DocShare ‒ Características

Características, funcionalidades y módulos de nuestra plataforma de gestión documental

Características y funcionalidades

La gestión documental se puede utilizar, entre otras cosas, para:
 
  • localizar rápidamente un documento archivado,
  • acceder a documentos sin importar dónde se encuentren,
  • eliminar documentos duplicados y dispersos en diferentes ubicaciones,
  • gestionar y digitalizar documentos de forma inteligente,
  • incrementar la seguridad de acceso a los documentos,
  • deshacerse de sus facturas en papel digitalizándolas certificadamente por software homologado por la AEAT,
  • firmar documentos electrónicamente,
  • liberar espacio físico de archivo,
  • cumplir con el RGPD/GDPR y toda la normativa sobre protección de datos personales,
  • trabajar en un entorno colaborativo.

Si necesitas hacer cualquiera de esas cosas o tienes alguna otra idea en mente, necesitas un gestor documental. Además, las posibilidades son enormes con las características que le ofrece DocShare.
         

Procesamiento de documentos

Auditoría de documentos (Log)

DocShare registra todas las acciones que se realizan sobre los documentos para disponer de una visión completa de quién ha realizado cada operación, qué ha realizado y cuándo.
 

Versiones

Genere todas las versiones de un documento que necesite. Podrá acceder a las versiones en cualquier momento o incluso recuperarlas como documento principal.
 

Bloqueo de documentos

Si necesita trabajar sobre un documento y no quiere que el resto de los usuarios puedan modificarlo, podrá bloquearlo mientras lo edita. El resto de los usuarios accederán, en modo lectura, a la versión previa existente antes de que comenzara a modificar el documento.
 

Edición online

Trabaje directamente sobre cualquier documento de forma remota, simplemente abriendo los documentos desde DocShare en modo “Edición”. Cuando termine de modificarlos, se actualizarán automáticamente.
 

Seguridad

Defina quién puede leer o modificar documentos. Agregue seguridad a usuarios o grupos.
 

Control de tareas

Asocie tareas a documentos, expedientes o créelas de forma independiente. También recibirá notificaciones de tareas relativas a la aprobación de documentos y flujos de trabajo.

Podrá determinar la fecha de vencimiento de cada tarea.
 

Flujos de aprobación

Se podrán parametrizar flujos de trabajo asociados a cada tipo de documento y a expedientes. Mejore el trabajo en equipo coordinando todas las tareas relativas a un nuevo documento o expediente.
 

Exportación de datos

Sincronice los datos obtenidos en DocShare con su ERP, CRM y aplicación contable.
 

API de integración

En esta ocasión su ERP, CRM o aplicación contable podrán sincronizarse con DocShare, a través de sencillas llamadas a servicios web.
 

Firmas electrónicas

Firme digitalmente sus documentos, bien de forma local o remota, con validez legal.
 

Calendario de conservación

Establezca para cada tipo de documento la fecha en la que debería ser eliminado o conservado en el histórico.

Pero, además de la posibilidad de procesar tus documentos de manera profesional, DocShare te ofrece muchas otras características:
    
    

Smart Index

El potente motor de OCR con tecnología de IA y Machine Learning le proporciona la capacidad de reconocer documentos y extraer metadatos. De esta manera se evita tener que introducirlos manualmente, con el consiguiente ahorro de tiempo y reducción de errores.

Ponga en marcha sus procesos mientras está en movimiento; capture y archive sin esfuerzo documentos con nuestras aplicaciones móviles.

Indexación de texto

Adicionalmente a los metadatos que se relacionan a cada documento, DocShare realiza un OCR completo, para poder buscar por cualquiera de las palabras contenidas en dichos documentos.

El algoritmo de ordenación le mostrará los resultados ordenados según la relevancia semántica de la búsqueda y las estadísticas de uso de cada uno de los documentos.

Escaneo y clasificación

Compatible con cualquier escáner del mercado. Le permitirá digitalizar y clasificar sus documentos en papel de forma rápida y sencilla.

Enriquecimiento de metadatos

Utilice la información de otras aplicaciones para completar los metadatos de sus documentos.

Sellado de documentos

Añada sellos existentes o diseñados con DocShare en sus documentos, de forma manual o automáticamente, dependiendo del estado en el que se encuentre el documento.

Compartición de documentos

Envíe fácilmente hipervínculos de sus documentos a personas ajenas a su organización. Podrá decidir si proporciona una contraseña, notas o incluso la fecha del vencimiento del documento, a partir de la cual dejará de estar compartido.

