Contabilidad de impresión e instalaciones de impresión integradas

En poco más de 13 años, esta institución educativa, que fue fundada en 2001 como la pequeña pero prometedora Facultad de Comunicaciones de Budapest, ha crecido para convertirse en la mayor universidad privada de Hungría. Hoy día asisten a ella más de 8.000 estudiantes, tiene una plantilla educativa de 340 profesores y 8 departamentos. Obviamente, una institución tan dinámica necesita estar al día no solo en lo que se refiere a la educación que ofrece, sino también en los servicios que proporciona más allá de su currículum. Para asegurarse de ello, BKF decidió modernizar su más bien descuidada instalación de sistemas de impresión de diversos proveedores, simplificando toda la instalación de impresión y haciéndola más amplia e integrada.

Moderna, dinámica, de rápido crecimiento

Fundada en 2001 con solo 3 departamentos (Comunicación, Comunicación Empresarial y Comunicación de Marketing), la Universidad de Ciencias Aplicadas BKF ha evolucionado desde entonces hasta ser un miembro esencial de la escena educativa superior húngara. Con un constantemente creciente número de estudiantes, locales educativos y campuses, y una diversa gama de programas, hoy día BKF es la mayor universidad privada de Hungría, con representación en dos ciudades, Budapest y Hódmezővásárhely, y dando acomodo a una enorme comunidad educativa de 8.000 estudiantes.

BKF ofrece un complejo programa educativo en dos escuelas de gramática vocacional, varias formaciones vocacionales de alto nivel, programas de grado de máster y programas de formación especializada de postgrado construidos sobre los programas de diplomatura en los campos de la comunicación, los negocios, el turismo y las artes.

Dispar colección de dispositivos

Como es típico en la mayoría de organizaciones de rápido crecimiento, BKF había extendido su parque de impresión a medida que era necesario. Eventualmente, esta desorganizada colección de dispositivos de impresión incluían unas 90 impresoras de sobremesa, la mayoría láser pero incluso algunas de inyección de tinta entre ellas; 24 copiadoras/impresoras multifuncionales, algunos faxes y escáneres, e incluso una copiadora analógica. Casi lógicamente, todos estos dispositivos venían de diferentes proveedores.

Esta instalación desestructurada causaba problemas considerables, por poner solo un ejemplo el aprovisionamiento de numerosos consumibles para todas las diferentes marcas. Las horas-hombre y los costes resultantes en el departamento de IT eran enormes. A pesar de la calidad de impresión, que en muchos casos dejaba bastante que desear, los costes de impresión eran grandes, debido en gran medida a muchas impresiones innecesarias. En definitiva, una situación muy costosa e ineficiente que necesitaba un cambio urgente.

Impresión simplificada en un parque de MFPs gestionado de forma centralizada

BKF recurrió a Konica Minolta para centralizar la mayor parte de sus actividades de impresión. El primer paso fue un análisis exhaustivo de todas las instalaciones de impresión de la universidad. Los profesionales de Konica Minolta comprobaron todos los dispositivos de impresión, evaluando su calidad, el coste por impresión y la ubicación en los edificios. El eventual concepto de optimización proponía ahorros de alrededor del 40% en costes de impresión. Esto se logró eliminando casi todas las impresoras de sobremesa y estableciendo un completo sistema de contabilidad documental (YSoft) que integra todos los sistemas de impresión multifuncionales, cubriendo también los dispositivos existentes de la competencia.

La completa solución incluía la instalación de varias multifuncionales Konica Minolta altamente productivas y eficientes, 21 dispositivos monocromo y color desde los modelos bizhub 222, bizhub 282 y 362 hasta la bizhub C280.

Completa satisfacción

La universidad privada estaba profundamente impresionada con el rendimiento de su socio de negocio:

“Konica Minolta se comprometió desde el primer momento durante toda la fase de evaluación a facilitar una instalación rápida y completa de nuestra nueva solución. Vieron nuestra institución como un todo y ofrecieron una exhaustiva solución única que incluía el hardware y el software más adecuados.”

Otros puntos que particularmente satisfacen a BKF y los usuarios incluyen la intuitiva interfaz de usuario unificada de los sistemas bizhub, la excelente calidad de impresión, la fácil administración IT que descarga considerablemente al departamento de IT, y el hecho de que el soporte técnico de Konica Minolta funciona las 24 horas del día, lo que hace que esté disponible en cualquier momento.