Cómo elegir la mejor impresora multifunción

Guía completa

Selecciona la mejor impresora multifuncional considerando las necesidades de tu oficina. Evalúa el volumen de impresión, funciones requeridas (impresión, escaneo, copiado), conectividad, costes de propiedad y mantenimiento. Investiga opciones, habla con tu proveedor y elige un modelo que se ajuste a tus requisitos específicos y presupuesto. 

Cómo saber si necesito una impresora multifunción para mi oficina

¿Te encuentras en alguna de estas situaciones? Si la respuesta es sí, deberías plantearte la adquisición o renting de una impresora multifuncional para renovar tu parque de impresión actual.
 

Equipos de impresión obsoletos

  • Los equipos de impresión obsoletos tienen el potencial de obstaculizar la productividad y el rendimiento de la empresa. El acceso a capacidades de impresión mejoradas podría ser el elemento diferenciador que lleve a una empresa a su siguiente fase de crecimiento.
 

Necesidad excesiva de asistencia IT

  • Si tu equipo de IT pasa demasiado tiempo resolviendo problemas con las impresoras actuales, es posible que necesites una solución más eficiente. Una impresora multifunción puede reducir la carga de trabajo del departamento informático al consolidar múltiples funciones en un solo dispositivo y ofrecer características de gestión remota simplificadas.
 

Ciberseguridad deficiente y datos vulnerables

  • Las impresoras multifunción disponen de funciones de seguridad avanzadas como autenticación de usuarios, acceso gestionado y cifrado para garantizar la protección de los datos.
 

Nuevas necesidades empresariales

  • A medida que tu empresa evoluciona, es posible que surjan nuevas necesidades que requieran capacidades de impresión adicionales. Una impresora multifunción puede adaptarse a estas nuevas demandas al ofrecer una variedad de funciones, desde la impresión a doble cara hasta el escaneo a color de alta resolución.
 

Reducción de la calidad y la funcionalidad de la impresión

  • Los equipos más antiguos pueden provocar que la tinta se desvanezca o se vea borrosa, así como manchas de tinta. Estos problemas de impresión dificultan la legibilidad de la impresión y reducen la credibilidad de la empresa, ya que el material impreso con múltiples problemas será considerado como poco profesional.
 

Necesidad de optimizar el espacio de oficina

  • Con la creciente preocupación por el espacio de oficina, una impresora multifunción puede ayudar a optimizar el espacio al combinar múltiples funciones en un solo dispositivo, eliminando la necesidad de tener varias máquinas separadas que ocupen espacio adicional.
 

Demanda de mayor eficiencia y productividad

  • Si tu empresa está buscando aumentar la eficiencia y la productividad, una impresora multifunción puede ser la solución adecuada. Con capacidades de impresión, escaneo, copiado y fax integradas en un solo dispositivo, los empleados pueden realizar múltiples tareas sin tener que cambiar entre diferentes equipos.

Eligiendo una impresora multifuncional ‒ ¿Qué debo tener en cuenta?

¿Qué necesito?

Identificación de necesidades específicas

La identificación de necesidades específicas es esencial para elegir la mejor impresora multifunción empresarial. 

Comprender el volumen de impresión, los requisitos de escaneo y copiado, así como las funciones de conectividad necesarias, es crucial. Evaluar si se precisa impresión a color, tamaños de papel específicos o características de seguridad adicionales contribuye a una elección informada. 

Además, considerar la facilidad de integración con sistemas existentes y la eficiencia energética son aspectos clave. 

Realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades específicas garantiza que la impresora seleccionada mejore la productividad, minimice costes y se alinee perfectamente con los procesos operativos de tu empresa, brindando un valor óptimo a largo plazo. 

¿Cuánto necesito?

Velocidad y calidad de impresión

Las necesidades de velocidad y calidad de impresión son cruciales al elegir la mejor impresora multifunción empresarial. 

Evaluar la velocidad de páginas por minuto (PPM) garantiza que la impresora sea eficiente para grandes volúmenes de trabajo. 

Considerar la resolución de impresión para obtener calidad nítida es esencial para documentos y gráficos. Las empresas que requieren documentos de alta calidad podrían preferir modelos láser de oficina, pero para grandes volúmenes de impresión será más rentable la adquisición de una prensa digital por su alta capacidad, larga vida y la mayor calidad de impresión. 

