La soberanía digital describe la capacidad de una empresa para utilizar la tecnología y los datos de forma autónoma, sin depender de proveedores o regiones concretos. Estudios recientes demuestran que una fuerte dependencia de los proveedores de software y servicios en la nube estadounidenses, en particular, conlleva riesgos significativos, como una menor agilidad, una capacidad de innovación limitada o incluso influencia política y normativa. La asociación digital alemana Bitkom advierte del potencial «chantaje» que supone basar los procesos empresariales fundamentales en unos pocos servicios estadounidenses. El Índice de Soberanía Digital de adesso también confirma que, en áreas clave como la nube, la inteligencia artificial y el software, más del 60 % de las empresas dependen en gran medida de proveedores individuales, lo que supone un claro riesgo de dependencia de un único proveedor.
La soberanía digital fortalece a las empresas en varias dimensiones a la vez. Aumenta la independencia tecnológica al permitir a las organizaciones cambiar de proveedor y responder con flexibilidad a las condiciones cambiantes. También proporciona seguridad jurídica y operativa. Más del 92 % de los datos del mundo occidental se almacenan en servidores propiedad de empresas con sede en Estados Unidos. Sin embargo, los datos europeos almacenados en proveedores de nube con sede en Estados Unidos tampoco están protegidos automáticamente por el RGPD, ya que la ley CLOUD Act estadounidense permite a las autoridades estadounidenses exigir el acceso a los datos que obran en poder de empresas estadounidenses, incluso cuando esos datos se encuentran en centros de datos de la UE. Esto crea un conflicto legal directo para las organizaciones europeas que deben proteger los datos personales en virtud del RGPD y evitar transferencias ilegales, multas y responsabilidades. Por lo tanto, la ubicación física de los datos por sí sola no es suficiente: lo que importa es el control sobre las operaciones y la infraestructura.
La soberanía digital también es esencial para la capacidad de innovación. Sin ella, surgen dependencias a largo plazo de sistemas propietarios, lo que dificulta la implementación de nuevas tecnologías. Esto es particularmente evidente en la inteligencia artificial: con una puntuación del 63,3 % en el Índice de Soberanía Digital de Adesso, la IA tiene la calificación de soberanía más baja. Muchas empresas carecen de la experiencia y la infraestructura suficientes para diseñar IA de forma independiente y, por lo tanto, dependen de un pequeño número de proveedores globales.
Para que la soberanía digital sea eficaz, también debe integrarse estratégicamente en la organización. Sin embargo, solo el 21 % de las empresas tienen una estrategia clara y específica, y en casi la mitad de las organizaciones (46 %), la responsabilidad recae erróneamente en el departamento de TI en lugar de en el consejo de administración o la alta dirección. Sin este anclaje estratégico, la soberanía digital sigue estando fragmentada y tiene poco impacto en tiempos de crisis.
Para ayudar a reducir las dependencias, existen enfoques probados, como las estrategias multicloud, la diversificación de proveedores, las soluciones de código abierto y los servicios en la nube europeos. Sin embargo, solo el 68 % de las empresas utilizan actualmente el multicloud, a pesar de que el 92 % considera que la soberanía digital es importante y estaría dispuesto a pagar una media del 17 % más por soluciones soberanas.
Aunque la soberanía digital se reconoce como un objetivo, aún no se ha implementado de forma coherente. Las empresas deben modernizar sus arquitecturas tecnológicas para lograr una independencia real, capacidad de innovación y resiliencia.
Aquí es donde un proveedor de entornos de trabajo digitales como Konica Minolta puede ayudar. Sus soluciones de impresión en la nube Workplace Pure y SAFEQ Cloud se alojan exclusivamente en la nube Open Telekom Cloud de Alemania, que cumple con el RGPD, cuenta con las certificaciones ISO 27001 y DIN EN 50600 y dispone de una tecnología de protección perimetral de última generación para garantizar la soberanía de los datos, unos estrictos estándares de seguridad y la protección frente al acceso de la legislación estadounidense.
La creciente presión global está obligando a muchas empresas a reordenar sus prioridades y centrarse más en su actividad principal. En este contexto, la externalización está ganando importancia, especialmente en forma de servicios gestionados. En lugar de dedicar permanentemente recursos internos a gestionar entornos informáticos complejos, las empresas externalizan selectivamente tareas a proveedores de servicios especializados, ganando en flexibilidad y eficiencia.
