No dejes que los costes de impresión se te vayan de las manos
Las organizaciones de todas las tamaños y sectores comparten una serie de retos fundamentales, entre los que se incluyen controlar los costes, proteger la información corporativa y garantizar que todo el mundo pueda trabajar de forma eficiente y productiva.
La impresión es un área en la que es fácil perder el control si no sabes quién imprime qué, qué usuarios o equipos imprimen y copian más, o cuánto cuesta todo ello. Los documentos pueden quedar sin recoger, lo que supone un desperdicio de dinero y recursos, y puede poner en riesgo la información confidencial. Y si una impresora se avería, ¿con qué facilidad pueden los usuarios cambiar a un dispositivo alternativo para evitar interrupciones en su productividad?
Puedes resolver estos retos y muchos más utilizando soluciones de gestión de impresión para gestionar y proteger toda tu infraestructura de escaneo e impresión. Podrás:
- Obtener una visión general de las actividades de impresión, copia y escaneo de tu organización.
- Supervisar quién imprime qué y cuándo.
- Mantener los costes bajo control mediante la implementación de normas y políticas de impresión.
- Permitir a los usuarios imprimir desde cualquier dispositivo en cualquier impresora.
- Proteger la información y reducir el desperdicio mediante el autenticarse de usuarios.
- Optimizar la productividad del flujo de trabajo y la gestión de la cola de impresión.
Toma el control, obtén información y aumenta la flexibilidad
Te interesará elegir una solución de gestión de impresión que ofrezca las características y funcionalidades que se ajusten a las necesidades de tu organización. Entre las características que te conviene tener en cuenta se encuentran:
Autenticación de usuarios
Con el control centralizado de las identidades, te aseguras de que los usuarios tengan que autenticarse en un dispositivo para liberar un trabajo de impresión. Además de proteger la información confidencial de miradas indiscretas y reducir el desperdicio de impresiones, esto permite a los usuarios enviar un trabajo de impresión a cualquier impresora conectada a la red. Algunas soluciones de gestión de impresión también facilitan la gestión de la impresión segura desde dispositivos móviles, incluidos los BYOD, y permiten a los invitados o visitantes imprimir sin poner en riesgo la seguridad de tu infraestructura.
Supervisión y generación de informes
Te permite realizar un seguimiento y supervisar el uso en tiempo real mediante informes periódicos, programados y bajo demanda. Dispones de los datos necesarios para identificar e investigar el uso excesivo u otras anomalías por parte de una persona o un departamento. También puedes crear informes ejecutivos que proporcionan resúmenes de alto nivel e información sobre sostenibilidad.
Gestión de usuarios y costes
Puedes gestionar y repercutir los costes asignando usuarios a centros de coste o permitiéndoles seleccionar el centro de coste, la facturación o el código de proyecto pertinentes antes de imprimir un documento. También puedes asignar listas de precios a diferentes dispositivos, centros de coste y usuarios.
Además, al crear reglas o políticas de impresión, puedes garantizar una gestión de costes más estricta al permitir que diferentes roles de usuario accedan a diferentes dispositivos y funciones. Por ejemplo, puedes establecer la impresión a doble cara como opción predeterminada para todos o limitar la impresión en color a determinados roles.
Contabilidad de costes y gestión presupuestaria
Para garantizar el control de los costes y la flexibilidad, elige una solución de gestión de impresión que te permita asignar presupuestos de impresión a los usuarios, con la opción de recargar sus cuentas. En un entorno como el de una universidad, por ejemplo, esto te permite ofrecer a los estudiantes una cuota de impresión gratuita que pueden ampliar según sea necesario.
Gestión de colas de impresión
Si gestionas una sala de impresión interna, es posible que desees elegir una solución de gestión de impresión que ofrezca una gestión eficiente de tu cola de impresión de producción, además de tu cola de impresión de oficina. Una solución de gestión de impresión también puede simplificar la provisión de múltiples colas de impresión en ubicaciones que tienen diferentes requisitos técnicos.
Seguridad de la impresión y las impresoras
En 2024, el 63 % de las pymes informaron haber sufrido al menos una violación de datos relacionada con la impresión en los últimos 12 meses. Tu solución de gestión de impresión debe incluir funciones que te ayuden a mejorar la seguridad de tus documentos y dispositivos.
Gestión del flujo de trabajo
Si estás inmerso en un proceso de transformación digital, es posible que quieras asegurarte de que la solución que elijas también te ayude a desarrollar flujos de trabajo de escaneo eficientes para optimizar aún más la productividad de todos y dar soporte a la digitalización de los procesos.
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¿Es hora de trasladar tu infraestructura de impresión a la nube?
Si gestionar tu propio entorno de impresión y escaneo y los controladores de impresora te lleva demasiado tiempo y esfuerzo, plantéate trasladar tu infraestructura de impresión a la nube. Hacerlo puede ser un excelente punto de partida para la adopción de la nube o puede completar la migración de tu organización a la nube.
La infraestructura de impresión en la nube ofrece una alternativa segura, fiable y rentable que no implica sustituir ninguna de tus impresoras, escáneres o equipos multifunción existentes. Entre las ventajas adicionales se incluyen opciones sencillas para habilitar la impresión de invitados, el escaneo con un solo toque a repositorios de almacenamiento en la nube y la seguridad de la información que cumple con normativas como el RGPD.
Tus ventajas de un vistazo
Control transparente de los costes
Gestiona de forma eficaz los usuarios, los dispositivos, las funciones de impresión, los presupuestos y las cuotas.
Entorno de impresión seguro
Reduce el riesgo de acceso no autorizado a dispositivos e información corporativa confidencial.
Supervisión en tiempo real
Identifica los puntos críticos de impresión para que puedas tomar medidas para cambiar los comportamientos de impresión.
Informes flexibles
Genera informes fáciles de entender para obtener una visión general de la gestión; exporta los datos de los informes a otros formatos para compartirlos y analizarlos más a fondo.
Respuestas a tus preguntas
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