Procesos empresariales claros y transparentes

Procesos empresariales claros y transparentes

Procesos empresariales claros y transparentes

EuroHold es una empresa búlgara líder en los sectores de las finanzas y los seguros, con operaciones en los Balcanes centradas en los servicios financieros no bancarios y la gestión de activos, el arrendamiento financiero y la venta de coches nuevos, y los servicios de seguros generales. La empresa se fundó en 1995 y opera desde 2006 con el nombre de EuroHold Bulgaria AD.


Situación y reto del cliente


La estructura del holding EuroHold incluye muchas empresas con un enorme flujo de trabajo documental y con diferentes entornos de impresión, necesidades, proveedores, procesos y organizaciones. Por tanto, es necesario centralizar y armonizar todos los procesos. Además, también es necesario un enfoque holístico de la impresión y su gestión a nivel de holding para todas las empresas implicadas. En toda la empresa hay un volumen de impresión mensual de 180.000 páginas A4, que se realizan con 219 dispositivos de impresión en 550 puestos de trabajo con PC. 

EuroHold no tiene una estrategia clara para la gestión de los dispositivos. El mantenimiento se realiza cuando es necesario y los consumibles se piden cuando se necesitan a varios proveedores para cada empresa del holding. El cliente también necesita una solución de contabilidad que pueda informar de todos los gastos relacionados con la producción de documentos por cada usuario y por cada empresa o centro de costes diferente.

 

Resumen del éxito


Con el apoyo de Konica Minolta, EuroHold Bulgaria pudo optimizar sus procesos de impresión, así como sus costes en la actividad diaria de forma significativa. Basándose en la recomendación de Konica Minolta, la empresa consiguió centralizar los procesos de gestión de sus explotaciones y externalizar las actividades de bajo valor añadido para la organización del cliente. Para garantizar un desarrollo flexible y continuo, Konica Minolta hizo hincapié en un entorno IT totalmente adaptado a las necesidades y requisitos individuales de la empresa. Incluye, entre otras medidas novedosas, un sistema de seguimiento mejorado de todos los procesos, usuarios, dispositivos y proveedores relevantes.


quotation marks

Sin duda, un proyecto centralizado como éste es la solución adecuada para optimizar los procesos empresariales de la explotación. La mejora de la contabilidad del uso de la impresión tiene un efecto disciplinador adicional y apoya la idea de la dirección de la explotación de contar con procesos empresariales claros y transparentes.

Dimitar Dimitrov

Vicepresidente del Consejo de Supervisión



 

OPS Consult


Konica Minolta empezó por captar y analizar la situación para establecer un calendario de proyectos. El concepto de la solución se basa en la externalización total y la centralización de la gestión de la impresión en todas las empresas del holding para optimizar el flujo de trabajo diario. Permite un aumento sustancial de la eficiencia de los procesos y los costes, e incluye la renovación total de la infraestructura de hardware, por ejemplo, colocando 2 ó 3 equipos multifunción centrales en cada planta con control de acceso, en sustitución de todos los antiguos dispositivos de escritorio de una sola función. 

Con la nueva solución, el cliente se libera de todas las preocupaciones relacionadas con la impresión: la implantación de un software para la supervisión remota de todos los dispositivos permite el mantenimiento proactivo, la entrega automática de consumibles y la lectura remota del contador. La solución también permite la contabilidad y el control total de la impresión por cada usuario y la posibilidad de aplicar políticas y restricciones de usuario. Además, se incluye un portal para controlar el servicio de mantenimiento de Konica Minolta. Así, el cliente puede hacer un seguimiento en tiempo real de cada visita de servicio y de la entrega de consumibles y recibir estadísticas detalladas del tiempo de reacción y resolución, así como del cumplimiento de los SLA.

 

Implementación de OPS


Konica Minolta suministró 38 dispositivos multifuncionales preconfigurados, así como varias soluciones de software inteligentes, como YSoft SafeQ, Printfleet y el portal eCON. Todas las empresas del holding están conectadas en una red y los usuarios tienen acceso a todos los dispositivos. Todo el sistema está gestionado por un servidor central, donde está instalado el software SafeQ, que controla y contabiliza la impresión, la copia y el escaneado. El software está integrado en el Directorio Activo del cliente, lo que permite una fácil gestión de los usuarios y dispositivos. 

El uso de terminales de control de acceso en los equipos multifunción también permite a los usuarios aprovechar la impresión "follow-me" con sus tarjetas de identificación en cualquier dispositivo del edificio. El software Printfleet garantiza la supervisión remota de los dispositivos. Gracias a esta integración con el sistema ERP de Konica Minolta, el proceso de mantenimiento proactivo y de entrega de consumibles está totalmente automatizado.

 

OPS Manage


Con la implantación de OPS de Konica Minolta, EuroHold Bulgaria consiguió centralizar y externalizar su gestión de impresión. Mejoró la eficiencia de todos los procesos relacionados, así como la eficiencia de todo el holding y la coordinación entre sus empresas. Gracias a Konica Minolta, EuroHold Bulgaria pudo reducir el número de dispositivos para imprimir, copiar, escanear y enviar faxes en aproximadamente un 83%. Además, la empresa mejoró su eficiencia de costes al implementar dispositivos con un coste por impresión mucho menor. La disminución estimada del número de páginas impresas es de al menos un 15%.


quotation marks

En la actualidad, todos los empleados del Holding utilizan la funcionalidad completa de los dispositivos multifuncionales, lo que supone una gran mejora con respecto a los dispositivos anteriores. El "miedo" inicial a lo desconocido se superó fácilmente tras las sesiones de formación de los usuarios y la entrega de breves manuales que cubrían las principales funcionalidades de los dispositivos.

Veselin Dimitrov

Administrador del sistema