Sostenibilidad

Asegúrate de que tu empresa sigue siendo competitiva en el mundo del Trabajo Híbrido con los Servicios Gestionados de Impresión

El panorama laboral pospandémico ha experimentado cambios notables. Aunque muchas empresas han regresado por completo a la oficina, las cifras del analista Quocirca muestran que el 27% de los empleados sigue trabajando totalmente a distancia, mientras que el 32% realiza un trabajo híbrido entre la oficina y el hogar.

13.09.2023
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Es probable que tu empresa utilice algún nivel de servicio informático en la nube para facilitar el trabajo híbrido, pero ¿está a la altura tu servicio de impresión? Si la respuesta es negativa, ha llegado el momento de plantearse una solución de Servicios Gestionados de Impresión (MPS o Managed Print Services) para asegurarte de que te mantienes por delante de la competencia.

¿Qué son los servicios gestionados de impresión o Managed Print Services (MPS)?

Si tienes o diriges una pequeña empresa, sin duda habrás oído hablar alguna vez de los Servicios Gestionados de Impresión o Managed Print Services (MPS), pero ¿sabes qué son, cómo funcionan y cuáles son sus ventajas?

En términos sencillos, los MPS consisten en que toda tu infraestructura de impresión recibe mantenimiento, asistencia y supervisión proactivos en tu nombre a cambio de una cuota fija periódica (normalmente mensual). Esto incluye el propio hardware de la impresora, el software y las licencias de impresión, la infraestructura de impresión (incluida una instalación web-to-print, si procede) y, a menudo, los consumibles, como la tinta y el tóner.  
 

¿Cuáles son las ventajas de los Servicios Gestionados de Impresión? 

Proporcionar tu propia solución de impresión completa puede ser una tarea costosa y complicada. Está el gran coste inicial de capital que supone comprar el hardware de impresión y los sistemas asociados, pero también el coste continuo de mantenerlo, adquirir los consumibles y mantener actualizados el software y las licencias, por no hablar de garantizar que todo esto se haga a tiempo para evitar cualquier interrupción de las operaciones. Aquí es donde un servicio de impresión gestionado para pequeñas empresas puede aportar ventajas reales. 

El MPS adopta un enfoque diferente. En lugar de un compromiso y una inversión a largo plazo en los que lo compras todo directamente, un MPS suele incluir modelos de financiación más prácticos, a menudo con mayor flexibilidad en cuanto a elección y opciones, y una oferta completa de Producto como Servicio si es necesario. 

También se puede conseguir un considerable ahorro de costes, ya que puedes adaptar la solución y los costes asociados exactamente a lo que necesitas, con la posibilidad de escalar la solución para adaptarla a las necesidades cambiantes de tu empresa. El MPS elimina la preocupación por el mantenimiento y las actualizaciones de impresoras y redes, ya que estas tareas se realizan en tu nombre, y la tinta y el tóner se suministran automáticamente para garantizar que estén listos para su uso en cuanto se necesiten. Además, muchos proveedores ofrecen un programa opcional en el que los consumibles viejos se retiran de forma segura y adecuada y se reciclan siempre que sea posible. Si la impresora o la red tienen problemas, el proveedor de MPS garantizará la continuidad del servicio sin coste adicional, para que no haya que hacer frente a gastos inesperados. 

Como experto en impresión, el proveedor de MPS encontrará la mejor solución para tus necesidades y precio. Siempre dispondrás del tipo y nivel de solución adecuados a las necesidades de tu empresa, y la solución de impresión siempre estará actualizada, eliminando la preocupación de tener que planificar (y financiar) tú mismo los considerables costes de actualización. Además, pueden integrarse en la solución consideraciones medioambientales para garantizar que cumples con tus obligaciones de sostenibilidad y que puedes demostrarlo también a tus clientes y socios. 
 

