En Oslo la gestión de datos se organiza como la oficina compartida: Transparente y abierta a todos
Volver a configurar las comunicaciones en la oficina, establecer una infraestructura preparada para el futuro y ser capaces de expandirse de forma flexible: Ésa es la base potencial en el futuro del trabajo. La empresa noruega de arquitectura Arcasa Arkitekter, en Oslo, es un ejemplo de cómo una idea que es sostenible y simplifica los flujos de trabajo puede garantizar la eficiencia a lo largo de los años. Todos los empleados se sientan juntos en una oficina compartida en un viejo edificio de ladrillo. El reto: Dar a todo el mundo un acceso sencillo a todos los datos y documentos y asegurarles un trabajo sin obstáculos. Desde Microsoft Office y dibujos de CAD hasta una impresora A3 y mucho más. Los gestores de la organización, Marianne Ruud y Karin Kristiansen, encontraron una solución multifuncional para todos los que en la oficina planean, dibujan y desarrollan planos técnicos como plantillas de construcción. El lugar de trabajo es ahora una oficina inteligente con una nueva organización e infraestructura que hacen que los cuellos de botella y los interfaces incompatibles sean cosa del pasado, no sólo en la gestión de datos, sino también al escanear, copiar e imprimir. Todo el mundo tiene un acceso sencillo a lo que necesita (y está autorizado a acceder). Esto permite a todos tener una visión abierta en las reuniones con clientes y muros llenos de planos para tener una percepción más global de los proyectos. Sobre esta base, los arquitectos de Arcasa pueden integrar los últimos desarrollos adaptados a las necesidades de cada individuo en los próximos años. No necesitan ir tan lejos como sus vecinos suecos. Allí, en el centro de start-ups “Epicenter”, en Estocolmo, cada empleado tiene un chip RFID implantado bajo su piel para darles acceso al edificio, permitirles utilizar las copiadoras o pagar las bebidas en las máquinas de vending.
De Roma al mundo: Acceder desde cualquier lugar a la gestión de datos y a la gestión centralizada de impresión
En el bufete internacional Chiomenti Studio Legale, en Roma, tampoco han ido tan lejos como para implantarse chips. La empresa tiene oficinas en Europa, EEUU y China, y el reto para el futuro del trabajo en este caso reside en hacer que la gestión de datos y la comunicación de oficinas sea consistente hasta llegar a la impresora. Con este fin especialistas en IT registraron y analizaron el flujo de trabajo global de la empresa. Basándose en ello crearon un nuevo archivo digital que permite acceder a cualquier documento, utilizando diferentes criterios, de forma rápida y precisa desde cualquier localización. De esta forma el flujo de trabajo puede desarrollarse sin obstáculos y sin problemas de compatibilidad en tres continentes. Acercaron los tres continentes mediante una gestión de datos homogénea y soporte IT.
Trabajo en red: Todo el mundo sabe dónde están las cosas y cómo encontrarlas
Las soluciones aisladas son cada vez más un signo del pasado. Los interfaces centralizados para el intercambio de datos y las herramientas homogéneas para la comunicación profesional entre grupos y grandes comunidades simplifican el trabajo del día a día. Jonathan Grudin, Investigador Principal en Microsoft, ve cómo en el futuro el desarrollo tecnológico va a centrarse en el individuo: “Las personas van a crear los empleos del futuro, en lugar de ser formadas para ello. Y la tecnología está jugando ya un papel decisivo”. La gente es responsable de qué tecnologías van a acompañarles en el futuro.