Una y otra vez leemos que las grandes empresas quieren que sus empleados vuelvan a la oficina. Entre ellas se encuentran grandes empresas como Google, Amazon, SAP y Deutsche Bank, que no exigen una vuelta completa a la oficina, pero sí al menos parcial, y esperan que sus empleados estén en la oficina al menos tres días a la semana, mientras que Amazon ha comunicado a su personal que debe volver a la oficina cinco días a la semana a partir de enero de 2025.
A pesar de ello, la mayoría de las empresas no quieren abolir la oficina doméstica por principio. Así lo pone de relieve, por ejemplo, una encuesta del Instituto Ifo sobre empresas alemanas, que muestra que tres de cada cuatro empresas encuestadas tienen la intención de seguir ofreciendo el trabajo a domicilio como opción. Sin embargo, existen diferencias internacionales. Por el contrario, los empleados de países como Francia y Japón han vuelto a la oficina a tiempo completo en muchos casos. Países como Irlanda, España y el Reino Unido han registrado los mayores aumentos del teletrabajo desde 2020. En Francia, solo el 29 % de los trabajadores teletrabaja al menos una vez a la semana, frente al 51 % de los alemanes, el 50 % de los italianos, el 42 % de los británicos y el 36 % de los españoles.
Muchos empleados agradecen la oportunidad de trabajar desde casa o de aprovechar la flexibilidad del trabajo híbrido. Las estadísticas muestran que el 47 % de los trabajadores prefiere el trabajo híbrido. Para la generación más joven, volver a la oficina es aún más impensable: el 71 % de la generación Z que trabaja a distancia o de forma híbrida no volvería a un lugar de trabajo totalmente presencial. Incluso si los empleadores solo quieren un regreso parcial a la oficina, esto es contrario a los deseos de los empleados.
Para la mayoría de los empleados, incluso un regreso parcialmente impuesto es inconcebible; quieren conservar toda la flexibilidad y la autodeterminación, y una investigación de la Universidad de Pittsburgh muestra que el regreso obligatorio a la oficina es malo para la satisfacción de los empleados. Del mismo modo, si los empleados sienten falta de confianza o que se les controla innecesariamente, esto podría generar resentimiento y desconfianza mutua. Todo esto es problemático para retener y contratar personal cuando es difícil encontrar talento en un mercado laboral altamente competitivo.
Al mismo tiempo, una encuesta de Checkr reveló que el 56 % de los empleadores consideraban que la negativa de un empleado a volver a la oficina era una señal de alarma, lo que sugiere un posible conflicto entre ambas partes.
¿Cuáles son las ventajas relativas de que el personal vuelva a la oficina, del trabajo híbrido o del trabajo a distancia desde casa, y cómo puedes lograr el mejor equilibrio para la empresa y tus empleados utilizando una combinación de gestión eficaz y tecnología adecuada?
Por qué los empleadores pueden querer que los trabajadores vuelvan a la oficina
Hay varias razones por las que el regreso a la oficina podría ser deseable para los empleadores, entre ellas:
1. Posibles problemas de confianza
El regreso forzoso a la oficina podría ser un signo de posibles problemas de confianza: los directivos pueden pensar que el personal es menos productivo cuando trabaja fuera de su campo de visión. Una encuesta de Statista sobre «las preocupaciones de los directivos de organizaciones con respecto al trabajo híbrido en todo el mundo» muestra que la principal preocupación (55 %) es «no poder detectar signos de desmotivación en los empleados».
2. Satisfacer las necesidades de toda la plantilla
También podría tratarse de los requisitos de los empleados de más edad que los empleadores desean cumplir. Un estudio encargado por Great Western Railway en el Reino Unido, por ejemplo, reveló que el 77 % de los trabajadores mayores de 55 años tiene dificultades con la difuminación de las fronteras cuando trabaja a distancia y prefiere un entorno de oficina.
3. Justificar los costes de la oficina
Justificar los considerables costes que supone el funcionamiento de un espacio de oficina, especialmente si el equipo lo utiliza a menudo de forma insuficiente, podría ser otra motivación para querer que los trabajadores vuelvan a la oficina.
