GRAWE y Konica Minolta llevaron a cabo un análisis conjunto de la situación. Para Konica Minolta, el especialista en estaciones de trabajo digitales, la determinación exacta de los requisitos es parte del procedimiento estándar para encontrar la solución adecuada. «Konica Minolta se involucró en el proceso de modernización desde el principio y nos aconsejó muy bien. Encontramos juntos la solución más eficiente», recuerda Markus Scherr, Responsable de Servicios IT en GRAWE. Para hacerlo, ambos socios llevaron a cabo una auditoría con los responsables de departamento de GRAWE: el objetivo era evaluar la necesidad específica de hardware y funciones y encontrar juntos la mejor solución para la distribución de sistemas de impresión en las instalaciones de la empresa aseguradora. Luego Konica Minolta entregó e instaló las primeras impresoras multifuncionales. Para la gestión de impresión, Konica Minolta inicialmente proporcionó la solución YSoft SafeQ. A partir de ese momento, los trabajos de impresión se enviaban a las impresoras centrales, donde permanecían en espera hasta que los usuarios se autenticaban en el dispositivo. Scherr explica: «Este sistema despegó muy rápidamente y los compañeros estaban muy contentos con el cambio a los modernos sistemas de impresión de Konica Minolta.»
En 2021, tras seis años de uso, GRAWE y Konica Minolta llevaron a cabo una actualización de la infraestructura de impresión: como parte de ella, se implementó la solución de gestión de impresión Dispatcher Paragon en GRAWE en julio de 2021. La gestión de usuarios permite al departamento IT del grupo con sede en Graz crear y asignar usuarios, entre otras cosas: gracias al principio de impresión Follow-me, GRAWE especifica que los documentos solo se puedan imprimir después de autenticarse en el dispositivo. «Para una compañía de seguros que trabaja regularmente con datos personales sensibles, Dispatcher Paragon contribuye a un significativo aumento de la seguridad», dice Scherr. La herramienta controla todos los usuarios de forma centralizada en la empresa de seguros y facilita su administración sencilla. Con la función scan-to-mail, los trabajadores también pueden transferir documentos escaneados directamente al correo electrónico y enviarlos cómodamente.
GRAWE también utiliza Dispatcher Paragon para una impresión sostenible y eficiente en el uso de recursos. Por ejemplo, la empresa de seguros ha definido reglas de impresión en la propia herramienta y especificado que la impresión por defecto de los documentos debe ser en blanco y negro y a doble cara. «Ya hemos sido capaces de reducir notablemente nuestro consumo de tóner», dice Scherr complacido, y ya ofrece una perspectiva: «En el futuro, también queremos utilizar las funciones de creación de informes de Dispatcher Paragon para hacer un uso todavía más eficiente de las impresoras.» Además de las completas opciones de creación de informes, la solución también ofrece funciones de presupuesto, por ejemplo para asignar centros de costes o para facturación.
El hardware también está siendo actualmente actualizado de nuevo: en el curso de un despliegue continuo, GRAWE ahora utiliza los sistemas de impresión multifuncionales C4050i, C250i, C300i y C360i de la Konica Minolta bizhub i-Series. Las impresoras multifuncionales tienen una amplia gama de funciones. Por ejemplo, todos los dispositivos ofrecen a los empleados la opción de imprimir, copiar y escanear documentos. Tienen también una pantalla de 10,1 pulgadas para un fácil manejo del dispositivo. Además de las características de seguridad de Dispatcher Paragon, los sistemas de impresión también tienen tecnologías de seguridad integradas. Las funciones de sostenibilidad de los dispositivos, tales como el modo en espera o el ECO Print para atenuar la iluminación de la pantalla, también ayudan a reducir el consumo de energía y los costes en electricidad.
