Trazabilidad clara y gestión mejorada
MVB Truck & Bus Bulgaria AD es el importador oficial de los productos de MAN Truck & Bus para el mercado búlgaro. La estructura de la empresa incluye cuatro departamentos: el departamento de venta de camiones y autobuses, el departamento de servicio técnico, el departamento de recambios y el departamento de contabilidad y administración.
Retos del cliente
Al inicio de su actividad, en 2012, el equipo de MVB Truck & Bus Bulgaria AD comenzó a clasificar y archivar los contratos en carpetas. Al mismo tiempo, se creaban copias electrónicas de los documentos almacenados en un servidor de archivos, y los datos básicos e información sobre ellos se guardaban en archivos de Excel. Con el aumento del volumen de documentos archivados y dado que el proceso de creación del archivo electrónico y la indexación de los contratos se realiza manualmente, han surgido problemas: documentos perdidos, datos introducidos incorrectamente y otros. Por ello, la empresa se da cuenta de la necesidad de optimizar y archivar el entorno documental.
Descripción de la solución
El proceso documental se ha optimizado en dos direcciones. Por un lado, había que convertir los documentos en papel existentes a formato digital. Durante el escaneo, se realizan indexaciones específicas de áreas del documento, como el número de contrato y el tipo de contrato. Una vez digitalizado el contrato en cuestión, se notifica a determinados empleados, en función de los puestos que hayan configurado previamente en el software, que dicho contrato se ha introducido en el sistema. Finalmente, el documento se archiva en el sistema propuesto.
El segundo proceso de introducción de contratos se refiere a los contratos que están pendientes de crear. En este caso, el contrato se crea en el sistema a partir de una plantilla preaprobada. A continuación, el contrato se redirige automáticamente a quienes deben aprobarlo electrónicamente, se devuelve a su creador para su firma, se escanea y se archiva. «En cada paso, todas las personas involucradas en el proceso saben qué está pasando con el documento, y el recorrido del contrato por el sistema está configurado en el software y predefinido», explica Svetoslav Krastev.
Posteriormente, MVB Truck & Bus Bulgaria ha ampliado la solución implementada con la introducción de un módulo de gestión de vacaciones y, más tarde, un módulo para viajes de negocios. En lugar de presentar solicitudes de vacaciones en papel, el empleado ya puede solicitar sus vacaciones a través del sistema y la solicitud se transfiere automáticamente a contabilidad.
