Del papel al proceso: potenciando tu flujo de trabajo digital

Muchas organizaciones aspiran a prescindir del papel (o al menos a reducirlo) para facilitar la vida de sus empleados y reducir las tareas rutinarias de la oficina. Pero sin la tecnología adecuada, el proceso de digitalización de documentos físicos y su envío a los destinos correctos puede aumentar la carga administrativa, en lugar de reducirla.

Incluso si se hace de forma eficiente, la digitalización de los archivos es solo la mitad de la cuestión. Para obtener un beneficio empresarial real, es necesario integrarlos en los procesos empresariales para apoyar la transformación digital y la automatización del flujo de trabajo.

Digitalización inteligente, integración simplificada del flujo de trabajo

Si utilizas los equipos multifunción bizhub de Konica Minolta, puedes añadir aplicaciones y software inteligentes a tus dispositivos que facilitan el escaneo y la digitalización, y automatizan la integración de los documentos que escaneas o recibes en formato digital en tus procesos empresariales. Nuestras aplicaciones y nuestro software pueden:

• Reconocer tipos de documentos (o leer códigos de barras) para enviar automáticamente los documentos digitales y digitalizados al destino correcto, como una persona, un equipo, una aplicación o un flujo de trabajo. (como la aprobación de facturas)
• Convertir documentos impresos a una variedad de formatos digitales, incluidos Word, Excel, PDF, JPEG y XML, lo que permite la edición o la manipulación de datos en otras aplicaciones y sistemas
• Extraer datos (incluido texto escrito a mano) de formularios, contratos y otros documentos comerciales mediante el reconocimiento óptico e inteligente de caracteres (OCR, ICR) impulsado por IA, lo que permite el reconocimiento inteligente de documentos y el procesamiento automatizado
• Utilizar el ICR basado en IA para extraer datos y nombrar y clasificar documentos según su contenido; por ejemplo, los nombres de archivo de las facturas se pueden asignar automáticamente en función del nombre del emisor de la factura y el número de factura, y aplicar metadatos automáticamente.
• Automatizar el reconocimiento y la redacción de información de identificación personal (PII) utilizando la capacidad basada en IA.
• Utilizar la IA para integrar resúmenes de documentos o traducciones automáticas de documentos en tu flujo de trabajo.
• Permitir la programación de trabajos por lotes fuera del horario laboral para dejar libre el ancho de banda durante la jornada laboral.

Nuestras aplicaciones se pueden manejar desde el panel de control de bizhub, o pueden recibir documentos a través de una carpeta de vigilancia o desde un dispositivo u otra fuente, como carpetas compartidas o soluciones de almacenamiento en la nube. Los módulos basados en IA ayudan a optimizar los flujos de trabajo de procesamiento de documentos, lo que reduce aún más el esfuerzo manual y mejora la precisión del manejo de documentos.