Digitalización para un rápido crecimiento con flujos de trabajo automatizados
Konica Minolta ha estado dando apoyo a Molls GmbH, un exitoso proveedor de servicios de medición, con hardware y software adecuados desde su fundación. Sin flujos de trabajo digitalizados, el existente número de empleados de la compañía no habría sido suficiente para permitir a Molls proveer en unos pocos años a varios miles de edificios y apartamentos de tecnología y servicios de medición para calefacción y costes operativos.Lo que comenzó con una sencilla impresora multifuncional (MFP) A4 bizhub C3350, se ha convertido ahora en un panorama informático que incluye una MFP profesional bizhub PRO 754e, servidores, PCs y un sistema telefónico basado en IP así como UPSs, soluciones de enrutado de escaneo y un sistema de gestión documental. Konica Minolta sigue ayudando a la empresa en sus continuas operaciones mediante Servicios Gestionados Inteligentes y está facilitando la automatización de procesos adicionales de negocio.
Seis meses después de iniciar sus operaciones y de haber adquirido su primera impresora multifuncional Konica Minolta, se hizo patente que la estimación inicial de Molls de su volumen de impresión era demasiado baja. Fundada en 2016, la empresa vende detectores de humo así como dispositivos de medición para monitorizar el consumo de agua y energía en edificios y hogares. Además, también ofrece todos los servicios relacionados y prepara facturas de calefacción y costes operativos.
Enseguida se alcanzaron los límites de un sistema analógico
Debido al rápido crecimiento de la empresa, el volumen de impresiones se había incrementando tanto después de solo unos meses que un simple cambio a una impresora multifuncional diferente redujo significativamente los costes de impresión de la compañía. Al mismo tiempo, los estudios revelaron que había un gran potencial para simplificar flujos de trabajo y transferirlos a un formato digital. Mientras que Molls inicialmente se centraba en simplificar las adquisiciones de clientes y los procesos de elaboración de presupuestos asociados, procesos como la aceptación de pedidos, el registro de datos de clientes y la facturación necesitaron atención enseguida. «Al principio trabajábamos con ficheros en papel, pero los archivadores contenían tantos documentos que todo era muy difícil de controlar. Se guardaban en un solo lugar, lo que significaba que nuestra capacidad de acceder a ellos y buscarlos era también muy limitada», cuenta André Molls, director gerente de Molls. «Muy pronto nos dimos cuenta de que, con tantos documentos llegando en dos formatos (digital y papel), no podíamos seguir trabajando de esta forma y todo tenía que ser digitalizado.»
Solo para crear un presupuesto, se tienen que registrar para cada unidad los datos de propiedad como los sistemas y dispositivos existentes y necesarios, además de sus tipos y ubicaciones individuales. Además, Molls necesita registrar datos sobre el número y tamaño de las habitaciones, sobre las facturas anteriores de calefacción y agua así como sobre los residentes. La lectura del contador requiere la creación de numerosos documentos, especialmente al leer cada contador individual e incluso sencillamente para concertar citas. Estos documentos deben guardarse durante varios años. Luego, cuando llega el momento de la factura, han de compilarse un montón de datos.