La oferta de Servicios Gestionados de Impresión de Konica Minolta  

Como experto destacado y especialista en impresión y servicios de IT con gran experiencia, Konica Minolta está perfectamente posicionada para ser tu proveedor elegido de Servicios Gestionados de Impresión. Así lo subraya el hecho de que Konica Minolta haya sido nombrada “Líder” en Servicios Gestionados de Impresión por el analista del sector Quocirca en su informe “Servicios Gestionados de Impresión, 2022”

El concepto de MPS de Konica Minolta es el de Servicios Optimizados de Impresión (Optimized Print Services, OPS). Garantiza que nuestros clientes dispongan precisamente de la solución adecuada a sus necesidades, no sólo de la última y más espectacular tecnología porque sí. 

La oferta de OPS combina consultoría, hardware, implantación de software y gestión del flujo de trabajo para reducir el gasto en documentos. Ayudamos a tu empresa a aumentar la eficacia de todos sus procesos relacionados con la impresión y el escaneo, mientras que una estrategia de mantenimiento preventivo y predictivo garantiza que los dispositivos que utilizas funcionen siempre de forma fiable y se minimice cualquier tiempo de inactividad.   

Konica Minolta ofrece una solución individualizada para tus necesidades, que garantiza la máxima seguridad de los datos a la vez que se ajusta a tu presupuesto. Nuestro objetivo es liberarte a ti, a tus empleados y a tu equipo de soporte informático de los retos que supone gestionar tu propia infraestructura de impresión, permitiendo a tu organización concentrarse plenamente en sus tareas principales. Nos ocupamos de toda tu infraestructura de impresión y escaneado, incluidas tareas rutinarias como la gestión de consumibles (mediante pedidos automatizados).
 

Tu siguiente paso: Impresión en la nube 

Puede que ya estés pensando en optar por MPS (o incluso que ya lo estés utilizando), pero ¿sabías que hay muchas buenas razones para que tu proveedor gestione tu infraestructura de impresión en la nube en lugar de in situ

Los documentos impresos siguen siendo muy importantes. Desde mantener registros legales y financieros esenciales en formato físico, hasta enviar notas impresas personales con un pedido de un cliente, o que la Administración envíe documentación crítica a los ciudadanos, pasando por imprimir datos relevantes para cada asistente a una reunión importante. Por tanto, es importante garantizar que tu impresión sea económica, totalmente segura y lo suficientemente flexible como para hacer frente a lo inesperado. Aquí es donde un enfoque basado en la nube marca realmente la diferencia. 

Aunque los sistemas informáticos basados en la nube se han convertido en algo esencial en el lugar de trabajo, a muchas empresas les falta el elemento esencial de la impresión en la nube. Al permitir a tu equipo imprimir cualquier cosa, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo, la impresión en la nube garantiza que tu función de impresión esté a la altura del resto de sistemas informáticos ágiles y flexibles de tu lugar de trabajo. 
 

Integración de aspectos medioambientales

Como parte de la oferta OPS, puedes optar por hacer una auditoría medioambiental de tu parque de impresoras. Se realiza mediante la herramienta de evaluación del coste total de propiedad (TCO) bizWORKPLACE. Determina, por ejemplo, el consumo de energía de tus impresoras para que puedas plantearte sustituirlas por dispositivos más eficientes energéticamente. También puede determinar el consumo de tus consumibles, como papel y tinta/tóner, para maximizar su uso, reduciendo así los residuos. bizWORKPLACE también puede utilizarse para obtener informes medioambientales periódicos que garanticen un rendimiento optimizado a lo largo del tiempo. 

Otros servicios que pueden proporcionarse como parte de la oferta de OPS incluyen la introducción de una solución de impresión basada en reglas para garantizar que se aplican por defecto ajustes de impresión que ahorran recursos (por ejemplo, impresión a doble cara, impresión en blanco y negro, impresión de baja resolución para determinadas categorías de impresión, etc.), lo que ayuda a reducir el consumo de tóner y de papel. 