El equilibrio entre velocidad y calidad se convierte en un factor determinante para satisfacer las demandas operativas y garantizar resultados profesionales en entornos empresariales. 

¿Cuánto me va a costar?

Costes de operación y mantenimiento

Evaluar el coste por página impresa, consumo de tóner o tinta, y la disponibilidad y precio de los consumibles es esencial para prever gastos a largo plazo. Además, analizar la facilidad de mantenimiento y la accesibilidad a piezas de repuesto impacta en la eficiencia operativa. 

Las impresoras con funciones de ahorro de energía también contribuyen a reducir costes a lo largo del tiempo. 

Una evaluación completa de estos factores garantiza una elección económica y sostenible que minimice los costes operativos y maximice la eficiencia en el entorno empresarial. 

¿Con qué tiene que funcionar?

Compatibilidad con software de oficina

Asegurarse de que la impresora sea compatible con los programas y plataformas utilizados en la empresa, como suites de productividad, sistemas de gestión documental o servicios en la nube, garantiza una integración fluida con los flujos de trabajo existentes

Además, evaluar la capacidad de la impresora para admitir protocolos de impresión estándar y ofrecer controladores actualizados es esencial para evitar conflictos y garantizar la eficiencia operativa. 

Una cuidadosa consideración de la compatibilidad con el software empresarial garantiza que la impresora no solo cumpla con las necesidades de impresión, sino que también se integre perfectamente en el entorno digital de la empresa. 

¿Me va a salir rentable?

Presupuesto y relación coste-beneficio

Evaluar no solo el coste inicial de adquisición, sino también los costes operativos a lo largo del tiempo, como consumibles y mantenimiento, es crucial. Analizar las funciones ofrecidas en relación con las necesidades empresariales asegura una inversión eficiente. 

Comparar modelos en términos de durabilidad, eficiencia energética y funciones específicas permite encontrar un equilibrio entre rendimiento y coste. La relación coste-beneficio debe alinearse con las prioridades y el presupuesto de la empresa, asegurando una inversión que no solo sea asequible, sino que también optimice la productividad y eficiencia en el entorno de trabajo. 

Evalúa tus necesidades de impresión

A la hora de elegir la impresora multifuncional adecuada, es fundamental tener en cuenta las necesidades específicas de impresión de tu negocio. Aquí hay una lista de factores clave a considerar:
 

Volumen de impresión mensual

  • Evalúa cuántas páginas imprime tu empresa en un mes típico para determinar si necesitas una impresora con capacidad para grandes volúmenes de impresión o una opción más adecuada para un volumen bajo o medio.
 

Capacidad y tamaño del papel

  • Considera el tamaño y tipo de papel que necesitas imprimir, así como la capacidad de la bandeja de papel de la impresora para asegurarte de que pueda manejar tus necesidades de impresión.
 

Velocidad de impresión

  • Si la velocidad de impresión es crucial para tu negocio, busca una impresora multifuncional con una alta velocidad de impresión por minuto (ppm) para garantizar una producción rápida de documentos.
 

Impresión en color o en blanco y negro

  • Determina si necesitas imprimir en color o si el blanco y negro es suficiente para tus necesidades comerciales. Esto afectará la elección de la impresora y potencialmente los costes de impresión.
 

Calidad de impresión

  • Si necesitas imprimir documentos con alta calidad de imagen o gráficos detallados, asegúrate de que la impresora pueda proporcionar una calidad de impresión adecuada para tus necesidades específicas.
 

Seguridad

  • Si manejas información confidencial, considera las características de seguridad de la impresora, como la autenticación de usuario y la protección de datos, para garantizar la seguridad de tus documentos.
 

Compatibilidad del software

  • Verifica que la impresora sea compatible con el software y sistemas operativos que utilizas en tu empresa para una integración sin problemas en tu entorno tecnológico.
 

Soporte técnico

  • Asegúrate de que el fabricante o proveedor ofrezca un sólido soporte técnico y servicio postventa para resolver cualquier problema técnico que pueda surgir con la impresora multifuncional.

