Asegurando el cumplimiento certificado con el RGPD y la protección de datos sensibles de clientes
La Fundación Groenhuysen es un proveedor de cuidados de la región neerlandesa de Roosendaal. Ofrece servicios principalmente para clientes de edad avanzada, desde comodidad y confort hasta cuidados intensivos, ambos en la forma de cuidados a domicilio así como en sus excelentes instalaciones. Unos 2.300 empleados y 1.300 voluntarios están comprometidos con las necesidades diarias y el bienestar de los 4.000 clientes de Groenhuysen. La organización se fundó en 1993 con la unión de Cáritas, una antigua casa de huéspedes y varios hogares para personas meyores de Oudenbosch y el área circundante. Groenhuysen tiene una política de ubicación semiendosada, lo que significa que conecta 45 ubicaciones en la región bajo un único techo. Cuando llegó el momento de actualizar su MFP para asegurar que los datos sensibles estaban protegidos en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD/GDPR), Groenhuysen confió en el soporte de su socio ya de largo tiempo Konica Minolta.
Necesidad del manejo seguro de datos sensibles de clientes
Como proveedor de cuidados, Groenhuysen pone las necesidades personales de sus clientes en el corazón de todo lo que hace, con unos servicios que aseguren su bienestar y seguridad personales. Con el fin de proporcionar estos servicios, procesan información sensible como historiales médicos, uso de medicación e información de seguros financieros. «Nuestro trabajo diario incluye constantemente trabajar con datos confidenciales y privados de nuestros clientes. Por ello, asegurar que estos datos sensibles están protegidos de la mejor manera posible y cumpliendo con el RGPD era importantísimo para nosotros en la búsqueda de una nueva solución de seguridad para nuestros periféricos multifuncionales», explica Jeffrey Otte, Jefe de Equipo IT de Groenhuysen. Esta solución no solo necesitaba implementarse en la sede de la Fundación, sino también en todas las instalaciones remotas. Como virtualmente todos los empleados necesitan trabajar con esos dispositivos, era clave una implementación con el mínimo de interrupciones posible y el seguimiento de una programación clara.
Un socio experimentado con una fuerte posición en la protección de datos
«Konica Minolta es el proveedor que nos proporciona la infraestructura de impresión desde 2014, y estábamos muy satisfechos con nuestra relación. Por eso, cuando llegó el momento de actualizar nuestros sistemas, inmediatamente nos pusimos en contacto con Konica Minolta», dice Otte.
Konica Minolta no solo respondió rápidamente con la información solicitada para el análisis que este proceso implicaba, sino que también proporcionó proactivamente consejo sobre las posibilidades y soluciones para asegurarse de que todos los requisitos se satisfacían de la mejor manera posible. Como todas las ubicaciones de Groenhuysen ya estaban equipadas con los dispositivos bizhub de la compañía, se identificó rápidamente bizhub SECURE como la solución idónea para este propósito. Disponible para todos los periféricos de Konica Minolta, bizhub SECURE ofrece un paquete de medidas protectoras que contiene contraseñas de administrador únicas y específicas para cada dispositivo, la encriptación del disco duro del dispositivo así como de toda la información procesada, y ajustes para impresión ‘follow-me’ que aseguran que solo pueden acceder a los documentos los usuarios autorizados. A pesar de la multitud de ubicaciones repartidas por la región de Roosendaal, toda la flota de impresoras con 85 dispositivos se actualizó en el plazo de dos semanas.
En este proceso, era absolutamente crucial que ningún dato ni ajuste se perdiera durante la actualización. Por tanto se realizó una copia de seguridad de todos los sistemas. Solo entonces se actualizó el firmware y se instaló el software bizhub SECURE. Una vez hecho esto, se instalaron de nuevo en el sistema los ajustes anteriores para impresión ‘follow-me’ y escaneado, por ejemplo. Este proceso fue gestionado por tres técnicos de Konica Minolta. Para asegurar que el cliente tuviera total transparencia sobre qué dispositivos se actualizaban y cuándo, se definió y siguió un calendario estricto. «Nos impresionó la profesionalidad y eficiencia de los técnicos de Konica Minolta durante este proceso», explica Otte. «Habíamos esperado algunas interrupciones debido a la transición y habíamos enviado mensajes a todos los empleados preparándolos para esta eventualidad. Pero nos alegra decir que apenas hubo interrupciones y ninguna queja.»