Especialmente en tiempos de volatilidad, este enfoque ofrece una mayor agilidad financiera y operativa. Los modelos basados en el uso desplazan las inversiones de los elevados gastos de capital iniciales (CapEx) a gastos operativos predecibles (OpEx). Según IDC3, en medio de la incertidumbre sobre la evolución de los aranceles y los precios, las empresas se alejan cada vez más de las compras tradicionales de hardware y se inclinan por modelos basados en servicios y OpEx. Al mismo tiempo, la externalización permite un acceso más rápido a las nuevas tecnologías sin necesidad de crearlas o mantenerlas internamente a largo plazo. Las empresas también se benefician de la experiencia de especialistas externos, a menudo difíciles o costosos de desarrollar internamente, y alivian a los equipos internos, lo que les permite centrarse más en tareas estratégicas.
Sin embargo, es fundamental que la externalización solo refuerce la resiliencia de una empresa a largo plazo si se diseña de forma competente. Si se externalizan procesos o infraestructuras críticos sin una cuidadosa consideración, pueden surgir nuevas dependencias que se conviertan en un riesgo en caso de crisis. Por lo tanto, una externalización exitosa requiere una gobernanza clara, transparencia en torno a las responsabilidades y la capacidad de cambiar de proveedor o volver a internalizar los servicios si es necesario. Solo así la externalización puede pasar de ser una ganancia de eficiencia a corto plazo a convertirse en un pilar a largo plazo de la resiliencia corporativa.
Los servicios gestionados de Konica Minolta en el área de impresión y documentación también tienen como objetivo liberar a los equipos informáticos internos de las cargas operativas diarias para que puedan centrarse más en tareas estratégicamente importantes, como la transformación digital y el crecimiento empresarial. Por ejemplo, Konica Minolta se encarga de la gestión y el mantenimiento de dispositivos multifunción y soluciones de software. Los servicios agilizan la impresión y la digitalización, la captura de documentos, mejoran la seguridad de la información y reducen los residuos. De este modo, las empresas pueden reforzar su productividad y continuidad incluso en condiciones volátiles, garantizando que sus entornos de documentos físicos y digitales sigan siendo fiables, eficientes y preparados para el futuro.
Un factor de resiliencia que se subestima con frecuencia y que es especialmente notable en el trabajo diario es la denominada sobrecarga digital. Se refiere a la sobrecarga causada por el exceso de herramientas, aplicaciones, procesos e interfaces paralelas que se han acumulado con el tiempo. Muchas empresas sufren precisamente este tipo de crecimiento digital descontrolado. En lugar de impulsar la eficiencia, la introducción continua de nuevas tecnologías a menudo da lugar a una mayor complejidad, responsabilidades poco claras y estructuras redundantes.
Las consecuencias son graves: la sobrecarga informática provoca pérdidas de eficiencia, ya que los empleados cambian constantemente de un sistema a otro o mantienen la información varias veces. Al mismo tiempo, surgen silos de datos, TI paralela fuera de los sistemas oficiales y costes de licencia y funcionamiento innecesariamente elevados. Lo que en un principio se pretendía que fuera un impulso a la transformación digital se convierte en un verdadero lastre para la eficiencia.
Un claro ejemplo de ello es la introducción de Microsoft Teams. Como plataforma central de colaboración, puede mejorar significativamente la cooperación, pero solo si se retiran de forma sistemática los antiguos sistemas de mensajería, comunicación y archivo. Si estos siguen existiendo en paralelo, no se ganará en eficiencia, sino que solo se añadirá otra herramienta a una pila tecnológica ya sobrecargada.
Sin embargo, la digitalización suele significar menos en lugar de más. Para reducir eficazmente la sobrecarga digital, se necesita un movimiento contrario consciente: una «limpieza general» digital. Esto incluye un inventario sistemático de herramientas y procesos, una priorización clara y la consolidación y eliminación coherentes de soluciones innecesarias.
Junto con esto, también se requieren estructuras de gobernanza más sólidas para evitar un nuevo crecimiento descontrolado. Muchas empresas se benefician además del nombramiento de un responsable central de la transformación digital que coordine el cambio y se centre constantemente en el valor real del negocio, en lugar de en la abundancia de funciones.
La sobrecarga digital no solo es ineficaz, sino que también aumenta la vulnerabilidad a las crisis externas, como las actuales crisis mundiales, los incidentes cibernéticos o los cambios repentinos del mercado. Reducir la complejidad aporta claridad y, con ella, resiliencia.
Como socio de digitalización para pequeñas y medianas empresas, Konica Minolta asesora a sus clientes para garantizar la combinación adecuada de tecnologías. Un ejemplo de ello son sus soluciones de servicios en la nube Workplace Pure, que ofrecen una variedad de servicios empresariales eficientes, como escanear, convertir, almacenar y compartir documentos en un solo mercado, eliminando así la necesidad de múltiples soluciones individuales.
