Crear una Intranet con SharePoint Online
Con SharePoint Online de Microsoft 365, puedes almacenar todos los documentos de forma segura en línea, para que sean fáciles de encontrar y también se pueda acceder a ellos a través de dispositivos móviles. También puedes ampliar el uso de SharePoint Online a una Intranet.
Una Intranet es un portal digital de comunicación e información dentro de una empresa u organización, que se utiliza para compartir de forma segura información de la empresa y recursos informáticos entre los empleados. A menudo puede tener otro nombre, como “Hub”, “Wiki”, “Página de inicio” o “Plataforma de experiencia del empleado” o algo similar, pero en esencia ofrece los mismos servicios y ventajas. Una Intranet bien estructurada dará a los empleados acceso a la información que necesiten y puede organizarse en grupos para garantizar que se mantienen derechos de acceso seguros cuando sea necesario. Las intranets están diseñadas para fomentar y alentar la comunicación, lo que tiene un efecto positivo en la cultura y el funcionamiento de la organización.
Aunque este enfoque pueda parecer un poco desalentador para una organización más pequeña, el uso de SharePoint Online en forma de Intranet no es sólo patrimonio de las grandes empresas: las pymes también pueden obtener valiosos beneficios operativos del intercambio eficaz de comunicaciones internas que merece la pena tener en cuenta.
No es raro que las empresas y organizaciones ya establecidas dispongan de algún tipo de Intranet para compartir información interna, pero puede que esté anticuada, descuidada/subdesarrollada o no sea adecuada para su propósito. Como tal, es poco probable que atraiga a los empleados a participar en ella.
Aquí es donde SharePoint Online se convierte en una herramienta útil para crear y mantener una Intranet que satisfaga las necesidades de tu organización y de tus trabajadores:
- Los archivos y documentos pueden organizarse y compartirse de forma segura.
- El contenido puede ponerse a disposición de prácticamente cualquier dispositivo empresarial, ya sean smartphones, tabletas (Android e iOS), portátiles Windows y PC.
- Los contenidos de Microsoft, como PowerPoint, pueden reutilizarse rápida y fácilmente.
Utilizar con éxito una Intranet basada en SharePoint Online es una forma potente de crear unidad y diversidad, al tiempo que ofrece conectividad, usabilidad (es fácil e intuitiva) y adaptabilidad para una organización.
Crear una red social corporativa con Viva Engage
Viva Engage (antes conocida como Yammer) es la red social corporativa diseñada para impulsar el compromiso de los empleados. Los usuarios pueden elegir una fuente de conversación (como Comunidad, Usuario, Tema, Home Feed, etc.) y pueden filtrar las conversaciones y elegir las que deseen o que sean más relevantes para ellos.
Viva Engage es perfecto para intercambiar información sobre temas interesantes (con comunicación interactiva bidireccional) con distintas comunidades de una organización, o igualmente en toda la organización. Garantiza que siempre se comparta una versión alineada y dirigida a quienes desean recibirla, en lugar de enviarla pasivamente por correo electrónico a una lista de distribución.
Gracias a su formato fácil de usar, no sólo resulta atractivo para los empleados que están familiarizados con el uso de los canales sociales, sino que todos los demás pueden utilizar Viva Engage muy fácilmente.
Cómo puede ayudar Konica Minolta a tus comunicaciones internas y a la colaboración
Como socio de soluciones en la nube de Microsoft, el equipo profesional de Konica Minolta está en una posición ideal para ayudar a tu organización a aprovechar las herramientas de colaboración y comunicación interna de Microsoft 365.
Durante el proceso de consulta inicial, el equipo de Konica Minolta trabajará contigo y con tu equipo para determinar qué necesidades de comunicación interna tenéis y cómo se pueden mejorar vuestras disposiciones actuales.
Esto puede implicar:
- desarrollar una Intranet basada en SharePoint Online (mientras ayudas a tu equipo a rellenar y desarrollar contenido interno mediante plantillas acordadas),
- implementar el despliegue de Viva Engage (y generar/compartir contenido colaborativo adecuado en toda tu empresa),
- o una combinación de ambos si eso proporciona la mejor solución para tus necesidades.
El equipo profesional de Konica Minolta también puede ofrecer formación especializada a tus empleados, ya sea para los creadores de contenidos, ayudándolos a desarrollar plantillas de contenidos, por ejemplo, o para los usuarios y cómo pueden aprovechar al máximo las funciones. A un nivel más estratégico, Konica Minolta también puede ayudar a tu empresa u organización a desarrollar una Política de Comunicación Interna y directrices de buenas prácticas para garantizar la gestión continua y el desarrollo planificado de tus comunicaciones internas.
Uso de SharePoint Online en el mundo real: una organización de acogida de menores
Konica Minolta tiene una gran experiencia y conocimientos en la implantación de este tipo de sistemas, y un ejemplo excelente fue su trabajo con una organización de acogida de niños en un proyecto de documentación.
La organización, que antes utilizaba métodos manuales intensivos para compartir información, recurrió al equipo de Konica Minolta para crear una estructura documental en SharePoint Online y una Intranet de cara al público para ayudar a unos 300 empleados a compartir noticias y recursos. Gracias a este enfoque, todos los datos que antes no estaban estructurados se han reunido en un único lugar, donde se pueden gestionar y compartir de forma sencilla y segura.
El equipo de Konica Minolta colaboró con el cliente para crear una solución que se ajustara exactamente a las necesidades de la organización y sus grupos de interés. Con la ayuda y el apoyo iniciales de Konica Minolta, la organización crea ahora sus propias páginas y noticias con contenido enriquecido. Su equipo interno es responsable del desarrollo continuo del sistema, pero con la tranquilidad de que dispone de asistencia profesional si la necesita en el futuro.
Planifica tu enfoque de colaboración y comunicación interna
Las pymes que deseen aprovechar estas herramientas de colaboración y comunicación interna de Microsoft deben tener un proceso claro en mente para garantizar que el desarrollo se mantiene en el buen camino y alcanza sus objetivos con éxito.