Cómo elegir la mejor impresora multifunción

Selecciona la mejor impresora multifuncional considerando las necesidades de tu oficina

Selecciona la mejor impresora multifuncional considerando las necesidades de tu oficina. Evalúa el volumen de impresión, funciones requeridas (impresión, escaneo, copiado), conectividad, costes de propiedad y mantenimiento. Investiga opciones, habla con tu proveedor y elige un modelo que se ajuste a tus requisitos específicos y presupuesto. 

Eligiendo una impresora multifuncional

¿Qué necesito?

Identificación de necesidades específicas

La identificación de necesidades específicas es esencial para elegir la mejor impresora multifunción empresarial. 

Comprender el volumen de impresión, los requisitos de escaneo y copiado, así como las funciones de conectividad necesarias, es crucial. Evaluar si se precisa impresión a color, tamaños de papel específicos o características de seguridad adicionales contribuye a una elección informada. 

Además, considerar la facilidad de integración con sistemas existentes y la eficiencia energética son aspectos clave. 

Realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades específicas garantiza que la impresora seleccionada mejore la productividad, minimice costes y se alinee perfectamente con los procesos operativos de tu empresa, brindando un valor óptimo a largo plazo. 

¿Cuánto necesito?

Velocidad y calidad de impresión

Las necesidades de velocidad y calidad de impresión son cruciales al elegir la mejor impresora multifunción empresarial. 

Evaluar la velocidad de páginas por minuto (PPM) garantiza que la impresora sea eficiente para grandes volúmenes de trabajo. 

Considerar la resolución de impresión para obtener calidad nítida es esencial para documentos y gráficos. Las empresas que requieren documentos de alta calidad podrían preferir modelos láser de oficina, pero para grandes volúmenes de impresión será más rentable la adquisición de una prensa digital por su alta capacidad, larga vida y la mayor calidad de impresión. 

El equilibrio entre velocidad y calidad se convierte en un factor determinante para satisfacer las demandas operativas y garantizar resultados profesionales en entornos empresariales. 

¿Cuánto me va a costar?

Costes de operación y mantenimiento

Evaluar el coste por página impresa, consumo de tóner o tinta, y la disponibilidad y precio de los consumibles es esencial para prever gastos a largo plazo. Además, analizar la facilidad de mantenimiento y la accesibilidad a piezas de repuesto impacta en la eficiencia operativa. 

Las impresoras con funciones de ahorro de energía también contribuyen a reducir costes a lo largo del tiempo. 

Una evaluación completa de estos factores garantiza una elección económica y sostenible que minimice los costes operativos y maximice la eficiencia en el entorno empresarial. 

¿Con qué tiene que funcionar?

Compatibilidad con software de oficina

Asegurarse de que la impresora sea compatible con los programas y plataformas utilizados en la empresa, como suites de productividad, sistemas de gestión documental o servicios en la nube, garantiza una integración fluida con los flujos de trabajo existentes

Además, evaluar la capacidad de la impresora para admitir protocolos de impresión estándar y ofrecer controladores actualizados es esencial para evitar conflictos y garantizar la eficiencia operativa. 

Una cuidadosa consideración de la compatibilidad con el software empresarial garantiza que la impresora no solo cumpla con las necesidades de impresión, sino que también se integre perfectamente en el entorno digital de la empresa. 

¿Me va a salir rentable?

Presupuesto y relación coste-beneficio

Evaluar no solo el coste inicial de adquisición, sino también los costes operativos a lo largo del tiempo, como consumibles y mantenimiento, es crucial. Analizar las funciones ofrecidas en relación con las necesidades empresariales asegura una inversión eficiente. 

Comparar modelos en términos de durabilidad, eficiencia energética y funciones específicas permite encontrar un equilibrio entre rendimiento y coste. La relación coste-beneficio debe alinearse con las prioridades y el presupuesto de la empresa, asegurando una inversión que no solo sea asequible, sino que también optimice la productividad y eficiencia en el entorno de trabajo. 

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