Consejos para tu limpieza digital
1. Utiliza soluciones para compartir archivos en la nube, como Microsoft SharePoint Online, en lugar de unidades de red locales
No tienes que almacenar varias versiones de un documento: en SharePoint Online sólo necesitas una versión que se comparte entre todos. Sin embargo, puedes restaurar versiones anteriores en cualquier momento, ya que se almacenan comprimidas en la copia de seguridad y, por tanto, requieren menos espacio de almacenamiento.
A veces se dan situaciones en las que varias personas tienen que dar su aportación para una presentación de PowerPoint (por ejemplo) y sin utilizar SharePoint Online cada uno crea su propio archivo y al final estos archivos se fusionan. Esto consume más almacenamiento que si todos estuvieran trabajando en el mismo archivo en SharePoint Online desde el principio. Trabajar con varias personas en el mismo documento, independientemente de si es un PPT, un documento de Word o cualquier otro documento o formato de archivo, tiene la ventaja positiva añadida de que también garantiza menos confusión sobre qué versión es la correcta al final del proceso.
2. No envíes archivos adjuntos en los correos electrónicos, utiliza en su lugar los enlaces de Microsoft OneDrive o SharePoint Online
Cuando envíes correos electrónicos, en lugar de adjuntar un archivo, simplemente comparte los documentos desde OneDrive o SharePoint Online directamente como un enlace. ¡Asegúrate de compartirlos previamente! Los destinatarios tienen acceso directo a los documentos, lo que ahorra volumen de datos al enviarlos (sin enviar varios clones del documento a cada destinatario) y no tienta a los destinatarios a descargar los archivos adjuntos y guardarlos localmente, lo que consumiría más recursos innecesariamente.
Esto funciona tanto cuando se comparten documentos con destinatarios externos como con los de la misma organización. Internamente, es mejor cambiar a los chats de equipo en lugar de usar los correos electrónicos, para que todo el mundo sepa si un mensaje/documento se ha recibido y visto. Al igual que con los correos electrónicos, es mejor no subir archivos adjuntos, sino trabajar con enlaces en OneDrive y SharePoint Online.
3. Establece eliminaciones automáticas
Las grabaciones de tus reuniones de Microsoft Teams se configuran automáticamente para que se eliminen de Microsoft Stream transcurridos 60 días. Recibirás entonces un correo electrónico informándote de que la grabación se ha eliminado, pero también puedes restaurarlas directamente allí si aún las necesitas.
Para el resto de documentos, también puedes configurar SharePoint Online para que los elimine tras un determinado periodo de tiempo. Sin embargo, esto no es automático como con las grabaciones, debes configurarlo manualmente. Además, en SharePoint Online, todos los documentos que se han eliminado se borran automáticamente de la papelera de reciclaje después de un cierto periodo de tiempo.
4. Anula la suscripción a boletines no deseados
Asegúrate de que te das de baja de cualquier boletín no deseado o no solicitado y elimina rápidamente cualquiera de ellos que ya esté almacenado en tus sistemas.
Además, ten en cuenta los correos electrónicos o similares a los que te suscribas en el futuro, para minimizar el tiempo y el esfuerzo necesarios para limpiar tu almacenamiento digital en el futuro.
5. Localiza los documentos que ocupan espacio
Los archivos antiguos sin importancia suelen almacenarse sin pensar demasiado en si volverán a necesitarse. Puede ser directamente en tu PC o dispositivo móvil, en un servidor compartido, en el almacenamiento en la nube o en el almacenamiento de tu correo electrónico u otras aplicaciones de mensajería.
Piénsatelo dos veces antes de almacenar o eliminar archivos, correos electrónicos u otros mensajes. Limpia regularmente tus carpetas de descargas archivando los elementos que deban conservarse y eliminando los que no. Esto es especialmente importante con los archivos más grandes, como imágenes y vídeos, pero ten en cuenta también los archivos de datos más pequeños que ya no son necesarios, como archivos de actualización de software, agendas de reuniones, etc.
Muchos archivos pueden ser duplicados de los almacenados de forma segura en otro lugar, en cuyo caso es mejor eliminarlos que tener un acceso duplicado en dos o más ubicaciones. Utilizar programas como SharePoint Online para almacenar documentos de forma centralizada te ayudará a mantenerte al tanto de todo esto en el futuro.