4. Necesidades prácticas
En algunos casos, como en las empresas que se dedican a productos o servicios físicos, existe la necesidad práctica de que el equipo esté presente en un lugar físico durante un mayor porcentaje del tiempo.
¿Por qué volver a la oficina? Las ventajas de trabajar en la oficina
No se puede negar que trabajar en un entorno físico compartido tiene muchas ventajas en cuanto a la mejora de la cooperación y la interacción social. Entre ellas se incluyen:
1. Conversaciones cara a cara productivas
Las conversaciones cara a cara pueden ser muy productivas, especialmente cuando se trata de objetivos específicos de un proyecto o debates importantes, como el desarrollo de un producto o la negociación de disputas.
2. Conversaciones espontáneas
Las reuniones cara a cara también facilitan las conversaciones espontáneas o no planificadas, ya sea para compartir ideas con los miembros del equipo o para interactuar con otros equipos o personas con las que normalmente no se habla directamente. Esto también facilita las conversaciones sociales o las sesiones prácticas de brainstorming en comparación con las reuniones virtuales.
3. Comodidad
Los lugares cómodos, como la cafetería de la oficina, la sala de descanso, el jardín o los espacios al aire libre, pueden ser muy propicios para conversaciones más largas, menos formales y más profundas. Las demostraciones prácticas también pueden facilitar la comprensión.
4. Abordar temas difíciles
Las interacciones cara a cara permiten comprender mejor el lenguaje corporal y las expresiones, lo que puede ser especialmente importante si necesitas abordar temas difíciles, como negociaciones, evaluaciones del personal o reuniones disciplinarias, con mayor facilidad.
5. Interacciones sociales
Trabajar en una oficina compartida facilita las interacciones sociales y las hace más naturales, lo que puede ayudar a combatir la soledad y el aislamiento en comparación con el trabajo a distancia.
6. Espacios de trabajo más adecuados
Es posible que algunos trabajadores no dispongan del espacio o las instalaciones necesarias para trabajar cómodamente en casa, o que haya distracciones por parte de los niños o las mascotas, etc. Es posible que las personas no puedan retirarse a la paz y la tranquilidad de su propia habitación de trabajo durante las horas de trabajo si viven y trabajan en una casa o apartamento compartido o si aún viven con sus padres. Muchas empresas se preocupan por el entorno de los empleados e invierten en puestos de trabajo ergonómicos y bien diseñados para garantizar una mejor salud de los empleados, algo mucho más difícil de conseguir en casa. Si la oficina y el equipo se encuentran principalmente en la misma ciudad o localidad, esto también puede ofrecer la opción de un trayecto corto o fácil a mejores instalaciones de trabajo dentro del lugar de trabajo, en comparación con el trabajo desde casa.
7. Separar físicamente el trabajo y la vida personal
Separar físicamente el trabajo y la vida personal entre el lugar de trabajo y el hogar puede ayudar a la salud mental, ya que se establecen límites claros entre ambos. El teletrabajo puede aumentar la presión sobre los trabajadores para que sigan trabajando fuera de su horario laboral debido a la facilidad de acceso a los sistemas de trabajo y a las comunicaciones desde sus hogares.
¿O no volver a la oficina por completo? Las ventajas del trabajo híbrido o a distancia
Hasta ahora hemos visto solo las ventajas de trabajar en la oficina. Pero, ¿qué hay de las ventajas del trabajo híbrido y a distancia? A continuación te presentamos algunas de las principales:
1. Aumento de la productividad
Se ha demostrado que el trabajo híbrido aumenta la productividad de los trabajadores. Según un estudio de Stanford, los trabajadores remotos son hasta un 47 % más productivos que los trabajadores de oficina y dedican 10 minutos menos al día a tareas improductivas. Dado que el trabajo híbrido permite a los trabajadores elegir un lugar adecuado para trabajar, también ofrece más flexibilidad para hacer frente a las interrupciones externas que una oficina fija. Las oficinas modernas de planta abierta pueden estar muy concurridas cuando hay muchos empleados, con distracciones como personas hablando por teléfono, conversando entre sí o haciendo preguntas espontáneas. Al trabajar a distancia desde casa, es más fácil para un empleado evitar algunas de estas interrupciones, con paz y tranquilidad para trabajar más rápido y ser más productivo.
