- La Fundación Rey Ardid, con sede en Zaragoza, incorpora el nuevo sistema de digitalización documental Waidok de Konica Minolta.
- Una solución clave en la optimización y mejora de la eficiencia interna de los sistemas de gestión de documentos.
La Fundación Rey Ardid es una entidad sin ánimo de lucro con más de 30 años trabajando en el ámbito social que actualmente desarrolla diferentes actividades relacionadas con la atención a personas vulnerables. Con los años, el volumen de trabajo, las gestiones en materia de facturación o el exceso de papel empleado en distintas actividades han sido algunas de las causas que han propiciado que la Fundación dé un salto importante en el campo de la transformación digital.
Buscar una solución eficiente ha sido el paso principal para unificar lazos entre Konica Minolta y la Fundación Rey Ardid. Por ello, el uso de Waidok como herramienta para la optimización de procesos internos, la mejora en la accesibilidad a la información y el refuerzo de la eficiencia operativa de la organización han sido el motor indispensable para la mejora en el desarrollo de su actividad.
«Konica Minolta llegó a nosotros a través de las impresoras de nuestro proveedor Automatización y Control Empresarial, SA (ACESA), proporcionándonos un servicio pleno en todas nuestras áreas. Nuestra actividad concentra más de 4.000 proveedores, lo que supone un volumen importante de papel, por ello nuestro propósito era precisamente eliminarlo», ha explicado Daniel Verdiel, responsable de Sistemas de Fundación Rey Ardid.
Gran acogida de Waidok en la Fundación Rey Ardid
Con sede en Zaragoza y alrededor de 25 centros por todo el territorio español, la Fundación Rey Ardid dedica su actividad a la atención a usuarios con problemas de salud mental, personas con discapacidad en centros especiales de empleo, residencias de mayores y otros recursos sociales. Ofrece su atención a unas 15.000 personas al año, colabora con más de 600 empresas e instituciones y ha llegado a conseguir alrededor de 900 reinserciones laborales de personas en situación de vulnerabilidad.
«Desde el Departamento de Sistemas nos encargamos de que todo esté organizado a nivel de bases de datos, servidores, software y herramientas tecnológicas para que los profesionales puedan centrarse en lo realmente importante: atender bien a los residentes y a los usuarios», ha explicado el responsable.
La Fundación, sin ánimo de lucro y dedicada a la atención social y sanitaria, se ha encargado anteriormente de la gestión de grandes volúmenes de documentación en distintos formatos, lo que ha llegado a dificultar su control y trazabilidad, siendo en este caso la eliminación de papel y el orden de la información una de sus prioridades.
«Gracias a Waidok, la Fundación cuenta con una plataforma digital que permite automatizar flujos de trabajo, agilizar los procesos de contabilización de facturas y garantizar el cumplimiento normativo en materia de gestión documental», ha indicado el responsable de sistemas.
En esta línea, uno de los aspectos que ha conseguido sorprender y captar la atención de los profesionales de la Fundación a la hora de desarrollar sus labores con Waidok ha sido la facilidad que se aporta en el proceso de contabilización desde que reciben las facturas hasta que pasan a la gestión del ERP. «Visualmente, con Waidok somos capaces de ver en qué estado se encuentra cada factura en cada momento, y eso nos ha facilitado mucho el trabajo, sobre todo al equipo de finanzas», ha destacado Daniel Berdiel Gotor, Responsable de Sistemas, Fundación Rey Ardid.
Waidok, mejoras en la digitalización documental
La solución de gestión documental Waidok de Konica Minolta ha conseguido ganarse el apoyo incondicional de la Fundación Rey Ardid gracias al óptimo servicio prestado en los procesos de captura, organización y digitalización de todos los datos y documentos de la Fundación, además de contar con un equipo de profesionales eficientes capaces de cubrir las necesidades de la organización en cualquier momento.
«La verdad es que hubo muchas personas implicadas en el proceso tanto desde la Fundación como desde Konica Minolta, no fue como en otras implantaciones de software donde tienes un único interlocutor. La llegada de Waidok a nuestras oficinas supuso un punto de inflexión, es decir, fue un trabajo intenso, con muchos ajustes, pero esa personalización y ese esfuerzo conjunto han dado sus frutos», ha recalcado el responsable de Sistemas de la Fundación.
En todo el proceso de transformación digital, el servicio de Konica Minolta ha dado siempre prioridad a la digitalización e indexación de la información de la Fundación, consiguiendo importantes mejoras en la recepción de facturas. Proporcionando un servicio de ayuda mucho más ágil y sencillo, según afirmaba Daniel Berdiel, «antes teníamos que usar valijas internas para enviar las facturas en papel de un centro a otro. Ahora todo es mucho más sencillo, la documentación se escanea con las máquinas de Konica Minolta o llegan por correo electrónico, y Waidok automatiza el proceso capturando esos documentos directamente desde las bandejas de correo electrónico. De esta forma, el equipo de Finanzas ya tiene la documentación preparada para trabajar con ella».
