Cómo reforzar rápidamente un equipo distribuido
Seguramente ya hayas habilitado a tus equipos para el trabajo en remoto, pero aquí tienes algunas líneas de trabajo que estamos observando:
VALORA las capacidades remotas, seguridad y productividad de tu infraestructura:
- PORTÁTILES Y TABLETAS — ¿Pueden los usuarios conectarse sin problema a los recursos de la empresa, vía VPN, servicios de escritorio remoto (RDS) o aplicaciones SaaS? ¿Tienen instaladas todos los dispositivos herramientas de seguridad que sean gestionables?
- ORDENADORES CASEROS — Asegúrate de que los ordenadores caseros pueden conectarse a tus recursos siguiendo buenas prácticas de seguridad. Gestionar la seguridad de estos ordenadores es más difícil que los ordenadores de la empresa que previsiblemente tenían ya instaladas herramientas de seguridad.
HABILITA las herramientas de productividad para las que tengas licencia:
- COLABORACIÓN — ¿Tiene tu empresa herramientas de colaboración remota, como dokoni SYNC&SHARE, servicios en la nube, Microsoft Teams o Sharepoint?
- ACCESO WEB — Muchos usuarios no saben que muchas aplicaciones pueden accederse a través de la web, sin necesidad de una VPN. ¿Saben tus empleados cómo acceder a aplicaciones como dokoni SYNC&SHARE, Office365, Outlook o OneDrive?
CONCIENCIA RESPECTO A LA SEGURIDAD es crítica:
Cómo asegurarte de que tus empleados están gestionando bien el cambio
- Comunicación, comunicación, comunicación.
- En estos tiempos de cambio tan rápido, es vital asegurarse de disponer de una comunicación a través de múltiples canales. No todos los usuarios se adaptan de la misma manera, sobre todo si están acostumbrados a trabajar con sus compañeros en la oficina.
- Aprovecha las ventajas que te proporcionan las herramientas tecnológicas — muchas de ellas pueden funcionar como si se estuviera en la oficina. Hay herramientas para la comunicación unificada, para compartir una pizarra, chats y videoconferencias. Puede que te sorprenda el que las reuniones se vuelvan más ajustadas a su tema y se llegue a definir en ellas acciones más acertadas.
- Comprueba que tu equipo está funcionando bien. ¿Se les presenta alguna dificultad respecto a su productividad? ¿Mantienen un equilibrio entre vida laboral y privada? La mayoría de las personas tiende a trabajar más horas cuando está trabajando en remoto.
Cómo seguir siendo eficientes y seguir cuerdos a la vez
- Hay que mantener los horarios asignados a las reuniones. Si seguimos hablando pasado el tiempo asignado estaremos entorpeciendo otras tareas que también hay que hacer, y eso aumenta el estrés. Si somos considerados con el tiempo de los demás eso repercutirá en que estarán más enfocados en su trabajo.
- No intentes replicar el funcionamiento de una oficina estableciendo demasiadas llamadas o reuniones. Hay que dejar que las personas se adapten. Trabajarán más eficientemente y obtendrán mejores resultados si no tienen que participar en una reunión cada dos horas.
- Asegúrate de no acabar viviendo en tu mesa de trabajo, y que tampoco lo haga tu equipo. A veces se tiene esa sensación. Haz descansos, date un paseo, come lejos de tu mesa. Llama a alguien y no te preocupes de los diez mensajes de correo electrónico que acaban de aparecer en tu bandeja de entrada.
Es todo un reto adaptarse a una nueva realidad del trabajo en casa, y más si tienes niños y tienes que buscar un equilibrio entre una jornada laboral y la educación de los hijos. Konica Minolta puede ayudarte en muchos de estos retos con sus herramientas de colaboración y comunicación, tu seguridad IT, servidores y servicios y muchas más cosas.