2. Flexibilidad laboral/personal
La flexibilidad del trabajo híbrido permite a los empleados encontrar el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, lo que se refleja como la ventaja más popular del trabajo híbrido (78 %) en un estudio de Forbes, ya sea para cuidar de los hijos y otros familiares o de las mascotas. Además, los trabajadores con discapacidades o necesidades especiales pueden trabajar desde su propio hogar adaptado o desde un lugar remoto adecuado, sin tener que desplazarse a un espacio de oficina potencialmente inadecuado o que les plantee retos adicionales.
3. Atraer a los empleados
El trabajo híbrido ha demostrado ser una opción muy popular entre los trabajadores y hace que las empresas sean más competitivas en el mercado laboral. Una encuesta reciente destacada por Ten 2 Two muestra que el 76 % de los empleados afirma que sería más leal a una empresa si esta ofreciera condiciones de trabajo flexibles. Las cifras de Coworking Europe también muestran que el 42 % de los demandantes de empleo europeos rechazarían un puesto de trabajo si no se les ofreciera la posibilidad de trabajar a distancia. Por lo tanto, facilitar el trabajo a distancia puede suponer una ventaja competitiva clave para los empleadores, ya que les permite atraer a un abanico más amplio de talentos, tanto a nivel nacional como internacional, que no dependen de la ubicación geográfica.
4. Integrar a contratistas y autónomos
El enfoque de trabajo híbrido también hace que sea más sencillo y directo integrar a contratistas o autónomos en el equipo existente. No es necesario buscar espacio físico adicional ni hardware para estos trabajadores adicionales, solo hay que concederles acceso a los sistemas basados en la nube adecuados para permitir su integración perfecta con los equipos internos. Del mismo modo, cuando dejan de trabajar para la empresa, es fácil eliminar su acceso a los sistemas empresariales por motivos de seguridad.
5. Reducir el impacto medioambiental
El teletrabajo también puede ayudar a reducir el impacto medioambiental. Según una investigación publicada en las Actas de la Academia Nacional de Ciencias, las personas que trabajan permanentemente desde casa pueden reducir sus emisiones de CO₂ en un 54 % en comparación con las que se desplazan a una oficina. Además, la reducción de la demanda de grandes espacios de oficina puede dar lugar a una disminución de la construcción de nuevos edificios, lo que habría supuesto importantes emisiones de carbono y el uso de materias primas.
6. Ahorro en espacio de oficina
El trabajo híbrido también puede ayudar a una empresa a reducir o redistribuir su espacio de oficina, ahorrando así los gastos generales y los costes adicionales de mantener uno o varios centros. Una investigación de IWG muestra que el trabajo híbrido ahorra a las empresas una media de 8100 £ (9547 €) por empleado al año gracias a la reducción de los costes de alquiler de instalaciones, calefacción/ventilación y personal de apoyo.
7. Dar soporte al trabajo internacional
El teletrabajo con tecnología de comunicaciones moderna permite a los equipos colaborar fácilmente, independientemente de su ubicación física en el mundo.
Crear un entorno de trabajo en el que los trabajadores de oficina y los trabajadores híbridos y remotos se sientan cómodos
Contar con un equipo que incluye trabajadores remotos, híbridos y remotos puede presentar retos que deben gestionarse y apoyarse de forma eficaz. ¿Cómo pueden los empleadores crear un entorno de trabajo que cumpla todos los requisitos y promueva la interacción social?
1. Garantizar la alineación y establecer expectativas claras
Gestionar eficazmente las expectativas, el trabajo en equipo y la colaboración de los miembros del equipo es una tarea difícil. Dado que los trabajadores pueden tener compromisos personales (especialmente los que trabajan a distancia) y viajar o visitar la oficina y otros lugares, es fácil que se produzca una desconexión entre los diferentes grupos e incluso conflictos o resentimientos. Los directivos deben garantizar la alineación entre todas las partes del equipo. La dirección debe ser clara sobre lo que se espera y todos los miembros del equipo deben comunicarse claramente entre sí, independientemente de dónde trabajen. Es necesario respetar el tiempo y las circunstancias de todos, pero sin que ello repercuta negativamente en el equipo en general. Es importante contar con políticas claras y sólidas, con expectativas claras y contratos que las reflejen.
