesaria para muchas empresas”, declara Yoann Fortini. Se espera que esto incluya sistemas de gestión de información más seguros y compatibles, soluciones de seguridad de las instalaciones, así como servicios de seguridad gestionada y recuperación de desastres. Esto, en primer lugar, comienza con IT, ya que la ciberdelincuencia se ha adaptado rápidamente a la nueva realidad laboral: en 2020 se registró un fuerte aumento en los intentos de ransomware y robo de datos que intentan aprovechar los procesos de trabajo inseguros de la oficina en casa. “Desafortunadamente, nos encontraremos con una mayor profesionalización de estos ataques en 2021, apuntando estratégicamente a los ‘eslabones débiles’ que puede tener una IT no preparada”, afirma Yoann Fortini.
Para proporcionar a sus clientes soluciones para contrarrestar estas amenazas, Konica Minolta ha hecho de la seguridad un elemento integral en todas sus ofertas de Intelligent Connected Workplace. “Hemos diseñado nuestras soluciones de lugar de trabajo digital para tener seguridad ‘incorporada’, ya sea infraestructura, servicios en la nube, administración de información, servicios de impresión administrados, por nombrar algunos”, explica. Al mismo tiempo, se garantiza el cumplimiento al almacenar, manejar y procesar datos, independientemente del punto de acceso del usuario.
Con interrupciones tanto en sus cadenas de suministro como en sus mercados, 2020 presionará las finanzas de muchas empresas en la mayoría de las industrias. Según SMG, “las restricciones presupuestarias se han convertido en un desafío para un mayor número de organizaciones, el 41% de los encuestados en el tercer trimestre”. Esto impondrá restricciones a sus presupuestos, incluso para actividades de alta prioridad como la digitalización, por lo que deben utilizarse de la manera más eficiente posible. “Los costes de capital, como los de escenarios locales, darán paso a soluciones híbridas, flexibles y escalables basadas en la nube, lo que permitirá a las empresas pagar por lo que usan, en lugar de por lo que poseen”, afirma Yoann Fortini. “Esta también es una tendencia que hemos visto desarrollarse en los últimos años que ahora se ha acelerado por la pandemia”.
La cartera de Konica Minolta ofrece a sus clientes una amplia gama de ofertas de XaaS basadas en tarifas de suscripción mensuales, desde el monitoreo de aplicaciones, gestión de copias de seguridad a la impresión como servicio. Al mismo tiempo, esto garantiza que su IT esté siempre actualizada y cumpla con los últimos estándares de seguridad. “En tiempos de incertidumbre, esto es un verdadero cambio de juego para nuestros clientes: no están cargados con altos costes fijos, sino que sus costes aumentan y disminuyen junto con su negocio, brindándoles la agilidad que necesitan”, declara Yoann Fortini. “Además, debemos tener en cuenta que, sin verse afectados por la pandemia actual, nuestros clientes se enfrentan a una escasez de mano de obra calificada en IT. La subcontratación puede ayudar a abordar este problema y, al mismo tiempo, limitar los gastos”.
Con presupuestos limitados, las organizaciones grandes y pequeñas afrontarán un desafío adicional en 2021 con respecto a su cualificada mano de obra. “De hecho, las organizaciones necesitarán utilizar su recurso más valioso de la mejor manera posible: sus empleados. Las arduas tareas manuales repetitivas definitivamente no forman parte de esos campos de aplicación”, afirma Jaromir Sponar, Gerente de Desarrollo de Negocios de ITS, Microsoft MVP en Konica Minolta IT Solutions Czech. “Los procesos manuales con tareas arduas producen errores y frustran a los empleados. Reemplazar aquellos con Automatización Robótica de Procesos (RPA) significa que los robots de procesos asumirán las tareas repetitivas, cometiendo menos errores. Así, los empleados pueden realizar tareas más complejas y podemos aumentar su satisfacción”, afirma Sponar.
