La empresa inmobiliaria francesa Réalités tenía un problema similar: su antigua intranet se estaba convirtiendo cada vez más en una barrear para la buena colaboración y el intercambio eficiente de información. «No era atractiva y ya sólo la utilizábamos para acceder la red o a documentos urbanísticos», explica Nathalie Gonnard, Directora de Organización e IT.
Para la empresa había llegado la hora de instalar una intranet moderna y contemporánea.
Poniendo en marcha una intranet moderna: colaboración estructurada y elevada seguridad de datos
Un gran plus: en la intranet se manejan de forma eficiente el trabajo colaborativo, los proyectos y las tareas. Hay cuatro aspectos fundamentales que contribuyen a fundamentar la colaboración en el día a día de cualquier empresa:
Cada empleado dispone de una visión global de lo esencial.
Existe un lugar compartido y establecido para el almacenamiento de documentos.
Todos los accesos a datos y software son seguros y cumplen con la legislación de protección de datos.
Se puede intercambiar conocimiento actual en tiempo real.
Sorprendentemente sencillo: una intranet lista para usar
Lo práctico es que la intranet funcione con todas las aplicaciones y software de la empresa, que sea un sistema moderno que reúna todas las funciones de Microsoft 365/Office 365 y la aplicaciones propietarias. Además, que esté integrada con Microsoft Teams.
Para el trabajo diario es también importante que disponga de un diseño adaptable que permita su uso en cualquier tipo de dispositivo, ya sea un teléfono inteligente, una tableta o un portátil.
Todo funciona en la intranet, desde la comunicación a la gestión del conocimiento
Para que todo el mundo esté contento utilizando la intranet el interfaz de usuario debe ser personalizable para cada empleado. Toda la información y los documentos que son importantes para cada individuo debe estar accesible a unos pocos clics de distancia. Así funciona la gestión del conocimiento moderna.
Si dispone un interfaz de usuario actualizado, personalizable y atractivo, la intranet se convierte en una herramienta muy valiosa para la comunicación.
¿Dónde funciona mejor la comunicación interna? La intranet va con ventaja. El gráfico muestra la puntuación del estado de las comunicaciones internas de acuerdo a varias aplicaciones por tecnología.
¿Una intranet clásica o moderna? Ésa es la diferencia
Antes poner en marcha la red interna de una empresa solía ser un proyecto costoso y laborioso, pero hoy en día es una tarea muy sencilla. Los antiguos sistemas clásicos con bastante diferentes de las intranets modernas, que se ofrecen bajo un modelo de software como servicio (SaaS), listas para usarse inmediatamente.
En este tipo de sistemas listos para su uso hay que concentrarse en su objetivo diario sin olvidarse de una intensa interacción entre los empleados.
La intranet moderna es una especie de intersección eficiente dentro de la empresa. Hay que animar activamente a sus usuarios para que ayuden a su diseño y construcción. Hay quien includo la llama una intranet social. En una intranet clásica el contenido se comunica de arriba a abajo, desde la dirección al resto de los empleados.
¿Estás pensando en desplegar una intranet lista para usarse? Aprovéchate de nuestra lista:
Criterios generales:
- Selecciona, entre las funciones que se incluyen más abajo, cuáles son fundamentales en tu caso
- La experiencia demuestra que es mejor disponer de menos funciones, pero mejor adaptadas a tu empresa
Piensa en cuáles de las siguientes funciones son de tu interés:
- Acceso móvil
- Enlace al sitio web externo de la empresa y/o disponibilidad de noticias de la empresa
- Comunicación interna
- Distribución de información actualizada
- Directorio de empleados
- Acceso sencillo a todos los documentos importantes
- Autoorganización
- Almacenamiento de documentos compartidos
- Cooperación digital para grupos de proyecto
- Búsqueda global
- Integración con Microsoft 365/Office
- Herramienta de reserva de salas de reunión y puestos de trabajo
Intranet, comunicación y colaboración. Estos puntos requieren atención especial:
- Flexibilidad y escalabilidad para asegurar que la solución puede evolucionar en el futuro
- Solución amigable para usuarios, de forma que su uso sea agradable
- Seguridad que garantice que toda la información importante y los datos almacenados cumplen con la legislación de protección de datos y están seguros frente a intrusiones
- Una estructura clara y una buena visión global para un trabajo directo y eficiente
- Personalización, de forma que los empleados puedan adaptar su espacio digital a su trabajo y obligaciones
- Interfaz de usuario sencillo y familiar para todos los empleados