Acceso a los documentos desde el móvil

Ahora todos los documentos de sus empresa le caben en el bolsillo. Acceda y consulte sus documentos desde cualquier lugar.

Correos electrónicos

Almacene correos electrónicos junto con el resto de su documentación.

Importación de carpetas de Windows

Replique la estructura de carpetas de Windows dentro de DocShare o programe carpetas como HotFolders para que todos los documentos que caigan en dichas carpetas se carguen automáticamente en DocShare.

Integración con suite de Office

La solución está totalmente integrada con Office. Le permitirá abrir y guardar documentos directamente o enviar y subir correos y adjuntos desde Outlook.

Impresora virtual

Imprima desde cualquier aplicación y genere un documento PDF directamente en DocShare.

Reconocimiento de código de barras

DocShare reconoce una variedad de códigos de barras EAN, QR, los lee y utiliza la información como metadatos de sus documentos.

    
    

Módulos

La capacidad de adquirir nuevos módulos a medida que tus necesidades lo requieran te permitirá empezar solo con lo que necesitas, sin invertir en funcionalidades innecesarias.
         

Smart Index para albaranes y facturas

Este módulo basado en nuestro motor de OCR le permitirá reconocer facturas y extraer la información asociada a las mismas, como el proveedor, base imponible, cuota de IVA, total, etc., sin necesidad de una plantilla previa.

También es posible extraer las líneas del documento y realizar macheos o comprobaciones sobre su ERP.

Dotado de algoritmos de inteligencia artificial y machine learning, el sistema es capaz de predecir y aprender del uso diario de los usuarios.

Smart Index para documentos

Le permitirá reconocer sus documentos automáticamente, extraer los metadatos que le interesen y clasificarlos en DocShare. Una vez reconocido el documento se puede asociar al tipo documental apropiado que determinará el nombre, la clasificación, si se inicia un flujo de trabajo, tareas vinculadas, expedientes asociados, sellos, si requiere firma electrónica…

También es posible extraer las líneas del documento y realizar macheos o comprobaciones sobre su ERP.

Dotado de algoritmos de inteligencia artificial y machine learning, el sistema es capaz de predecir y aprender del uso diario de los usuarios.

Firma electrónica

La forma más segura y fácil de firmar documentos en línea.

El servicio de firmas electrónicas está adaptado tanto a situaciones presenciales como a distancia, y combina criptografía y biometría para ofrecer una manera segura de firmar electrónicamente documentos y contratos con total validez legal.

Nuestros diferentes tipos de firma electrónica se adaptan a sus necesidades: ya sea una firma manuscrita sobre tablet, a distancia con un smartphone, mediante certificados o con comunicaciones fehacientes.

Descubra todos los tipos de firma disponibles y mejore la forma de firmar documentos de forma remota y con validez legal plena.

El estándar de seguridad de las firmas electrónicas de VIDsigner cumple con el Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), así como con el marco normativo en USA (Leyes ESIGN y UETA).

Exportación Contable

Aproveche los metadatos extraídos automáticamente de sus facturas y albaranes con Smart Index y conviértalos en asientos contables en su aplicación de contabilidad.

El proceso se puede automatizar para no requerir la intervención de los usuarios.

Compatible con cualquier aplicación que soporte importación de ficheros de intercambio en cualquier formato (.CSV, .XML,…) o servicios web.

Digitalización certificada

Es un proceso de digitalización que, por cumplir con unos requisitos establecidos por la AEAT y las Diputaciones Forales del País Vasco y Navarra, otorga al fichero resultante del proceso de captura el mismo valor fiscal y legal que el documento original de papel.

El resultado del proceso:

  • Garantiza la integridad del contenido y la autenticidad del documento que resulta del proceso de digitalización.
  • Asegura el acceso completo a la información archivada.

Normativa:
  • La AEAT exige que la solución cumpla lo que establece la Orden Ministerial EHA/962/2007 de 10 de abril y desarrolla posteriormente la Resolución de 24 de octubre.
  • La digitalización y la firma de la factura debe efectuarse en un solo acto sin intervención del usuario para garantizar que la imagen es idéntica a la original y posteriormente no ha sido modificada.
  • A la imagen de la factura se le tienen que vincular los metadatos que identifican el software homologado con el que ha sido digitalizada.
  • Por último, se debe firmar la base de datos coincidiendo con el cierre de los periodos fiscales para garantizar que no solo en las imágenes, sino también en los datos asociados a ellas, se garantiza la integridad del contenido.

    
    

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