2. Organiza reuniones físicas en las que participen todos
Es aconsejable organizar específicamente reuniones de equipo o sesiones de brainstorming en la oficina de vez en cuando. Esto garantizará que tanto los trabajadores de la oficina como los híbridos tengan la oportunidad de reunirse cara a cara y comunicarse adecuadamente, lo que contribuirá a crear un sentido de equipo único, en lugar de una percepción de «ellos y nosotros» que podría derivarse de la separación física de las personas. Organizar eventos sociales en persona es otra opción que aprovecha una situación más distendida y relajada.
3. Proporciona espacios de oficina adecuados para fomentar un mayor uso
Los espacios de oficina también deben estar preparados para recibir visitas del personal híbrido, con zonas adecuadas para trabajar en privado y otras para celebrar reuniones. Las salas de colaboración y los espacios de trabajo con un diseño atractivo, cómodos y prácticos animarán a los trabajadores a acudir a la oficina con más frecuencia para intercambiar ideas.
4. Asegura que todo el equipo disponga de las herramientas tecnológicas que necesita
También es fundamental asegurarse de que tus empleados disponen de las herramientas tecnológicas adecuadas para satisfacer las necesidades y condiciones específicas de cada trabajador.
Además de ordenadores portátiles y smartphones, esto debe incluir el acceso a los datos, servicios y herramientas de la empresa a través de sistemas en la nube que sean fáciles de usar, pero también muy seguros. Los dispositivos finales deben garantizar la seguridad total dondequiera que se utilicen para mantener la seguridad general de la empresa y sus sistemas de datos. Las salas de reuniones de la oficina necesitarán tecnología de videoconferencia para incluir a los miembros del equipo que trabajan a distancia, y las oficinas domésticas necesitarán las herramientas adecuadas para responder a esta necesidad.
Cómo te ayuda Konica Minolta a dar soporte a tu lugar de trabajo digital remoto
Konica Minolta es el socio ideal para ayudarte a garantizar que tus equipos dispongan de las herramientas tecnológicas adecuadas, tanto si trabajan en la oficina, de forma remota o con un enfoque híbrido.
Ofrecemos una serie de servicios basados en la nube que son perfectos para que tus empleados trabajen con éxito, de forma fluida, segura y productiva desde cualquier lugar adecuado. Entre ellos se incluyen:
La gestión documental permite a los empleados acceder a la información de la empresa desde cualquier lugar de trabajo. Les permite encontrar rápidamente toda la información de la empresa y acceder a todos los datos de diferentes repositorios desde una única plataforma, al tiempo que mejora y simplifica la gestión de los documentos y demás información de la empresa.
Cuando se trata de proporcionar a tus empleados una solución de colaboración fácil de usar que permita una experiencia positiva, no hay nada mejor que Microsoft 365. Con sus numerosas aplicaciones, Microsoft 365 cubre una amplia gama de áreas de aplicación y garantiza que las personas y las organizaciones puedan trabajar juntas de forma más eficaz en diferentes ubicaciones. Por ejemplo, Microsoft Teams ofrece funciones de mensajería instantánea y llamadas de audio y vídeo. Viva Engage es una forma ideal de mejorar la colaboración y la comunicación que da soporte a las comunidades y conversaciones de los empleados, permitiendo a las personas obtener respuestas e ideas de forma colectiva, compartir su trabajo y su experiencia, y conectar más estrechamente con sus compañeros, independientemente de su ubicación geográfica. Además, SharePoint Online te permite almacenar todos los documentos de forma segura en línea para que sean fáciles de encontrar, y también se puede acceder a ellos a través de dispositivos móviles. También puedes ampliar el uso de SharePoint Online para crear una intranet y proporcionar soporte adicional a los empleados.
Con Workplace Pure puedes traducir documentos, convertirlos de un formato a otro, imprimirlos, escanearlos o enviarlos por fax desde cualquier lugar, o cargarlos directamente en varios repositorios en la nube. Esto hace que el procesamiento de documentos sea perfecto para los empleados, independientemente de su ubicación.