Las soluciones de toma de decisiones basadas en datos, como las desarrolladas en Microsoft Power BI e implementadas por Konica Minolta, darán un paso más y ayudarán a los trabajadores a tomar mejores decisiones. “En mercados cada vez más moldeados por la volatilidad y la complejidad, la rápida toma de decisiones, basada en hechos puede ser un factor de éxito decisivo para las empresas”, explica Jaromir Sponar, y predice: “Similar a cómo ha supuesto la pandemia de 2020 un gran avance para los lugares de trabajo digitales, el entorno empresarial volátil de 2021 creará la demanda de tales soluciones de toma de decisiones”.
“La transformación digital nos permite repensar lo que es necesario, especialmente en lo que respecta a las emisiones relacionadas con la movilidad”, declara Olaf Lorenz. “Esto incluye tanto los desplazamientos diarios como los viajes de negocios. Las herramientas de colaboración no solo facilitan la comunicación y la creación de redes en diferentes ubicaciones, sino que son una buena opción cuando se busca evitar las emisiones de CO2 derivadas de los viajes de negocios. De esta forma, nuestras herramientas de colaboración, como Workplace Go, pueden ayudar a las organizaciones a mejorar de forma eficaz su huella de CO2”.
Si bien 2020 ha sido sin duda un año extraordinariamente intenso para todas las organizaciones, 2021 también presentará grandes desafíos para ellas. “Con todo lo que se ha logrado en estos ajetreados meses pasados, 2021 verá una revisión general de los paisajes digitales en las empresas. Esperamos una mayor búsqueda de las actividades de transformación ya iniciadas. Sin embargo, las empresas también revisarán muchas soluciones que se han implementado rápidamente a raíz de la pandemia. Su objetivo será repararlos o reemplazarlos cuando sea necesario, para mejorar la eficiencia, pero también, probablemente al menos tan importante, para mejorar la seguridad y el cumplimiento”, concluye Olaf Lorenz.
Sobre Konica Minolta Business Solutions Spain, S.A.
Konica Minolta Business Solutions Spain es una filial de Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, con sede en Madrid.
Konica Minolta permite a sus clientes defender la era digital: con su experiencia única en imágenes y capacidades de procesamiento de datos, Konica Minolta crea soluciones relevantes para sus clientes y resuelve los problemas a los que se enfrenta la sociedad. Como proveedor de servicios integrales de IT, Konica Minolta ofrece consultoría y servicios para optimizar los procesos empresariales con la automatización de los flujos de trabajo. Además, la empresa ofrece a sus clientes soluciones y servicios gestionados en el campo de la infraestructura y de la seguridad de IT, así como en entornos de la nube. Con respecto a sus soluciones de impresión de oficina, “IDC MarketScape: Evaluación de proveedores de transformación de impresión mundial 2020” declaró que Konica Minolta es “reconocida mundialmente como líder en transformación de impresión”. Como socio sólido para el mercado de la impresión profesional, Konica Minolta ofrece consultoría empresarial, tecnología y software de vanguardia y se ha establecido como líder del mercado de la impresión de producción durante más de una década en Europa (InfoSource). Su Centro de Innovación Empresarial en Londres y cuatro laboratorios de I + D en Europa permiten a Konica Minolta impulsar la innovación colaborando con sus clientes, así como con socios académicos, industriales y empresariales. Por su enfoque de servicio innovador que complementa a la perfección sus dispositivos, Konica Minolta recibió el prestigioso premio “Buyers Lab PaceSetter Award for Serviceability and Support 2020/2021” otorgado por Keypoint Intelligence. Konica Minolta Business Solutions Europe está representada por filiales y distribuidores en más de 80 países de Europa, Asia Central, Oriente Medio y África. Con aproximadamente 10.000 empleados (en abril de 2020), Konica Minolta Europa obtuvo ventas netas de más de 2,34 mil millones en el año financiero 2019/2020.
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