1. Gestión de pedidos de clientes
Los pedidos de los clientes son el alma de una empresa, por lo que es vital procesarlos con rapidez y precisión. Para ayudar a que esto suceda, se puede configurar un sencillo flujo de trabajo en Microsoft Teams con la ayuda de unas cuantas aplicaciones de Microsoft 365. Este es el aspecto que podría tener el flujo de trabajo.
El jefe de equipo introduce los pedidos entrantes de los clientes en Microsoft Lists, donde los verán todos los miembros del equipo que tengan acceso a la lista. Mediante un flujo de trabajo de Power Automate, cada nuevo pedido se asigna automáticamente a un miembro del equipo y se crea una tarea en Planner. En Planner, el miembro del equipo puede establecer el plazo correspondiente, añadir notas (como la dirección del cliente) y definir subtareas y sus plazos. Una vez que el miembro del equipo completa la tarea, la marca en Planner. Los temas relevantes para todo el equipo pueden debatirse en el canal para mantener a todo el mundo al día.
2. Procesado de pedidos de transporte
Si la ejecución rápida de los pedidos de los clientes implica entregas, también es imprescindible una gestión fluida del transporte. En Microsoft Teams, puedes crear un flujo de trabajo para la gestión del transporte que sólo requiere unos pocos pasos.
Los jefes de proyecto cargan en el canal de Teams una hoja de cálculo de Excel con datos sobre los artículos que se van a transportar. Una vez que la hoja de cálculo Excel está en Teams, Power Automate copia las filas en Dataverse para Teams.
El personal que carga los camiones utiliza la Power App en sus dispositivos móviles para marcar cada artículo de la lista a medida que se carga. Ventaja añadida: a la vez se registra el tiempo empleado en cargar cada tipo de artículo. Los jefes de proyecto pueden utilizar estos datos para optimizar el almacenamiento y acelerar la carga para futuros trabajos.
Una vez finalizada la carga de un camión, el conductor recibe un mensaje a través del chat de Teams en su dispositivo móvil indicándole que el camión está listo, junto con la dirección de entrega del cliente y la confirmación de que puede marcharse.
3. Tramitación de solicitudes de empleo
Dada la creciente escasez de trabajadores cualificados en casi todos los sectores, la digitalización con Microsoft Teams puede ayudar a que el proceso de solicitud de empleo sea rápido y eficaz, para que no se escape ningún candidato potencialmente adecuado.
Las solicitudes entrantes pueden reenviarse automáticamente desde Outlook a la dirección de correo electrónico del canal correspondiente (por ejemplo, puedes crear un canal distinto para cada vacante). Cuando un miembro del equipo de RRHH empieza a procesar una solicitud, crea una tarea en Microsoft Planner.
Si tiene lugar una entrevista de trabajo, el entrevistador puede crear notas en OneNote, que se archivan automáticamente en el canal correspondiente. Los informes de cada ronda de entrevistas pueden añadirse a OneNote en orden secuencial. Se pueden integrar plantillas y listas de comprobación en OneNote para cubrir aspectos como los temas de las entrevistas.
Después de cada entrevista, se puede perfeccionar la plantilla o la lista de comprobación, lo que permite a los miembros del equipo de RRHH beneficiarse mutuamente de sus experiencias en las entrevistas. Una vez finalizado el proceso de contratación, el equipo de RRHH puede utilizar una encuesta de Microsoft Forms para pedir a los candidatos su opinión sobre su experiencia, para saber qué fue bien y qué podría mejorarse.
4. Gestión de turnos
Las empresas suelen utilizar soluciones desarrolladas individualmente para gestionar los horarios de los turnos, a menudo en forma impresa analógica. Shifts para Teams permite crear y mantener los turnos de los empleados (por ejemplo, en producción o servicios) directamente en Microsoft Teams.
Con Microsoft Shifts, los responsables de departamentos y equipos pueden crear horarios y asignarlos a personas o equipos, y seleccionar y asignar empleados a turnos concretos. A su vez, los empleados son informados directamente en Teams sobre sus respectivos planes de turnos; y pueden intercambiar turnos u ofrecerlos para intercambio sin salir de Teams. También se pueden asignar el registro de tiempos y los comentarios; y los jefes de equipo pueden proporcionar documentos y otra información para los turnos.
Shifts se diseñó principalmente para uso móvil, pero también es adecuado para organizar tareas de oficina, como horarios de oficina regulares y otras actividades repetitivas.
5. Documentación de daños en edificios
Algunos procesos de trabajo específicos de la empresa se realizan mejor utilizando una app especialmente desarrollada. Un ejemplo es la documentación de daños en edificios. Una aplicación desarrollada para este fin permite a los conserjes hacer una foto con su smartphone y enviar el informe de daños directamente a la empresa de gestión inmobiliaria en unos pocos pasos.
Desarrollar una aplicación de este tipo solía llevar mucho tiempo y ser costoso. Hoy en día, es mucho más fácil con Power Apps. Una aplicación móvil puede “pintarse” en un editor gráfico y conectarse a la fuente de datos adecuada: por ejemplo, SharePoint, Outlook, Planner o, por supuesto, Microsoft Teams.
Las Power Apps creadas de este modo pueden asignarse a personas o equipos y estar disponibles directamente en su smartphone, tableta o PC. Para dispositivos móviles, tanto iOS como Android son compatibles. Las Power Apps son una extensión ideal de Microsoft Teams para cualquier trabajador móvil: la interfaz de usuario está optimizada para el trabajo móvil, y la funcionalidad se ajusta con precisión a cada paso del trabajo.