Digitalizar el proceso de gestión de pedidos

Digitalizar el proceso de gestión de pedidos

Digitalizar el proceso de gestión de pedidos

OEZ es un complejo proveedor de productos y servicios en el ámbito de los circuitos eléctricos de baja tensión. Con unos 2.000 empleados, más de 70 años en el mercado checo y, más recientemente, una asociación de 10 años con Siemens, cuenta actualmente con una de las plantas de producción más modernas de la República Checa. OEZ ha introducido la Industria 4.0, un sistema que representa la cuarta fase de la revolución industrial caracterizada por la digitalización de la tecnología de producción. OEZ cuenta con una certificación para un sistema integrado de gestión de la calidad, el medio ambiente, la salud laboral y la seguridad.


Entrada manual que consume tiempo


OEZ recibe los pedidos de sus proveedores como un archivo adjunto en PDF por correo electrónico. A continuación, seis asistentes de ventas asignados a clientes específicos introducen los pedidos manualmente en el sistema ERP de SAP. SAP almacena toda la información necesaria para ejecutar el pedido, como la identificación del cliente, el número de IVA, el número de pedido, las condiciones de entrega, la fecha de recepción, los artículos (código y cantidad), etc. Los documentos deben procesarse lo más rápidamente posible, en un plazo de unas tres horas. Este estado actual requiere mucho tiempo debido a la transcripción manual, las comprobaciones y las reparaciones de los códigos. La presión sobre la ejecución rápida de los pedidos para cumplir los requisitos anteriores provoca inexactitudes en las entradas para la producción y, en consecuencia, hace necesaria su búsqueda y reparación. 

 

Racionalización del proceso


Por ello, Konica Minolta ha proporcionado un análisis de optimización del proceso para automatizar el tratamiento de los datos de los pedidos entrantes. Un correo electrónico entrante con un pedido en formato PDF se somete a una extracción automática. Se reconocen todos los datos necesarios, como los de la cabecera, los códigos de los pedidos y las partidas, y se compara su exactitud con la base de datos interna. Los datos se comprueban automáticamente y los códigos se convierten al formato estandarizado que exige OEZ. Cada pedido se dirige automáticamente al asistente correspondiente, que "solo" realiza una comprobación o una pequeña corrección. Estos pedidos verificados se pasan automáticamente a SAP. 

Como OEZ tenía una capacidad muy limitada para modificar sus sistemas actuales, primero hubo que hacer una prueba de concepto para confirmar que era posible integrar la solución con las interfaces existentes (SAP). Después de que la prueba de concepto verificara con éxito las competencias y capacidades del sistema, OEZ adquirió la licencia de software para la implementación final, que consistía en la asignación automática de pedidos, la autenticación por parte del asistente correspondiente, la integración con la base de datos de terceros y la formación de los usuarios.

 

Introducción más rápida y menos errores


La nueva solución supone un gran ahorro de tiempo y una reducción de las tasas de error en el proceso de pedidos, y por consiguiente el ahorro que supone la eliminación de los pedidos erróneos. Konica Minolta ayudó a reducir significativamente el tiempo total necesario para introducir un pedido en el sistema. La tasa de automatización aumentó y la tasa de error disminuyó. Al mismo tiempo, la verificación de los pedidos la realizan hoy tres personas, o cuatro en las horas punta. Esto supone una mejora significativa respecto a la situación anterior, en la que 6 personas estaban totalmente ocupadas durante todo el día. El resultado de la extracción automática de pedidos es también un PDF con capacidad de búsqueda que es adecuado para el archivo digital y la búsqueda eficiente de texto completo. De este modo, los documentos de metadatos se preparan para el futuro despliegue del sistema de gestión de documentos con archivo de confianza.

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Durante la implementación, confirmamos en repetidas ocasiones que la elección de un proveedor probado, y especialmente de un socio como Konica Minolta, era crucial para el éxito de la implementación y el lanzamiento de todo el proyecto. Apreciamos el enfoque profesional y la paciencia durante la puesta a punto del proyecto y las integraciones, que llevaron mucho tiempo debido a la infraestructura IT extendida por todo el mundo y a la política de seguridad por nuestra parte.

Zbyněk Ludka

Director de IT, OEZ S.R.O.

El reto

El reto
  • Alto número de pedidos
  • Pedidos recibidos por correo electrónico en formato PDF
  • Presión para la ejecución rápida de los pedidos
  • La transcripción manual de los datos provocaba inexactitudes

La solución

La solución
  • Análisis de optimización del proceso
  • Implantación del sistema de extracción automática
  • Integración en SAP
  • Fase de prueba de concepto antes de la compra de la licencia

Las ventajas

Las ventajas
  • Aumento del índice de automatización: reducción del número de asistentes que intervienen en el proceso y disminución del tiempo necesario para introducir un pedido en el sistema
  • Reducción de la tasa de error