Disponer de un archivo digital centralizado y contar con una buena gestión de los contratos y de los documentos de transporte son los dos ejes centrales que se abordan en la trazabilidad documental con Waidok, la solución de Konica Minolta para la gestión de documentos y procesos empresariales.
La eficiencia es uno de los objetivos prioritarios en la digitalización y automatización de los procedimientos logísticos de las empresas. Waidok, de Konica Minolta, responde a esta necesidad mediante una gestión que permite agilizar los procesos y mejorar el acceso a la información. Además, la solución contribuye a la reducción de los expedientes físicos, así como a la firma y subida de documentos a través de una aplicación.
Esta transformación mejora la atención al cliente de las organizaciones al minimizar los errores y la pérdida de tiempo durante el desarrollo de los procedimientos en la prestación del servicio. Por otra parte, la eliminación del almacenamiento en papel, la reducción de los retrasos en las aprobaciones y el ahorro de tiempo al localizar documentos permiten optimizar los costes operativos. Asimismo, esta organización contribuye a reforzar la seguridad y el orden de los archivos.
En palabras de Miguel del Peso, MCS/BPS BD Manager de Konica Minolta, «la trazabilidad documental es clave para que las empresas puedan mantener el control de la información a lo largo de sus procesos logísticos. Disponer de la documentación centralizada y accesible facilita su consulta y seguimiento, reduce la dispersión de la información y contribuye a agilizar el trabajo de los equipos». Esta mejora de los procedimientos no solo beneficia a la propia empresa, sino también a sus empleados, proveedores y clientes. «Con soluciones como Waidok, ayudamos a las organizaciones a avanzar hacia una gestión documental más organizada, eficiente y adaptada a sus necesidades», añade Del Peso.
Concretamente, disponer de la información asociada a cada envío de forma ágil y ordenada permite conocer y consultar los elementos vinculados a cada operación. Cada transporte genera diferentes registros que deben mantenerse relacionados y disponibles durante el proceso. De esta forma, la trazabilidad digital permite realizar un seguimiento de cada envío y tener una visión más completa de la operación.
En este sentido, Waidok permite agrupar los diferentes registros asociados a las etapas del envío y acceder a ellos cuando sea necesario. Declaraciones, CMR, guías de transporte, cartas de porte o facturas forman parte de la documentación generada durante las operaciones de transporte.
Dicha gestión también se extiende a los contratos con clientes, proveedores y empleados, fundamentales para la actividad diaria de las organizaciones. El acceso a estos archivos dinamiza la coordinación entre los diferentes actores implicados y permite mantener un mayor control sobre la información que interviene en los procesos logísticos.
