El crecimiento de las compañías evidencia las limitaciones que existen en el entorno tradicional basado en archivos.
Uno de los problemas más habituales en las organizaciones que han ido creciendo en los últimos años es confundir almacenamiento, con gestión documental. Desde hace años, las empresas han implantado un sistema de carpetas compartidas para guardar archivos en la nube, una forma de trabajar que no ha generado problemas, mientras su tamaño era reducido, el equipo sabía dónde estaba todo, la comunicación era directa y los errores se corregían con rapidez; pero a medida que la organización crece a nivel documental, de procesos y/o de personal, han empezado a surgir incidencias cada vez más difíciles de solventar.
Hoy en día, nos encontramos con un gran número de organizaciones que cree, erróneamente, que las carpetas compartidas están consiguiendo gestionar de una forma adecuada sus documentos. La realidad es que sólo han resuelto cuestiones relativas al almacenamiento y acceso a los archivos.
Los problemas que surgen cuando una empresa crece no son tecnológicos, sino de gobierno de la información: empiezan a proliferar numerosas versiones de un mismo documento, se pierden aprobaciones en bandejas de correo electrónico saturadas, o se pone de manifiesto la dependencia de los usuarios que saben dónde se guarda la documentación.
La realidad es que el cambio hacia un sistema documental especializado llega cuando las empresas se enfrentan a algún incidente real, como una auditoría, un proceso de certificación, una due diligence, un fallo importante por haber trabajado sobre una versión antigua o la salida de la organización de una persona con un conocimiento clave. Todos estos problemas se traducen en un coste para la empresa, ya sea de horas, riesgos u oportunidades perdidas.
Cuando una empresa entiende que necesita un sistema más adecuado que las carpetas en la nube, debe tener en cuenta determinados criterios a la hora de elegir el software de gestión documental que mejor se adapte a sus necesidades: como que sea fácil de adoptar para que el equipo lo use de manera consistente, que tenga una buena capacidad de búsqueda, por metadatos, tipo de documento, fecha, responsable e idealmente, dentro del contenido mediante Reconocimiento Óptico de Caracteres, que tenga gestión autónoma de versiones, la posibilidad de configurar los flujos de trabajo de acuerdo a los procesos reales de la firma, control de accesos, trazabilidad y auditoría, para registrar desde los permisos por nivel de usuario, departamento o documento, hasta el historial completo de acciones en cada archivo, digitalización y OCR para capturar documentos físicos y obtener de forma automática la información estructurada y, por supuesto, compatibilidad de integración con otros sistemas para evitar que surjan nuevos silos de información.
Un software de gestión documental dedicado como Waidok, de Konica Minolta, no sustituye al sistema de carpetas compartidas, sino a una forma de trabajar que reduce las pérdidas de tiempo, el número de errores y aumenta el control y la escalabilidad de los procesos.