También puede incluirse como parte de una oferta OPS la liberación de impresión segura o Follow-Me-Printing. Con ella, los trabajos de impresión sólo se ejecutan tras la autenticación en el dispositivo de impresión, eliminando así la producción de trabajos de impresión no deseados.  

Las opciones de ahorro de energía disponibles en los dispositivos de impresión de Konica Minolta incluyen la reducción del tiempo que tardan en entrar en modo de bajo consumo o de reposo (lo que garantiza que las impresoras se apaguen más rápidamente después de cada uso), la desactivación del modo fax/escáner cuando no se utiliza, el uso de la función de temporizador y calendario para garantizar que los dispositivos sólo se encienden durante las horas/días laborables, y el Ecotemporizador Dinámico (Dynamic Eco Timer) de Konica Minolta, que aprende de forma inteligente tus rutinas empresariales y adapta los ajustes en consecuencia. Además, la Impresión Ecológica (Eco Print) evita que el panel de control se active automáticamente cuando llega un trabajo de impresión durante el Modo Reposo. El Eco Meter integrado visualiza la contribución que se hace al medio ambiente (incluido el uso de tóner y papel), ayudando así a crear y mantener la conciencia medioambiental entre los usuarios. 

Nuestros clientes también tienen la opción de compensar los gases de efecto invernadero generados inevitablemente por la flota de impresoras mediante la aplicación del programa Hacia una huella de carbono neutral de Konica Minolta. 
 

Un servicio esencial

Los Servicios Gestionados (u Optimizados) de Impresión y la impresión en la nube se han vuelto vitales en la era del Trabajo Híbrido. La infraestructura de impresión debe ser tan flexible como el resto de la empresa para hacer frente a la evolución del lugar de trabajo y a los retos que se avecinan. 

MPS proporciona una solución altamente flexible y rentable que permite a las empresas concentrarse en sus actividades principales con la total tranquilidad de que el suministro de impresión seguirá estando totalmente cubierto. La completa oferta de Servicios Optimizados de Impresión de Konica Minolta va un paso más allá, garantizando que tu solución de impresión ofrezca siempre la máxima eficiencia y rentabilidad, proporcionando la mejor solución posible para el lugar de trabajo de hoy y de mañana, todo ello a un coste asequible y predecible.

   

Evalúa tu Coste Total de Propiedad con bizWORKPLACE de Konica Minolta

bizWORKPLACE es una calculadora de Coste Total de Propiedad (TCO) basada en la nube que permite a Konica Minolta estimar los costes actuales de tu lugar de trabajo consultando una base de datos de más de 100.000 dispositivos informáticos y de impresión, opciones asociadas y consumibles. Al sustituir los valores de la base de datos por costes reales, Konica Minolta puede obtener rápidamente una visión completa del entorno de tu lugar de trabajo, estableciendo una línea de base para el posterior rediseño de la solución y destacando el alcance de cualquier ahorro de costes potencial.

bizWORKPLACE es muy seguro, ya que durante el proceso no se recopila ninguna información personal, de usuario, de impresión o relacionada con el trabajo de impresión. Genera automáticamente informes en formato Word, PowerPoint o Excel, y dispone de Optimización Visual con un exclusivo módulo de diseño basado en planos de planta, en el que los atributos de los activos del estado actual se representan mediante iconos únicos, que luego pueden reasignarse a nuevos dispositivos seleccionados de una cartera de productos predefinida.

Con bizWORKPLACE, Konica Minolta utiliza tres sencillos pasos para obtener una visibilidad completa de tu estado actual de TCO: 

Paso 1 – Captura de datos y auditoría in situ 

Paso 2 – Carga de los datos en la nube para su análisis mediante la herramienta de software bizWORKPLACE 

Paso 3 – Un consultor experimentado de Konica Minolta revisa los resultados para comprobar su exactitud y proporciona un informe completo en el que se identifican las posibles áreas de ahorro.

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