El paso hacia la «oficina sin papel» ha sido gradual.
Hasta la década de 1970, los documentos en papel dominaban las operaciones de oficina, pero a mediados de esa década surgió el procesamiento de textos, lo que permitió a los mecanógrafos editar textos electrónicamente sin tener que volver a escribir páginas enteras. Este avance puede haber dado lugar a
un artículo publicado en Business Week el 30 de junio de 1975, titulado «La oficina del futuro», que contenía toda una serie de predicciones sobre la oficina sin papel. Pero, ¿qué ha sido de esas profecías?
Los años siguientes también se caracterizaron por avances tecnológicos que acercaron aún más la visión de la oficina sin papeles.
Las hojas de cálculo electrónicas desarrolladas en 1979 automatizaron los cálculos presupuestarios y otras tareas contables. A esto le siguieron los sistemas ofimáticos integrados y, posteriormente, la llegada de Internet como medio universal para compartir información fácilmente en la década de 1990. La llegada del almacenamiento y las soluciones basadas en la nube a mediados de la década de 2000 comenzó a reducir aún más la dependencia del papel mediante el uso de archivos digitales y el correo electrónico.
A pesar de estos avances, la oficina sin papel aún no es una realidad universal y la impresión sigue desempeñando un papel importante en las operaciones comerciales. Aunque los flujos de trabajo digitales han reducido considerablemente el consumo de papel, la dependencia de la impresión sigue existiendo. Más del 70 % de las empresas que participaron en
el último estudio de Quocirca afirman que la impresión es importante para sus procesos empresariales.
Las cifras de PWC de 2023 muestran que los trabajadores de oficina de EE. UU. siguen utilizando 10 000 hojas de papel al año.
Las cifras de Quocirca muestran que las principales razones para seguir utilizando papel en las empresas son que los clientes siguen enviando documentos en papel (36 %), los requisitos legales (30 %) y la necesidad de firmas físicas (29 %). Según IDC1, el 43 % de las empresas también afirman que los documentos en papel siguen siendo esenciales para sus procesos empresariales, seguidos de los requisitos legales, lo que coincide con las conclusiones de Quocirca.
Cómo difiere el comportamiento de impresión entre las diferentes generaciones
Se cree que el uso continuado y la dependencia de los soportes impresos están relacionados con los diferentes comportamientos y presiones que existen entre las distintas generaciones en el lugar de trabajo. Cada generación aporta sus propias expectativas y necesidades en materia de impresión. Por lo tanto, es importante comprenderlas para garantizar que tu empresa cuenta con la infraestructura necesaria para satisfacer estos requisitos y mantener un lugar de trabajo inclusivo y plenamente operativo.
Las generaciones clave en el lugar de trabajo actual son las siguientes:
Baby Boomers (nacidos entre 1946 y 1964): esta generación ha crecido con materiales e información impresos, ha utilizado la impresión y la información impresa durante mucho tiempo y puede que siga confiando en los métodos de impresión tradicionales, pero se está adaptando gradualmente a las alternativas digitales. Aunque tienden a imprimir más, debido a su edad, muchos se jubilarán en la próxima década y sus preferencias tendrán menos impacto en la evolución hacia la oficina sin papel una vez que dejen de trabajar.
Generación X (nacidos entre 1965 y 1980): También han crecido con la impresión en la oficina y están acostumbrados a utilizar información impresa, pero son más propensos a adoptar flujos de trabajo digitales, aunque siguen utilizando la impresión para determinadas tareas. Curiosamente, a pesar de haber crecido con la impresión,
el informe de Quocirca de 2022 reveló que el 76 % de los encuestados de más edad (nacidos antes de 1977) consideraba que era importante en 2022, frente a solo el 51 % que consideraba que seguiría siendo importante en 2025.
Millennials (nacidos entre 1981 y 1996): nacidos al comienzo de la «era digital» y a menudo descritos como «nativos digitales», esta generación ha crecido con la tecnología desde una edad temprana. Pueden preferir los documentos digitales y el intercambio de información, y dar prioridad a la flexibilidad, pero es posible que sigan utilizando la impresión para necesidades empresariales específicas.
La investigación de Quocirca mencionada anteriormente también muestra que, de los nacidos entre 1978 y 1987, el 76 % consideraba que la impresión era importante en 2022, pero este porcentaje se redujo al 62 % en 2025.
Generación Z (nacidos entre 1997 y 2012): También nacidos en la «era digital» y posiblemente aún más «nativos digitales» que los millennials. Son nativos digitales que prefieren la documentación digital y las soluciones de impresión móvil.
