No es de extrañar, pues, que el 30 % de los encuestados en la misma encuesta afirmen que externalizan el dar soporte para la colaboración remota o que estén considerando hacerlo.
Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, hay cuatro aspectos clave que debes tener en cuenta a la hora de planificar un lugar de trabajo digital eficiente y seleccionar herramientas de colaboración virtual:
- Proporcionar un acceso seguro y fácil a la información para los equipos remotos.
- Permitir la colaboración, la comunicación y el intercambio de archivos en tiempo real para los equipos de proyectos virtuales.
- Permitir que los trabajadores de primera línea se beneficien de una mejor comunicación y de la transformación de los procesos.
- Permitir que los contratos y otros documentos que requieren aprobación se firmen electrónicamente.
1. Garantizar un acceso seguro y fácil a la información para los equipos remotos Microsoft Teams (parte de Microsoft 365) es ideal para tareas como la comunicación, la colaboración virtual, la planificación y la gestión de proyectos. La integración de una solución de gestión de contenido empresarial en Microsoft Teams permite a los usuarios recuperar rápida y fácilmente documentos e información de cualquiera de tus repositorios y sistemas empresariales, sin salir de la interfaz familiar de Microsoft Teams.
2. Permitir a los equipos virtuales colaborar en la creación de documentos Herramientas como Waidok o Microsoft Teams proporcionan a los miembros del grupo todo lo que necesitan para la coautoría de documentos.
Los miembros del equipo virtual pueden trabajar juntos en documentos compartiendo enlaces a la última versión con compañeros internos y externos. Así, la colaboración ya no implica enviar borradores por correo electrónico de un lado a otro, y los miembros del equipo pueden aportar sus ideas sin duplicar documentos. Además, se mantiene un historial completo de las ediciones y los comentarios.
Con Waidok, incluso puedes enviar documentos a través de flujos de trabajo digitales para su revisión, aprobación y firma.
3. Involucrar a los trabajadores de primera línea
Los empleados de primera línea suelen estar más cerca de los clientes y más involucrados en los procesos críticos que otros miembros de la empresa. Gracias a la facilidad de uso de Microsoft 365 en teléfonos inteligentes y tablets, puedes ayudar a los trabajadores de primera línea a involucrarse más estrechamente con la organización y mejorar la colaboración del equipo en general mediante:
- Mejora del contacto y la colaboración en línea con compañeros de trabajo y directivos
- Acceso virtual en tiempo real a la información
- La digitalización de procesos que antes se realizaban en papel
4. Habilita la firma electrónica de contratos
Cuando los firmantes de los departamentos financiero, jurídico, de recursos humanos u otros trabajan a distancia, puedes hacer que la firma de contratos y otros documentos sea más eficiente con una solución de firma electrónica (e-signature). Esto ayuda a reducir los retrasos, los gastos administrativos y las posibles brechas de seguridad que pueden surgir cuando los documentos circulan entre los firmantes en formato impreso o escaneados y compartidos por correo electrónico.
Ten en cuenta que tu enfoque de las firmas electrónicas debe cumplir con los requisitos locales y proporcionar la misma validez que las firmas manuscritas.
La popularidad del trabajo a distancia indica que ha llegado para quedarse como parte de la nueva normalidad empresarial. Por lo tanto, vale la pena crear un lugar de trabajo inteligente y conectado que se adapte al futuro con las herramientas y la tecnología adecuadas para el acceso remoto a la información, la colaboración virtual y la firma electrónica.
De esta manera, una empresa puede permitir que los equipos virtuales, los trabajadores remotos y los empleados de primera línea trabajen juntos de forma más productiva, al tiempo que se agilizan los procesos que antes dependían del papel para mejorar la seguridad de la información e impulsar una mayor innovación.
Si estás listo para crear un lugar de trabajo digital eficiente, busca un socio que ofrezca una amplia gama de servicios, así como las habilidades para integrarlos y gestionarlos como una plataforma segura y escalable que respalde tu estrategia de trabajo remoto ahora y a largo plazo.