¿Debo comprar o alquilar una impresora?


 

    

Impresora en renting

Comprar una impresora

  
         
         
  Adaptabilidad Actualización tecnológica constante Adaptación a necesidades específicas  
         
         
         
  Costes de adquisición Costes iniciales bajos Costes a largo plazo reducidos  
         
         
         
  Costes fiscales y financieros Ventajas fiscales No se aplican cargos financieros  
         
         
         
  Mantenimiento Mantenimiento incluido, asistencia remota y soporte técnico Control total sobre el equipo  
         
         
         
  Adaptabilidad Ajuste a las necesidades cambiantes Posibilidad de personalización estética  
         
         
         
  Inventario Sin preocupaciones de gestión de inventario; reducción de residuos electrónicos y fomento de prácticas ambientales responsables Recuperación del valor residual  
         
         
     
         

 

¿Qué impresora debo elegir para mi pequeña empresa?


Factores a considerar al tomar una decisión

Al elegir una impresora multifuncional para una pequeña empresa, es crucial considerar varios factores clave para garantizar que se cumplan las necesidades comerciales específicas.

Estos factores incluyen el volumen de impresión requerido y la velocidad de impresión necesaria para mantener la productividad en la oficina, pero también las funciones adicionales como escaneo y copiado, así como la calidad de impresión para producir documentos y materiales de marketing de alta calidad.

Costes operativos, compatibilidad y conectividad con dispositivos existentes y la seguridad de la impresora también son aspectos importantes a tener en cuenta. No olvidemos el tamaño físico de la impresora y el espacio disponible en la oficina.
 

Impresoras que podrían ser una buena opción para oficinas pequeñas

 

Impresoras multifunción láser compactas

  • Todas las funcionalidades de una impresora multifunción.
  • Ahorro de espacio para cualquier oficina empresarial o doméstica.
  • Impresión en color o monocromo, para atender a cualquier necesidad.
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Impresoras multifuncionales compactas para pymes
Impresoras multifuncionales monocromáticas

Impresoras multifunción láser monocromo

  • Diseñadas exclusivamente para imprimir en blanco y negro.
  • Eficientes para entornos que requieren principalmente documentos de texto.
 
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Impresoras multifunción láser color

  • Rápidas y eficientes para impresión en color.
  • Gran capacidad de impresión.
  • Excelentes para la impresión de documentos con gráficos e impresiones atractivas, y textos nítidos.
  • Resultados profesionales y gran versatilidad.
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Impresoras multifuncionales color para pymes

¿Qué impresora debo elegir para una oficina grande?


Factores a considerar al tomar una decisión

Las empresas grandes deberán centrarse más en el factor de escalabilidad y capacidad de gestión de flujos de trabajo complejos al seleccionar una impresora multifuncional.

Sus necesidades de volumen de impresión, velocidad y seguridad son diferentes, requiriendo soluciones robustas que puedan manejar cargas de trabajo intensivas y garantizar la protección de datos a gran escala.

Además, la capacidad de integración con sistemas empresariales existentes y la gestión centralizada de múltiples dispositivos se convierten en prioridades cruciales para optimizar la eficiencia y la productividad en un entorno de oficina grande.

Impresoras que podrían ser una buena opción para oficinas grandes

 

Impresoras multifunción láser compactas

  • Todas las funcionalidades de una impresora multifunción.
  • Ahorro de espacio para cualquier oficina, despacho o sala de reuniones.
  • Impresión en color o monocromo, para atender a cualquier necesidad.
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Impresoras multifuncionales compactas para grandes oficinas
Impresoras multifuncionales monocromáticas para grandes oficinas

Impresoras multifunción láser monocromo

  • Diseñadas exclusivamente para imprimir en blanco y negro.
  • Eficientes para entornos exigentes que requieren principalmente documentos de texto.
 
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Impresoras multifunción láser color

  • Rápidas y eficientes para impresión en color en entornos de alta demanda.
  • Gran capacidad para manejar volúmenes de impresión grandes.
  • Excelentes para la impresión de documentos con gráficos e impresiones atractivas, y textos nítidos.
  • Resultados profesionales y gran versatilidad.
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Impresoras multifuncionales color para grandes oficinas

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